Planlegge et prosjekt ved hjelp av de grunnleggende verktøyene for prosjektledelse

Vår arbeidsverden er i stadig større grad en verden av prosjekter. Prosjekter er hvordan vi utvikler nye produkter, gjennomfører strategiske tiltak, og gjør alt som er nytt i en organisasjon.

Prosjekter er per definisjon midlertidige og unike tiltak , i motsetning til vanlige operasjonelle aktiviteter. Og mens mange bedrifter stoler på trente, sertifiserte prosjektledere for å lede sine tiltak, er prosjektkunnskaper i økende grad påkrevd for alle fagfolk.

Denne artikkelen gir en introduksjon til å planlegge et prosjekt for alle profesjonelle som er interessert i å vedta praksis som fungerer så godt for profesjonelle prosjektledere.

Ta deg tid til å definere og planlegge prosjektet ditt:

Prosjektledere forstår at en stor del av prosjektets varighet er brukt i planlegging. Mange av oss har en tendens til å skynde seg for å starte arbeidet, som i en verden av prosjekter ligner på å hoppe på å lese instruksjonene på det nye møbelet du kjøpte fra en av de "samle det selv" -handlerne. Sjansene er at rushet til å gjøre arbeidet uten å lese instruksjonene, vil skape noen alvorlige problemer på et tidspunkt i ditt forsøk.

I stedet for å rushing rett inn i arbeidet, er det viktig å spikre ned noen kritiske problemer:

1. Hva lager du? Vær så spesifikk som mulig.
2. Når skal det fylles ut av?
3. Hvilke ressurser (personer, utstyr og budsjett) har du tilgang til, for å fullføre prosjektet?

De tre ovennevnte elementene er de grunnleggende komponentene i en omfangserklæring. Hver prosjektleder jobber for å avklare omfanget før arbeidet påbegynnes.

Omfanget av selskapets ferieparti-initiativ:

Et utvalgsoppdrag for selskapssemesteret kan lese som følger:

Vårt mål er å planlegge og levere et selskapsferiefest for 100 ansatte og deres betydelige andre før utgangen av desember, til en pris som ikke overstiger $ 10 000. Vår planlegging og koordinering vil bestå av 4 medlemskomiteen med tilsyn fra konsernsjefen. Partiet vil inneholde en åpen bar, belagt måltid, dessert og underholdning. Bare ta deg tid til å lage den enkle, men viktige utsagnet, gir kraftig veiledning for teamet som er involvert i prosjektet. Alle forstår prosjektets art, tidsramme, ressurser og budsjett.

Bryter omfanget i diskrete arbeidsblokker:

Prosjektledere lager noe som kalles en arbeidsavbruddskonstruksjon for å beskrive i klare, handlingsmessige betingelser, alt arbeidet i prosjektet som må fylles ut av noen i en bestemt tid ramme. I din situasjon kan arbeidsnedbrudd omfatte:

Identifiser plassering.

• Bekreft tilgjengeligheten av rommet og lås det inn med et innskudd.
• Velg matalternativer.
• Bekreft linjen og hva linjen inneholder.
• Identifiser dessertalternativene.
• Opprett og distribuer invitasjoner med matvalg.
• Fullfør matvalg basert på returnerte invitasjoner.
• Beslut om type underholdning.
• Gjennomgå alternativer for underholdning og velg.
• Bekreft oppsett av spisestuen.
• Kjøp bordsgaver til gjester.
• Koordinere og levere hendelsen.
• Prosjektledere vil utvikle denne sammenbruddet av prosjektets arbeid uten hensyn til ressurser eller timing, men mer i brainstorming format. Når alt arbeidet som er nødvendig for å oppnå prosjektets omfang er identifisert, er det på tide å sette det i orden, tildele ansvar og be om tids- og kostnadsestimater fra gruppemedlemmene dine.

Opprette prosjektplanen fra arbeidsavbrudd:

Etter at du har fullført den enkle arbeidsoversikten som er identifisert på forrige side, må du nå:

Bekreft at alle de viktigste elementene for å oppnå prosjektets omfang har blitt identifisert.

• Bekrefte hvem som skal håndtere hvilke arbeidsobjekter og opprette en ansvarsmatrise som beskriver de viktigste arbeidsoppgaver av ansvarlig part.
• Be om at hvert lagmedlem vurderer sine oppgaver, identifiser tids- og kostnadsestimater, noter tidsfrister, oppsummer ressursbehov og sørg for at de har grundig vurdert arbeidet de må ha ansvar for.
• Når de ovennevnte trinnene er fullført, bør prosjektgruppen jobbe sammen for å ordne hendelsene i riktig rekkefølge, og oppdage konflikter for ressurser eller potensielle planleggingsutfordringer. Merk: En prosjektleder vil fullføre dette trinnet ved å utvikle et nettverksdiagram, beregne den kritiske banen og deretter planlegge ressurser, ofte ved hjelp av dataprogramvare.

For ditt mindre prosjekt ved hjelp av uformelle metoder, kan en enkel post-it-notatype tilnærming til å legge ut elementene i rekkefølge, være alt som er nødvendig. Denne prosessen vil gi deg mulighet til å utvikle et komplett bilde av trinnene som er involvert og tidsfrister for planlegging og levering av et flott feriefest!

La arbeidet begynne:

Nå som du har tatt deg tid til å riktig utvide prosjektet, identifisere de viktigste oppgavene, ordne oppgavene og evaluere tid og ressursbehov, du er forberedt på å sette teamet på jobb med sine tildelt ansvar. Din rolle som den uformelle prosjektlederen er å overvåke arbeidet, støtte gruppemedlemmene og bidra til å identifisere og løse utfordringer som de oppstår. En god prosjektleder møtes regelmessig med gruppemedlemmene for å vurdere fremdrift og identifisere og navigere framvoksende risikoer.

Bunnlinjen:

De samme tilnærmingene som er skissert ovenfor, kan brukes til enhver prosjektsituasjon i avdelingen eller forretningsenheten. Utvikle et klart omfang, identifisere arbeidet, tilordne ressurser, utvikle estimater og en tidsplan, og deretter overvåke og kontrollere arbeidet. Din praksis vil bli anerkjent og verdsatt av de profesjonelle prosjektledere på arbeidsplassen din, og resultatene dine vil bli mye bedre enn å bare hoppe inn i arbeidet uten å tenke på det.Best av suksess med ditt neste initiativ!

-

Oppdatert av Art Petty