Hvordan du håndterer sykdomsmisbruk på arbeidsplassen

Finner du at dine ansatte mangler handling på hyppigere grunnlag i løpet av sommeren og i ferien? Studier viser at du har rett. Uplanlagt arbeidstaker fravær øker, og ifølge ulike undersøkelser har statlige byråer det største antall fravær.

Ifølge CCH Incorporated, et selskap som produserer elektroniske og trykte produkter for skatte-, juridiske, verdipapirer, forsikrings-, menneskelige ressurser, helsevesen og småbedrifter, kan uferdiget fravær koste opp til i gjennomsnitt 602 USD per ansatt per år.

Denne kostnaden inkluderer ikke indirekte kostnader som overtidslønn for andre ansatte, ansettelser, savnet tidsfrister, tapt salg, synkende moral og lavere produktivitet. Indirekte kostnader kan legge til opptil 25 prosent til de direkte kostnadene, i henhold til Nyhetsbyråer for arbeidstakere og HR News .

I en undersøkelse av elleve amerikanske baserte teleselskapsorganisasjoner er 72 cent av hver dollar av kostnader knyttet til ansattes fravær stammer fra tapt produktivitet, i stedet for harde kostnader, som helseforsikring og uførhet ( Bedriftsforsikring >, Juli 2000).

Sykefravær er en nødvendig fordel for alle ansatte. Hvis en arbeidsgiver ikke tilbyr sykefravær, vil de akselerere helseproblemer og spredning av sykdom, og dermed redusere produktivitet og moral.

Til tross for presset for perfekt tilstedeværelse for å forbedre kundeservice og effektivitet, trenger ansatte rettferdig sykefraværsprogrammer for sikkerhet og overordnet høy ytelse.

Noen organisasjoner lider imidlertid av misbruk av sykefravær, og misbruk av sykefravær oversettes til tapte dollar.

Et "mønster av misbruk" med hensyn til sykefravær refererer vanligvis til ansatte som over tid har overtrådt organisasjonens tilstedeværelsespolitikk ved flere anledninger. For å trygge disiplinere ansatte med oppmøteproblemer, sier juridiske eksperter at det beste er å ha en tydelig skriftlig politikk som spesifiserer organisasjonens standarder og ansattes krav.

Pass på å angi at disiplinen - inkludert oppsigelse - kan skyldes gjentatt sykefravær og misbruk. Hold politikken fleksibel, siden det er praktisk talt umulig å liste opp hver eneste potensiell lovbrudd.

Eksempler på brudd på tilstedeværelsespolitikken inkluderer:

Antall fravær, antall ganger som kommer sent, og antall tidlige avganger, som alle overstiger tilstedeværelsespolitikkallokering;

• Unnlater å få tillatelse til å gå tidlig eller komme sent;
• Unnlater å gi forhåndsvarsel om fravær når det er mulig;
• Unnlater å rapportere et fravær riktig; og
• Unnlatelse av å sende medisinsk sertifisering på forespørsel.
• Fastsettelse av om og hvorfor ansatte utnytter permisjoner er viktig. Akkurat som en arbeidsgiver analyserer omsetningen, bør organisasjonen også se på misbrukstendenser på sykefravær. Er permisjonen høyere i en avdeling eller under en bestemt veileder?

Er arbeidsplasspraksis eller politikk som påvirker fravær? Bør barns sykdommer føre til arbeidstakerens time-off? Å finne årsaken til sykefraværs misbrukproblemer bidrar til å løse kjerneproblemene.

Metoder for overvåkning av sykefraværsbrudd varierer fra en organisasjon til den neste, men det er noen felles retningslinjer alle arbeidsgivere kan følge.

Nedenfor finner du noen tips om hvordan du behandler sykdomsmisbrukstilfeller.

Kjenne problemet med sykefraværsmisbruk og gripe inn tidlig før det eskalerer. Ledere må håndheve sykefraværspolitikken og ta passende tiltak.

