Grunnleggende fakta om W-2-skjemaet

Hva er et W-2-skjema?

A W-2 er en uttalelse som må utarbeides av arbeidsgivere hvert år for ansatte, som viser ansattes totale bruttoinntekter, inntektsinntekter for sosial sikkerhet, Medicare-inntjening og føderale og statlige skatter holdt tilbake fra ansatt. Formålet med dette skjemaet er å gi arbeidstakeren informasjon som må inkluderes på hans eller hennes inntektsskatt. Det gir også Sosial Sikkerhetsadministrasjon og IRS-informasjonen for å verifisere arbeidstakerens selvangivelse.

Når er W-2 Form Due?

VIKTIG BYGGING: Fra og med 2016 årlige skatterapporter og for alle påfølgende år, må skjema W-2 og W-3 bli innlevert til SSA innen 31. januar neste år. Så, for 2017 skattebetalinger, må du arkivere innen 31. januar 2018. Endringen er implementert for å redusere skattefusk. Den 2018 årsrapporten for lønnsskattrapporten for 2017 skattebetalinger viser de nøyaktige tidsfrister for inneværende år.

W-2-skjemaet må leveres til ansatte innen utgangen av januar, med informasjon fra foregående kalenderår. Denne fristen har ikke endret seg. W-2-ene må inkludere en sendingsskjema W-3 med mindre du arkiverer online med SSA. Tidsfristen 31. januar gjelder for både sendte og elektroniske innleveringer til SSA. Innlevering etter frist kan føre til sen innsigelse.

Ja, du må sende W-2 med SSA (Social Security Administration) innen samme frist som du gir skjema til ansatte.

Dette er en god grunn til å gi medarbeiderne sine skjemaer tidlig i januar, slik at du kan finne og fikse feil før du setter inn med SSA.

Deler av W-2-skjemaet

En W-2-skjema er en flertallsform:

• Kopi A går til Social Security Administration. Kopi A skrives vanligvis ut på en mellomrom laserskannbar rød form. Hvis du arkiverer en papirkopi, må du bare bruke papiret som leveres av SSA.
• Kopi 1 er for byen, staten eller lokaliteten
• Kopi B er for arkivering med ansattes føderale avkastning
• Kopi C er for medarbeiderens poster
• Kopi 2 er en annen kopi for en by, stat , eller lokalitet
• Kopier D er for arbeidsgiverens poster.

Hvor kan jeg få W-2 skjemaer?

Du kan ikke bare kopiere W-2-skjemaet fra internett. Som nevnt ovenfor er kopi A av skjemaet trykt på spesialpapir. Du må bruke de "offisielle" skjemaene. Du kan få de offisielle W-2 skjemaene fra en kopi butikk, fra noen skatteprogrammer (se etter småbedriftsversjonen), eller fra din skatteforhandler.

Hvilken informasjon trenger jeg å fullføre W-2 skjemaer?

Informasjon om virksomheten din

For hver W-2 må du inkludere informasjon om virksomheten din:

• Din arbeidsgiver ID nummer
• Ditt firmanavn
• Din forretningsadresse
• Forretningen din Statlig skatt ID-nummer (se statens avdelingsavdeling)

Informasjon om dine ansatte

For hver ansatt trenger du oppdatert personlig informasjon:

• Personnummer eller annet skatteidentifikasjonsnummer < Navn
• Adresse
• Informasjon om ansatteinntekter

Deretter vil du trenge informasjon om total lønn og tilbakeholdenhet for hver ansatt i fjor:

Sum lønn, tipsinntekt og annen kompensasjon

• Sum sosial sikkerhet lønn (opp til maksimal sosial sikkerhet)
• Samlede Medicare lønninger (samme som totale lønn)
• Sosial sikkerhetstips og tildelte tips

Informasjon om pensjonsplaner I boks 12, du må indikere, for hver W-2, om hver ansatt deltar i en pensjonsordning eller en ikke-kvalifisert plan med din bedrift, hvis denne ansatt er en lovbestemt arbeidstaker, eller hvis personen mottok sykepenger fra tredjepart.

Informasjon om spesielle fordeler

W-2 boks 13 krever opplysninger om fradrag for ytelsesplaner og andre fradrag som må rapporteres på arbeidstakerens selvangivelse. Instruksjonene for skjema W-2 inneholder en referanseguide for boks 13-koder.

Kontrollnummer (Valgfritt)

Du vil kanskje legge til et internt kontrollnummer på hver Form W-2 hvis du betaler mange ansatte. Du kan generere nummeret selv, eller lønnsprosedyringsprogramvaren kan generere dette nummeret.

Hvor finner jeg informasjonen for W-2?

Informasjonen for dette skjemaet kommer fra lønnsregisteret ditt, som viser årlige totalsummer for hver ansatt for lønn og tilbakeholdelse, sammen med fradrag for medisinske planer, helse sparekontoer og andre gjenstander. Du vil også trenge en gjeldende W-4 skjema for hver ansatt. W-4-skjemaet brukes av den ansatte til å gi deg sin adresse,

Hvordan fullfører jeg W-2-skjemaet?

Denne artikkelen om hvordan du fullfører W-2-skjemaet går deg gjennom prosessen trinnvis.

Hvordan sender jeg W-2-skjemaet? Kan jeg sende disse skjemaene på nettet?

Du sender W-2-skjemaet til SSA, innen utgangen av februar. Ja, du kan sende disse skjemaene online til SSA, ved hjelp av deres Business Online-tjeneste. Hvis du har 250 eller flere W-2 skjemaer, må du sende dem til SSA online. Hva skjer hvis jeg gjør en feil på et W-2-skjema?

Før du sender ut disse skjemaene til ansatte, sjekk for disse vanlige feilene. Hvis du gjør en feil, kan du enkelt rette skjemaet og gi det korrigerte skjemaet tilbake til den ansatte. Hvis feilen oppdages etter at du har sendt skjemaene til Social Security Administration, er prosessen for å korrigere skjemaet. Du må også sende inn W-3 sendingsskjemaet igjen.