Forberede arbeidskompensasjonsrevisjon

Er firmaet ditt i ferd med å gjennomgå en arbeidstakerutligningsrevisjon? Forberedelse for en revisjon kan virke skremmende, spesielt hvis forsikringsselskapet planlegger å gjennomføre en fysisk revisjon i dine lokaler. Denne artikkelen vil skissere noen skritt du kan ta som vil bidra til å gjøre prosessen enklere og raskere.

Planlegging av revisjonen

Arbeidsgiverens erstatningsforsikringsselskap vil sannsynligvis starte revisjonsprosessen snart etter at arbeidstakerens kompensasjonspolicy utløper.

Du kan motta et brev fra forsikringsselskapet eller en telefonsamtale fra den som er tildelt for å utføre revisjonen din. Din tilordnede revisor bør planlegge revisjonen på et tidspunkt som er praktisk for deg. Datoen skal være langt nok til fremtiden, slik at du får tilstrekkelig tid til å samle inn informasjonen revisor trenger. Be revisor å gi deg et sammendrag av dataene han eller hun vil kreve for å utføre revisjonen.

Merk at din tilordnede revisor kan eller ikke er en ansatt i forsikringsselskapet. Noen forsikringsselskaper opprettholder en intern revisjon avdeling bemannet med sine egne ansatte. Andre outsourcerer revisjonsfunksjonen til et uavhengig revisjonsfirma. Prosessen bør være den samme om revisjonen utføres av en ansatt i forsikringsselskapet eller en entreprenør.

Records du trenger

Revisoren vil trenge ulike økonomiske opplysninger for tidsperioden som dekkes av politikken som revideres. Her er typen informasjon du kan bli bedt om å gi:

• Regnskapslogger
• Skatteformularer, særlig skjema 941 og 944, Arbeidsgivere Federal Tax Return (kvartalsvis og årlig)
• Kontoer for kontantutbetalinger
• Betalinger for tjenester som leveres av uavhengige entreprenører. Revisor må verifisere at disse arbeidstakere ikke er dine ansatte.
• Betalinger for tjenester levert av underleverandører
• Forsikringsbevis for hver underleverandør du ansatt
• W-2 og 1099 skjemaer
• Jobbbeskrivelse for hver arbeidstaker. Sørg for at det er nøyaktig å beskrive arbeidstakerens plikter.
• Beskrivelse av virksomheten din
• Lønnsposter for politikkets løpetid. Revisor må verifisere alle lønnskilder som tilbys til hver arbeidstaker (lønn, bonuser etc.).
• Lønnsbegrensninger som gjelder for ledende ansatte, samarbeidspartnere, enmanshavere etc. som er omfattet av retningslinjene
• Arbeidsbladet for erfaringsklasse

Når du har samlet de nødvendige dataene, må du organisere det. Sett alle dine lønnsposter (for eksempel W-2-skjemaer, betale stubber og overtidsposter) sammen slik at informasjonen er lett tilgjengelig. På samme måte legger du all informasjon relatert til underleverandører, inkludert betalingsbeløp og forsikringsbevis, på ett sted. Din innsats vil lønne seg, noe som gjør revisjonen enklere og raskere.

Hva er inkludert i lønn?

Arbeidsutjevningspræmien beregnes ved å multiplisere en rente ganger lønnen din, og deretter dividere resultatet med 100. NCCI og de fleste statlige arbeidstakerutligningsmyndighetene refererer til lønnslisten som godtgjørelse . Disse begrepene brukes ofte om hverandre. Begge betyr den økonomiske verdien av tjenestene dine ansatte gir til organisasjonen.

