5 Måter å unngå juridiske problemer med frivillige

Frivillige er store og til og med viktige for din veldedighet. Men hvis ting går galt med en frivillig, kan det stave dårlige nyheter for din organisasjon.

For eksempel, hva om en frivillig har en ulykke mens du serverer med deg? Hva om frivillig bryter loven eller vondt noen andre? Din organisasjon kan være ansvarlig.

Her er fem måter å gjøre det mindre sannsynlig at du får problemer med dine frivillige.

Noen av disse kan virke besværlige, men ta deg tid til å gjøre dem riktig og beskytte både organisasjonen og dine frivillige.

en. Utvikle frivillige retningslinjer og prosedyrer.
Rådfør deg med en advokat eller frivillig spesialist for å sikre at disse er tilstrekkelig. Politikk bør stave ut frivillige plikter og ta opp problemer som diskriminering, trakassering og annen mulig ulovlig oppførsel.

Ved eksplisitt forbud mot dårlig oppførsel, kan organisasjonen din være beskyttet mot ansvar. Sørg også for å inkludere beskyttelse for frivillige mot misbruk av organisasjonen og dets ansatte.

2. Skriv stillingsbeskrivelser for alle frivillige stillinger.
Være eksplisitt om forventninger til frivillig og hva han eller hun kan og ikke kan gjøre. Stave ut eventuell risiko for frivillig og be om en signert utgivelse fra ansvar. En grundig og kortfattet stillingsbeskrivelse kan bidra til å beskytte organisasjonen fra ansvar dersom frivillige går utover det han eller hun har lov til å gjøre.

Her er noen ting å ta med i stillingsbeskrivelser:

• din ideell formål
• nødvendig trening for denne stillingen
• de plikter som forventes av frivillig
• tiden som trengs for å gjøre det oppgaven
• hvor frivillig vil utføre arbeidet

3. Krev hver frivillig å fylle ut et søknad.

Mesteparten av tiden betaler det seg å kreve en søknad.

Men i noen tilfeller med gruppeprosjekter som involverer et «storfe» for frivillige, kan du bare få frivillige til å fylle ut et frafall som frigjør organisasjonen fra ansvar.

Programmets kompleksitet vil avhenge av stillingen. Hvis frivillig arbeidet med sårbare mennesker som barn eller eldre, bør baren være høyere. For menial oppgaver med liten risiko for noen, ville en kortere søknad være egnet. Vær forsiktig med å ha forskjellige applikasjoner for forskjellige jobber. Det er ingen mening å frata noen frivillige med lang form hvis det ikke er nødvendig.
Her er noen ting som skal inkluderes i et søknad, hvor det er hensiktsmessig:

• Personlig informasjon som adresse, telefonnummer, e-postadresse, kontaktperson i tilfelle sykdom eller ulykke, førerkort, etc.
• Kvalifikasjoner, når det er nødvendig for jobben, for eksempel spesielle ferdigheter eller utdannelse.
• Referanser som kan vitne til søkerens gode karakter eller arbeidsmoral. Referanser kan være fra et fellesskapsmedlem, et annet ideell hvor søkeren har frivillig, eller en arbeidsgiver.
• Skriftlig tillatelse til å foreta en bakgrunnskontroll, avgjørende hvis frivillige skal jobbe med barn eller andre risikopopulasjoner
• Avhending av konfidensialitet, slik at du kan samle informasjonen du trenger og dele den på riktig måte.

4. Utfør riktig screening.

Vær forsiktig her. Screening er spesielt viktig for frivillige som kan være i kontakt med sårbare mennesker, eller som må kjøre mens de gjør sitt frivillige arbeid eller engasjere seg i andre typer farlig arbeid.
Imidlertid utfører 31 prosent av ideelle organisasjoner ikke frivillige screenings i henhold til en studie. Nonprofits tror ofte at de kan polere sine frivillige selv og forsømmer å utføre ordentlig bakgrunnskontroll. Men det kan føre til at organisasjonen er åpen for ansvar. Tenk på screening som en del av sikkerhetsprosedyrene og risikostyringen.
Screening bør alltid være respektfull og beskytte personvernet til frivillige så mye som mulig. Få skriftlig samtykke til screening før du fortsetter.

Også skjerm fra tid til annen som en forholdsregel.
Screening kan være like enkelt som et personlig intervju, eller kan inkludere:

• kriminell bakgrunnskontroll
• kjørekilder og lisenser
• bekreftelse på forsikring
• screening for helsemessige forhold eller be om bevis på visse vaksinasjoner
• verifiserer legitimasjon som et undervisningsbevis eller spesielle ferdighetsvurderinger

5. Gi utmerket opplæring og ledelse.
Slå aldri en frivillig løs uten tilstrekkelig opplæring. Frivillige setter pris på å bli opplært, så de vet hva de skal gjøre og når. Tren i grupper eller en på en. Utvikle skriftlige materialer som frivillig kan ta med seg, og trene på sine spesifikke oppgaver. Tilordne frivillig til en personell for tilsyn.
Opplæringen kan omfatte:

• organisasjonens adferdskodeks
• hvordan å opptre når organisasjonen representerer
• hvordan man identifiserer og rapporterer misbruk
• hvordan man opprettholder konfidensialiteten til organisasjonen og folket den tjener
• Hva du spesielt forventer av frivillig
• hvordan du rapporterer eventuelle problemer
• hvem er ansvarlig og hvordan du kommer til dem

Endelig, vær villig til å avvise en frivillig hvis de bryter med noen av reglene, er vanskelig å komme sammen med, er upålitelige, eller er misbrukende på noen måte. Utvikle en skriftlig prosedyre for ansatte dersom de må la frivillig gå.
Informer frivillig alltid hvorfor du lar dem gå, og dokumenter deretter avskedigelsen, akkurat som du ville med en betalt medarbeider. Å ha en prosedyre som følger den, og registrering av handlingen, vil hjelpe deg dersom frivillige bestemmer seg for å sende inn en klage til toppledelsen eller på annen måte prøve å komme tilbake til deg.
Ikke glem å ha retningslinjer for de ansatte som dekker hvordan de skal behandle frivillige.Beskriv hva trakassering er og hvordan du kan unngå det. Sett opp en klageprosedyre som frivillige kan bruke til å rapportere misbruk.

Frivillige vil gjøre det bra og er takknemlige når en organisasjon er villig til å jobbe med dem. De vil ha gode retningslinjer på plass og ha riktig opplæring og ledelse. Å holde frivillige rundt krever ikke bare takknemlighet fra din side, men også en organisert tilnærming som er beskyttende for både frivillige og ideell.

Anbefalte ressurser:

Frivillige: Balanseringsrisiko og belønning (Nonprofits Insurance Alliance Group)

Frivillig screening - fra Energize, et nav med frivillig ekspertise.