Eiendomsmegler og Agent Email Procedures

Hvis du er som meg, bruker du din e-postboks som en oppgaveliste, og du prøver å holde den ren. Eller du kan være i den andre enden med en utbulende innboks hele tiden. Du må være oppmerksom på betydningen av e-post i dagens forretningsverden, og hvordan du kan bli bedt om å produsere e-post fra år tidligere.

Regjeringen har e-postregler. :

I føderale rettssaker kan e-postmeldinger og sannsynlig bli pålagt å bli levert i oppdagelsesfunn.

Siden et stort antall eiendomsmeglerforetak er på en eller annen måte regulert av føderale regler, som EPA og Fair Housing, kan du ikke ignorere det faktum at du kan ende opp i en føderal domstols handling og bli pålagt å produsere e-postoppføringer.

Ikke vær en "Virtual Shredder!":

Det ville være en svært ubehagelig situasjon å møte en føderal dommer som mistenker at du eller din agent kanskje har forsettlig slettet e-postmeldinger som vedrørte transaksjonen.

Ikke tro at unnskyldningen "My backup system over-wrote filene" vil få deg av kroken. Naturen til de fleste backup-systemer er å endelig slette de eldste dataene etter bestemte perioder eller et bestemt antall sikkerhetskopier.

Du trenger en skriftlig policy:

Beskytt deg selv og meglerhuset ved å utvikle en skriftlig e-postretensjonspolicy som klart angir prosedyrene for innlevering av e-post relatert til transaksjoner. Pass på at du spesifiserer at dette inkluderer ALLE e-postmeldinger, innkommende og utgående.

Som med prosedyrhåndboken din og alle dokumenter av denne typen, har alle nye agenter signert at de har lest, forstått og vil overholde disse e-postprosedyrene. Dokumentere møter med jevne mellomrom hvor du gjentar disse prosedyrene og instruerer hvordan du oppfyller kravene.

Trykt er bra - Digital er bedre:

Du kan bare angi at hver e-post skal skrives ut og plasseres i transaksjonsfilen. Hvis det er gjort religiøst, er det verste å måtte kopiere et par hundre sider for presentasjon til retten.

En bedre tilnærming ville være å også arkivere e-postene i noe digitalt format, enten det er på en ekstern harddisk, CD eller DVD. Med den lave prisen på CD og DVD, er overføring av filene og plassering av disken i transaksjonsfilen en utmerket prosedyre.

En sidefordel er at samtalen fra klienten ønsker en kopi av HUD-utsagnet. Det er enkelt å bare plukke inn disken og sende den.

Archiver Agent Emails:

Selv om Outlook er den dominerende e-postløsningen der ute, har du agenter som bruker Eudora, gratis nettbaserte systemer og andre. Med varierende nivåer av kunnskap og alle disse systemene, krever e-postene et langsiktig, gjenopprettelig format og plassering noe planlegging.

En metode ville være å ha alle transaksjonsmeldinger videresendt eller kopiert til en transaksjons e-postadresse. Med SmithToJones @ YourDomain. com, kan agenten sende innkommende og "Cc / Bcc" utgående e-post til denne transaksjonsadressen. Nå er de på ett sted der megling kan ta passende arkiveringshandlinger.

Digitalt filformat for eiendomsmegling E-post er viktig:

Ikke opp i retten med en CD med e-postmeldinger i et format som ikke kan leses. Med programvareendringer og operativsystemer som endres ofte, arkiver du e-postmeldinger i et allment akseptert format som bør ligge på et senere tidspunkt.

Langt er det mest utbredte formatet Adobe Acrobat. pdf (står for "bærbart dokumentformat"). Adobe nye versjoner har alltid vært i stand til å lese eldre versjonsfiler, så du bør ikke bli igjen med et ubrukelig arkiv i fremtiden.

Jeg bruker Gmail for virksomheten og kombinert med Evernote og en PDF-fil. Jeg har alle transaksjonsemails i et enkelt dokument etter avslutning.

Slik gjør du alt annet riktig og fortsatt mister virksomheten din:

Som eiendomsmeglere og bedriftseiere med agenter har vi ansvar for hvordan de driver sine aktiviteter.

Det spiller ingen rolle om vi bare velger de beste og mest nøyaktige agenter heller. Alle gjør feil. Ikke la en feil koste deg store bøter, eller til og med virksomheten din, fordi meglerhuset ikke kan produsere e-post relatert til en transaksjon.

Metoder og prosedyrer for å håndtere e-postarkiver er ikke dyre, og det vil ikke ta en stor innsats for å utvikle og administrere prosedyrene som er nødvendige for å få denne viktige funksjonen under kontroll.