Innkjøp organisasjonsstruktur

Innledning

Enhver virksomhets innkjøpsfunksjon er avgjørende for suksessen til det selskapet. Ved å forhandle med leverandører, kan en innkjøpsavdeling få best kvalitet, til den beste prisen, på riktig leveringstid. På denne måten kan et selskap sikre at de har deler tilgjengelig for deres produksjonsprosess, noe som igjen gjør at produksjonslaget kan produsere og levere kvalitetsartikler til kunden.

Måten en innkjøpsavdeling er strukturert på, er direkte avhengig av hvordan virksomheten fungerer. Å ha en innkjøpsorganisasjon strukturert på feil måte kan føre til høyere kostnader for materialer og inkonsekvenser for produksjon av ferdige varer, noe som kan føre til nedbryting i kundetilfredshet.

Små bedrifter

For små bedrifter er innkjøp av materialer like viktig som for store bedrifter. En liten bedrift opererer på en mager måte, og innkjøpsprosessen kan være enkel, men fortsatt å operere med hell. En liten bedrift kan ha en innkjøp profesjonell som må anskaffe alle elementene som kreves for virksomheten. Fordelen ved en enkelt innkjøpsprosess er at de vanligvis vil ha et personlig forhold til leverandører og kan handle raskt når det oppstår problemer.

Imidlertid må de sørge for at materialer kommer når de er påkrevd og til riktig pris.

Etter hvert som bedrifter vokser, kan enkeltkjøpspersonalet enkelt bli overveldet, og dette kan føre til at de ikke har mulighet til å holde seg overfor leverandører og leveranser. Det er viktig for små bedrifter å forstå at et voksende selskap trenger å sikre at deres innkjøpsavdeling vokser i takt for å sikre at de opprettholder effektiviteten som ble opprettet.

Sentralisert innkjøp

Større selskaper vedtar ofte en sentralisert innkjøpsstruktur med alle innkjøpsansvarlige rapportering til innkjøpsleder. Den sentraliserte innkjøpsorganisasjonen vil imøtekomme innkjøpskravene for hele selskapet. For eksempel, hvis et selskap har syv fabrikker over hele USA, vil den sentrale innkjøpsorganisasjonen være lokalisert på ett sted og kjøpe varer for alle syv fabrikkene.

Det er flere grunner til at selskapene ville velge denne typen innkjøpsstruktur. Ved å ha en enkelt innkjøpsorganisasjon, er selskapet i stand til å utnytte den totale utgiften til selskapet når det forhandles med leverandører. Dette skal gjøre det mulig for innkjøpsavdelingen å fastslå den beste prisen og betingelsene fra leverandørene ved å tilby dem en forpliktelse til å kjøpe i større volumer.

Sentraliserte innkjøpsorganisasjoner tillater også kjøpere å spesialisere seg på ett område.For eksempel kan en innkjøpskonsulent arbeide med leverandører som leverer stålprodukter, mens hvis de var i en mindre innkjøpsavdeling, måtte de jobbe med leverandører fra mange næringer.

Selskaper liker ofte sentraliserte innkjøpsavdelinger, da det gir dem høyere grad av kontroll over innkjøpsprosessen.

Ved å ha innkjøp spredt over hele organisasjonen, ville det være et langt større antall medarbeidere involvert i prosessen og mindre kontroll over innkjøpsprosessen.

Decentralized Purchasing

Organisasjoner med mange steder kan vedta en desentralisert innkjøpsmodell. Dette gjør at hvert anlegg eller en gruppe av anlegg kan utføre egne innkjøp. Denne innkjøpsmodellen kan lykkes der organisasjonens kultur er slik at hvert sted fungerer som sitt eget profitt senter, eller har en virksomhet som er forskjellig fra andre steder. For bedrifter som har kjøpt virksomheter som kanskje ikke er like i kjernevirksomheten, vil den desentraliserte innkjøpsstrukturen være mer hensiktsmessig. Lokale innkjøpsorganisasjoner vil ofte operere på samme måte som småbedriftsmodellen der de vil ha nærmere bånd til lokale leverandører, og kunne reagere raskt når det er nødvendig.

Når fasiliteter krever levering av varer med kort varsel, er den sentrale innkjøpsmodellen ikke hensiktsmessig. Hvis en varelager er nært, og produksjonen stoppes, kan en lokalleverandør ofte levere samme dag, mens sentralisert innkjøp vil trolig håndtere en nasjonal leverandør som ikke vil kunne tilby samme svar.

Mange bedrifter har forsøkt å vedta en blanding av sentralisert og desentralisert innkjøp, hvor anleggene har kjøpsansvar for visse kritiske produksjonsartikler, men den sentrale innkjøpsorganisasjonen har til oppgave å kjøpe ikke-kritiske varer.