Arbeidsgiverhåndboken for skattepliktig arbeidskompensasjon

Når det gjelder å finne skattepliktig inntekt for våre ansatte, kan det være vanskelig å finne ut hva som er skattepliktige for de ansatte og hva som ikke er. Det virker som alle slags inntekt er skattepliktig, men det er ikke nødvendigvis sant. Denne artikkelen ser på hvilke typer betalinger en virksomhet gjør til ansatte, hvilken av disse betalingene er skattepliktig, og eventuelle unntak. Det svarer også spørsmål om verdien av fordeler og tilbakeholdenhet på fordeler.

Ansattes lønn og ytelser som er skattepliktig, må inngå i skjema W-2, ansattes lønnings- og skatteerklæring. Skjema W-2 er en komplisert form, og mange typer inntekt er inkludert.

Denne diskusjonen er generell, og det er ikke ment å gi deg alle detaljene i bestemte situasjoner. IRS forskrifter for skattepliktig arbeidslønn og ytelser er kompliserte, og det er mange begrensninger og utelukkelser. Se informasjonen på slutten av denne artikkelen hvis du vil grave inn i detaljene til noen av disse elementene.

Skattemessig lønn og ytelser

Alle betalinger som virksomheten din gjør for arbeidstakere for arbeid, er skattepliktig, herunder lønn og lønn, tips, provisjoner og gebyrer, ytelser og aksjeopsjoner. I tillegg er alle fordelene du gir ansatte. Her er noen flere detaljer

Medarbeider bruttoinntekter er skattepliktig til arbeidstaker, inkludert overtidslønn for ikke-fritatte arbeidstakere og enkelte lavere inntektsfrie ansatte.

Alle tipsinntekt. Tipsinntekt er inkludert med all annen inntekt i de aktuelle boksene på skjema W-2. Legg merke til at tildelte tips (de som er bestemt av en formel for alle tippede ansatte) skal vises i boks 8, men ikke i andre inntektsposter.

Medarbeiderutgifter inngår i skattepliktig inntekt. Hvis en ansatt mottok forhåndsavsetninger for tjenester som skal utføres i fremtiden, er disse provisjonene i de fleste tilfeller skattepliktig når de mottas av den ansatte.

Hvis en ansatt bruker en firmanavn til forretningsformål, er den personlige kjørelengde drevet av den ansatte skattepliktig som en fordel. Du kan gi ansatt en godtgjørelse for forretningsbruk av bilen, og denne godtgjørelsen er ikke skattepliktig.

Aksjeopsjoner kan være skattepliktig til ansatte når opsjonen er mottatt, eller når den utøves, eller når aksjen er avhendet. Les mer om hvordan aksjeopsjoner blir beskattet.

Skattepliktige ytelser og andre betalinger

Alle ytelser til ansatte er skattepliktig, unntatt de delene av ytelser som arbeidstakeren betaler. For eksempel, hvis din bedrift og arbeidstakeren deler kostnadene for helsepremier, er den ansattes del av kostnaden ikke skattepliktig til den ansatte.

Bonuser, utmerkelser og gave til ansatte er generelt skattepliktige for den ansatte.Dette inkluderer gavekort og varer på helligdager. Unntaket er de minimisbetalinger (små) betalinger til ansatte på sjeldne grunnlag.

Noen ikke-skattepliktige varer

Arbeidsgodtgjørelse ytelser er ikke skattepliktig til ansatte.

Pendler- og transportfordeler fra bedrifter til sine ansatte utelukkes vanligvis fra å bli beskattet. Det er unntak og grenser, så les mer om hvordan disse pendlings- og transportfordelene fungerer, inkludert sykling, parkering og masseforsendelsesfordeler.

Måltider gitt til ansatte kan ikke være skattepliktig hvis de er små og sjeldent tilveiebrakt. IRS har kompliserte regler om hvilke arbeidsgiver-tilrettelagte måltider er og er ikke skattepliktig.

