Arrangement Planlegg spørsmål for å spørre potensielle kunder

Du kan ikke drive en vellykket arrangement med planlegging uten kunder, så du må imponere på hvert potensial som kommer. Men partnering med feil klient kan koste deg tid og penger, som begge kan brukes til å lande mer egnede prosjekter.

Størrelsen og omfanget av enhver hendelse kan endres raskt, og du må føle deg komfortabel med den personen som betaler regningene. Det er derfor ditt opprinnelige klientintervju er så viktig.

Hvis du ikke får svarene du trenger, eller hvis ting bare virker rart, vil du kanskje ta dine tjenester andre steder for å unngå en katastrofe nedover veien.

Nedenfor er de viktigste spørsmålene som planleggerne bør spørre før de skriver opp en kontrakt for deres klient.

Hva er forventet dato og plassering for arrangementet ditt?

Dette er kanskje den mest grunnleggende av spørsmål, men det er viktig for kunden å gi et direkte svar. Det kan være et dårlig tegn hvis du føler mye ubesluttsomhet eller konflikt med dette emnet. Nå, selvfølgelig, vil noen klienter trenge hjelp til å velge et spillested, men de bør egentlig ha minst et par steder i tankene. Du kan tilbringe en betydelig mengde tidshoppingsteder, og du vil bruke enda mer hvis kunden ikke har noen ide om hva de vil.

Hvor mange gjester vil delta på arrangementet?

Forskjellen i kostnad mellom 200 og 500 deltakere er enorm, så hvis en potensiell klient gir deg et stort antall, har de sannsynligvis ikke gjort noen undersøkelser på kostnadene.

I dette tilfellet vil du umiddelbart fortsette med det neste spørsmålet på listen.

Hva er budsjettet per person?

Jeg foretrekker å lede med en "per person" budsjett forespørsel fordi det gir en bedre følelse av hvor mye tanken klienten har satt inn i arrangementet. Svar med teppe tall som $ 5, 000 eller $ 20 000 er for langt fra gjesteopplevelsen.

Uansett hvilket nummer kunden din bruker til å representere sitt budsjett, bør du bryte det ned i en per person rate slik at dere begge kan se hva dere egentlig har å jobbe med.

Hva er 3 må-elementer for din begivenhet?

Når du vet mer om budsjettet, er det på tide å finne ut om det er stort nok til å møte kundens forventninger. Must-haves kan presentere en stor veisklokke i visse situasjoner. Tenk deg at klienten din ønsker at en bestemt kjendis skal utføre på deres arrangement, men de har ingen anelse om hvor mye av kostnaden eller om personen er til og med tilgjengelig. Dette er de typer problemene du må adressere i begynnelsen, og du kan ikke alltid stole på klienten for å nevne dem.

Hva er 3 ting du ikke vil ha på arrangementet ditt?

Selv om det er svært lik det forrige spørsmålet, kan legge til negativ konnotasjon legge til betydelig innsikt for planleggeren.Si for eksempel at klienten er adamantly mot å servere kylling til middag. En konsekvens av dette ville være en økning i matkostnadene. Uten kylling som et alternativ, må du vurdere biff eller fisk, som begge er vanligvis dyrere. Forstå hvordan en "no-no list" påvirker det store bildet, er en kritisk ferdighet når det gjelder å vurdere klientkompatibilitet.

Det gamle ordtaket om å ikke ha kake og spise det, illustrerer også punktet perfekt.

Disse fem enkle hendelsesplanleggingsspørsmålene forteller deg mye om klienten din før du samtykker i å jobbe sammen. Og selv om nye potensielle kunder er avgjørende for hendelsesbransjen din, vil feil type kunden forbruke alle ressursene dine og koste deg penger i det lange løp.