Kostnadene som inngår i godtgjørelsen varierer noe fra stat til stat. Imidlertid omfatter de generelt følgende:

• Bruttolønn og lønn, inkludert tilbakevirkende lønninger og lønninger
• Provisjoner. Dette inkluderer totale provisjoner mottatt av en arbeidstaker og eventuelle tegninger mot provisjoner.
• Bonuser, inkludert aksjebonusplaner
• Ferie, ferie og sykepenger
• Overtidsbetaling. I alle, men noen få stater, inkluderer godtgjørelse overtid beregnet på rettidsfrekvens. For eksempel, anta at en arbeiders normale timepris er $ 20 per time. Hvis arbeideren ble betalt $ 600 i 20 timer overtid, ville du bare inkludere $ 400 av overtidslønnen.
• Betalinger av deg som ellers ville blitt holdt tilbake fra arbeidstakernes lønn etter lov om trygdeordninger, Medicare eller en pensjonsordning
• Betaling til arbeidstakere på annen grunn enn arbeidstid. Eksempler er stykkearbeid, fortjeneste deling eller incentiv planer.
• Betaling eller godtgjørelser for håndverktøy eller håndverktøy som arbeidstakere bruker til å utføre jobbene sine.
• Leieverdi av en leilighet eller et hus som leveres til en ansatt. Også verdien av andre overnattingsmuligheter og måltider mottatt av en arbeidstaker som en del av hans eller hennes lønn.
• Betalinger som trekkes fra arbeidstakerens bruttolønn for pensjon, kafeteria eller spareplaner.
• Lønn for ansatte i uforsikrede underleverandører (se kommentarer nedenfor)

Hva er utelatt fra lønn?

Det er en rekke kostnader som vanligvis utelukkes når lønn beregnes med henblikk på kompensasjonsforsikring for vurdering av arbeidstakere. Mens disse varierer etter stat, inkluderer de ofte følgende:

• Tips og andre gratulasjoner mottatt av ansatte
• Avgangsbelønning (annet enn for arbeidstid)
• Rabatter på varer kjøpt fra arbeidsgiveren
• Refunderte virksomhetsutgifter
• Betal for aktiv militærplikt
• Enslige kvoter

Klassifikasjoner

En revisors primære oppgaver er å sikre at den forsikrede virksomheten er riktig klassifisert. Arbeidskompensasjonsklassifikasjonssystemer er utformet for å kategorisere virksomheter , ikke individuelle ansatte. Revisor vil gjennomgå bedriftens virksomhet for å avgjøre om den grunnleggende klassifiseringen som er oppført på retningslinjene, er riktig.

Grunnklassifiseringen er klassifiseringen som best beskriver din samlede virksomhet. Dette er ofte det samme som den styrende klassifiseringen (klassifiseringen tildelte mest lønnsomhet). For eksempel, anta at du driver en maskinbutikk. Noen av dine ansatte jobber med dreiebenk mens andre driver borepresser eller stemplingsmaskiner. Spesifikke aktiviteter utført av dine ansatte kan variere fra arbeidstaker til arbeidstaker.Likevel passer de alle til din grunnleggende klassifisering, maskinbutikk.

Noen ansatte kan utføre oppgaver som krever separate klassifiseringer. For eksempel bruker maskinbutikken din en kontorist som utfører sin jobb i et lukket kontor vekk fra andre arbeidstakere. Denne medarbeider ville sannsynligvis bli tildelt klassifiseringen kontorist i stedet for maskinbutikk.

Arbeidskompensasjonsklassifikasjonssystemer er ekstremt komplekse. Din revisor kan omklassifisere virksomheten din på en måte som du ikke forstår eller det ikke gir mening for deg. I så fall, spør revisor for en forklaring. Hvis du fortsatt er forvirret på endringene, spør din agent eller megler for å få hjelp.

Møte med revisoren

For å utføre revisjonen, må revisor møte deg eller en pålitelig representant for firmaet ditt. Hvis du delegerer denne oppgaven til noen andre, må du være sikker på at han eller hun:

• kjenner din virksomhet godt
• forstår alle faser av firmaets virksomhet
• vet hvilke oppgaver som utføres av hver ansatt
• forstår bedriftens arbeidstakers kompensasjonspolicy, inkludert klassifikasjonene som den inneholder
• , forstår firmaets økonomiske registre, inkludert lønnsdata, slik at han eller hun kan svare på spørsmål fra revisoren.