Kostnaden for inntil $ 50, 000 av konsernets livsforsikringsdekning forutsatt til ansatte er ikke inkludert i inntekten. Livsforsikringskostnader betalt av bedriften din på over $ 50 000 er skattepliktig til ansatte. Denne prisen er inkludert i boks 1 og i boks 12 som en av alternativene.

Utdanningsstøttefordeler under $ 5, 250 betalt til ansatte i et kalenderår, er ikke skattepliktig til arbeidstakeren dersom det leveres som en del av et kvalifisert utdanningsprogram. For mer informasjon om utdanningsprogrammer, se IRS-publikasjon 971.

Arbeidsbetingelser fordeler er generelt ikke skattepliktig. Dette er produkter eller tjenester som arbeidsgiveren gir til ansatte for å hjelpe dem med å jobbe.

Disse fordelene inkluderer for eksempel verktøy og utstyr og uniformer.

Arbeidsgiverbidrag til en IRS-kvalifisert pensjonsordning for ansatte er ikke skattepliktig til arbeidstakeren når bidraget er gjort. Men uttak fra 401 (k) eller IRA pensjonsordninger er gjenstand for skatt (både arbeidsgiverbidrag og ansattbidrag).

Tilbakebetaling for skattepliktig arbeidstakers lønn og fordeler

For å gjøre ting mer komplisert må du holde tilbake føderale og statlige inntektsskatter fra skattepliktig lønn og ytelser. I tillegg må du holde FICA-skatter (Social Security and Medicare) fra noen, men ikke alle disse fordelene. IRS-publikasjon 15-B viser alle gjeldende fordeler og hva tilbakeholdenhet må tas.

Hvor mye er disse fordelene verdt?

Betalingsverdien er ganske enkelt å bestemme, men hva med verdien av en gave eller et måltid eller en transportfordel? Det kan være vanskelig å verdsette noen av disse fordelene som er skattepliktige for ansatte. IRS har en generell verdivurderingsregel som brukes til å bestemme verdien av de fleste frynsegoder. Verdien er vanligvis rettferdig markedsverdi; det vil si, hva er prisen i en armlengdes transaksjon.

Her er et eksempel? Hva er verdien av en ansattes bruk av selskapets treningsfasiliteter? Det er sannsynligvis kostnaden for et medlemskap dersom anlegget var i drift for profitt.

Er disse betalingene fradragsberettiget for min bedrift?

De fleste betalinger du gjør til ansatte og ansattes ytelser, er fradragsberettigede forretningsmessige utgifter til din bedrift.Dette er en avregning mellom betalingene og ytelsene som er fradragsberettigede for virksomheten og skattepliktig til den ansatte. For eksempel, hvis du gir en bærbar datamaskin til en ansatt, er bruken av dette elementet fradragsberettiget for deg som arbeidsgiver. Eventuell personlig bruk er skattepliktig til den ansatte.

Hvem er en ansatt for disse skattemessige formål?

Denne informasjonen er å hjelpe bedriftseiere til å forstå skattepliktig lønn og ytelser til ansatte. Det inkluderer ikke utbetalinger til uavhengige entreprenører bortsett fra direkte betaling for tjenester.

Visse deltakere i aksjeselskapet anses ikke som ansatte for å beskatte lønn og ytelser. IRS sier:

En 2% aksjonær er en person som direkte eller indirekte eier (til enhver tid i løpet av året) mer enn 2% av aksjeselskapets aksje eller aksje med mer enn 2% av stemmeverdien. Behandle en 2% aksjonær som du ville være en partner i et partnerskap for frie fordeler, men ikke behandle fordelen som en reduksjon i utdelingen til 2% aksjonæren.

For mer informasjon

Du finner mer detaljert informasjon om skattestatusen for ulike ansattes ytelser i IRS-publikasjon 15-B, og IRS-publikasjon 525 har flere detaljer om ansattes kompensasjon og skatt.