Hvordan APEX Initiative Changed Corporate Event Planning

En av de vanligste forespørsler blant selskapsarrangementer og møteplanleggere er for standardisert hendelsesplanleggingsprogramvare for å hjelpe kommunikasjonen mellom bransjepersonell og total effektivitet. Selv om et helt standardisert og foreskrevet system eller programvare ennå ikke er blitt vedtatt i hele bransjen, lanserte konvensjonsnæringsrådet (CIC) et initiativ som ga noen enestående retning for hendelsesplanleggere, fagfolk i bransjen og til slutt begivenhetsplanlegging programvareutviklere over hele landet med det som kalles APEX.

CICs aksepterte praksisutveksling

APEX står for "Accepted Practices Exchange", et initiativ fra konvensjonsindustrirådet (CIC) lansert for å forene hele møter, konvensjoner og utstillinger bransjen for å utvikle og implementer frivillige standarder for hendelsesplanlegging og andre verktøy. Til tross for sin frivillige natur var det en spillveksler i bransjen.

Mer enn 2 500 bransjemedlemmer i 60 byer i USA og Canada deltok i praktiske diskusjoner, og over 350 fagfolk var involvert som hands-on frivillige siden 2001. Gjennom samarbeid, de som er involvert i APEX, håpet å definere industristyrt akseptert praksis, som ville definere standarder for hendelsesplanleggingsprogramvare og andre verktøy. Dette initiativet utviklet seg til utviklingen av APEX-eventplanleggingsverktøyene, som inkluderer en rekke ressurser for hendelsesplanleggere og den fortsatte utviklingen av ny hendelsesplanlegging.

APEX-verktøy og ressurser

APEX-initiativet var tilbake i 2001, og det var bare bransjens brede og sammenhengende press for å utvikle standarder for arrangementsplanleggingsverktøy. Til slutt førte det til utviklingen av verktøy, maler og retningslinjer for god praksis som mange hendelsesplanleggere fortsatt bruker i noen form i dag. Alle ressursene er fortsatt tilgjengelige for online bruk eller tilgjengelig for nedlasting i Microsoft Word of PDF-formater.

Verktøyene er alle tilgjengelige gratis.

1. The Online APEX Industry Ordliste
   Dette interaktive, elektroniske verktøyet er den omfattende referansen for terminologi, jargong og akronymer som brukes i hele møte- og hendelsesindustrien. Det gir en god ressurs for å sikre konsistens av vilkår og fremdeles viser seg å være et nyttig treningsverktøy for nye ansatte.
2. ESG (Event Specifications Guide) Mal
   Hendelsesplanleggere brukte til å bruke begrepet "CV" til referansemøtespesifikasjoner. Akronym ESG (som står for begivenhetsspesifikasjonsguide) erstattet denne termen etter lanseringen av APEX med et standardisert verktøy som skal brukes til å forberede og dele komplette instruksjoner og detaljer for hendelser av alle størrelser.
3. APEX Bolig og Registrering
   Disse aksepterte praksisene ble utviklet for å samle inn, rapportere og hente komplette bolig- og registreringsdata for møter, konvensjoner og andre arrangementer. Det viste seg også å være en ressurs for å håndtere boligproblemer som boligleverandører, internettproblemer, internasjonal bolig og avsløring.
4. Meldingen PER (Etterhendelsesrapport)
   Erstatt de gamle rapportene "Historie", Post-Hendelsesrapporten eller PER er fortsatt aktivitets- og møterbransjens aksepterte format for innsamling, lagring og deling av nøyaktig og grundig innlegg -event rapporterer data om hendelser av alle typer (selv om det finnes nye versjoner i ulike programmer).
5. Maler for forespørsel om forslag (RFP)
   Sammen med en vitbok utgitt av CIC i forbindelse med APEX-delegater og Global Business Travel Association (GBTA), leverer CIC fortsatt standard RFP-formater som adresserer kjernedata og unike behov for en rekke forskjellige RFP-behov, inkludert: audiovisuelt, destinasjonsadministrasjonsfirma, serviceentreprenør, enkelt anlegg, transport, funksjonsplan og funksjonsoppsett. Disse maler gjør det lettere å oppfordre riktig informasjon, sammenligne svar og ta informerte beslutninger.

Eventplanlegging Ressurser og programvare

Formålet med konvensjonsindustrins råds APEX-initiativ var å fundamentalt endre måten fagfolk kommuniserte på møter og hendelsesbransjen fra hendelsesplanleggere til leverandører, leverandører, entreprenører og andre fagpersoner for hendelse.

Før APEX, sine standardiserte retningslinjer, beste praksis og til slutt sine elektroniske verktøy og ressurser, var kommunikasjon den primære utfordringen for fagfolk i bransjen.

Mange har endret seg siden begynnelsen av 2000-tallet. Mens ideen om APEX og disse målene begynte så tidlig som 1997, og CIC fokuserte hovedsakelig på konseptet fra 2000-2004 og ventet på å lansere til 2004 og 2005. Siden lanseringen av APEX-standardene og verktøyene har mange andre ressurser og hendelser Planlegging programvare er utviklet, men ingen myndighet har overruled CIC i å foreskrive industristandarder for praksis.