Når du møter revisoren, bør du eller din designer være samarbeidsvillig og svar på revisors spørsmål så vel som du kan. Ikke oppgi informasjon som ikke ble forespurt.

Som mange bedrifter kan firmaet ansette et offsite bokføringsselskap for å håndtere regnskaps- og lønnsfunksjonene. Skal bokholderen møtes med revisjonen på dine vegne? Svaret er nei. Bokholderen kan gi revisor de økonomiske regnskapene han eller hun trenger for å utføre revisjonen. Revisoren må imidlertid besøke lokalene for å gjennomføre en fysisk revisjon.

Underleverandører

Mange stater har lover som pålegger entreprenører som ansetter uforsikrede underleverandører. Disse lovene vil gjelde for deg hvis din virksomhet fungerer som en entreprenør, og det underleveranser arbeider for andre.

For eksempel, anta at bedriften din, ABC Construction, ansetter en underleverandør som heter P & J Plumbing for å gjøre rørarbeid på en bygning du er på oppussing. En ansatt hos P & J er skadet på jobben, og forsøker å sende inn et arbeidskompensasjonskrav. P & J har imidlertid ikke kjøpt arbeidstakers kompensasjonsdekning. I de fleste stater kan den skadde arbeideren søke fordeler under arbeidstakernes kompensasjonspolicy.

Forsikringsselskaper er lovpålagt å gi fordeler til ansatte i uforsikrede underleverandører. Dermed vurderer revisor din skattedokumenter og ser etter 1099 skjemaer utstedt til underleverandører. Han eller hun vil sjekke for å se om du har fått et forsikringsbevis fra hver underleverandør du har ansatt. Hvis noen underentreprenør du ansatt ikke ga bevis på arbeidstakerens erstatningsforsikring, vil revisor belaste deg en tilleggspremie for denne entreprenørens forsikringsdekning.

Prisen for en uforsikret underleverandør avhenger av hvilken type arbeid underleverandøren har utført.For eksempel, hvis underentreprenøren utførte takarbeid, vil prisen for den aktuelle takklassifiseringen bli brukt. Prisen vil bli brukt på hele eller en del av kostnaden for det underleverte arbeidet. Hvis pengene du betalte til underleverandøren kun var for arbeidskraft, vil hele kostnaden (delt med 100) bli brukt som premiebidrag.

Entreprenør kontra underleverandør

Er din virksomhet ikke entreprenør, er du ansvarlig for skader som oppstår av ansatte hos uavhengige entreprenører du ansetter? Svaret er generelt nei. Entreprenøren driver en virksomhet som er uavhengig av din. Kontrahenten er således ansvarlig for å gi arbeidstakere erstatningspenger til sine egne skadede ansatte.

For eksempel, anta at du eier en butikk. Du ansetter en Fabulous Flooring, en gulvkontraktor, for å rive ut et gammelt linoleumgulv i butikken din og erstatte den med en ny. Du skisserer resultatet du vil ha (en ny etasje) og Fabulous gjør jobben. En fantastisk veileder overvåker gulvarbeidere. Veilederen fastsetter arbeidsplaner, og dikterer hvordan ansatte utfører sitt arbeid. Hvis en Fabulous ansatt er skadet mens du installerer din nye etasje, bør Fabulous (ikke firmaet ditt) være ansvarlig for arbeideren.

Det er noen situasjoner hvor et selskap kan holdes ansvarlig for skader på ansatte hos en uavhengig entreprenør. Dermed bør du insistere på at alle uavhengige entreprenører du ansetter, gir bevis på at de har kjøpt arbeidstakerutligningsforsikring.