• Finn ut hvorfor arbeideren misbruker permisjon. Snakk med ansatte som misbruker permisjon og se om deres oppførsel stammer fra et personlig problem. Hvis du finner ut at det gjør det, anbefaler du rådgivning eller refererer dem til organisasjonens assistanseprogram.
• Lær å si "nei". Du bør ikke la ansatte komme unna med misbruk av permisjoner. Når du hører en latterlig forespørsel om å misbruke permisjon, si "nei."
• Bruk prosedyrer, forskrifter, praksis og kunnskap til ytelsesadministrasjon, samt medarbeiderne. Tilsynsførere og ledere må jobbe med ansatte. Deres hovedoppgave er å sikre at alle ansatte er klar over sykefraværspolitikken og hvordan de skal brukes.
• Dokument alt.
• Du trenger ikke bare å håndtere misbruk av sykefravær - du kan også oppmuntre til passende bruk av permisjon.

* Maureen Smith er frilansskribent basert i Upper Marlboro, Maryland. Hun har en B. A. på engelsk fra University of Maryland, College Park. I tillegg til rådgivning for International Personnel Management Association i Alexandria, Virginia, har Maureens artikler også blitt omtalt i ulike aviser, blader og nettsteder. Maureen er en aspirerende fiksjonsforfatter. Du kan nå Maureen på Maureen Smith.

Artikkel av Maureen Smith

For å oppfordre ansatte til å bruke sykefraværsordninger på riktig måte, bruker mange organisasjoner kontantinnskudd eller andre fordeler. Følgende er incentivstatistikk fra HR Center Personnel Program Inventory Survey, utviklet av International Personnel Management Association. Av de 428 IPMA-byråmedlemmene som reagerte, fant undersøkelsen følgende:

58 prosent utbetalte sykefravær ved pensjonering;

• 45 prosent tilbyr kontanter / lønn for ubrukt sykefravær;
• 33 prosent tilbyr sykefraværsdeling / forlat banker;
• 11 prosent konverterer sykefravær til ferietid;
• Nio prosent konverterer sykefravær til forsikring ved pensjonering;
• Tre prosent konverterer sykefravær til funksjonshemmedeforsikring; og
• To prosent konverterer sykefravær til velværeutgifter.
• Det finnes programmer som kan hjelpe til med å ta opp sykefraværsbrudd. For eksempel har IPMAs HR-senter utviklet to pakker som tilbyr viktige forslag for å bidra til å bekjempe misbruk av sykefravær og gi generelle tips om hvordan du oppretter lydpolitikker.Den første pakken -

Sykefraværsbrudd - dekker retningslinjer og ideer om tilskuddsbonusjonsprogrammer, sykefraværsincitamenter og årlig anerkjennelse for minimal sykefraværsbruk. Den andre pakken -

Betalte tidsavbruddspolitikker - gir prøvepolitikk og tips om utvikling av PTO-programmer. Disse omfattende permisjonspakkene kombinerer sykefravær, personlig tid og ferie i en "unileave". For arbeidsgivere kan dette bety mindre frykt for misbruk av sykefravær, og for ansatte betyr det ofte mer fleksibilitet og kontroll. Mange organisasjoner har implementert sykefraværsinsentivprogrammer og retningslinjer for å motvirke fravær, og belønne ansatte som opprettholder gode attendance-poster. For eksempel tilbyr Broward County, Florida en "Bonus Day", hvor kvalifiserte medarbeider tjener en fridag for sykdom som ikke brukes innen en seks måneders periode.

Calvert County, Maryland tilbyr en tilskyndelsesbonus, som tilsvarer en dags lønn, til en kvalifisert heltidsansatt som er ansatt på den første arbeidsdagen i et lønningsår, og som bruker to dager eller mindre sykefravær under et betalingsår. Et forsiktighetsvarsel: Arbeidsgivere som vurderer å etablere et sykefraværsinsentivprogram, bør sørge for at programmet ikke bryter med lov om familie- og medisinsk permisjon.

Kritikere av sykefraværsinsentivprogrammer tyder på at insentiver forsøker å bestikke ansatte til å handle på bestemte måter, i stedet for at de vil vise atferdene frivillig. En annen vanlig innvending er at slike programmer indirekte straffer ansatte som må være ute av arbeid lovlig. Foreldre til små barn kan motstå den oppfattede "favoritisme" som er gitt til sine barnløse kollegaer som ikke trenger sykefravær til omsorg for syke barn.

Noen kritikere hevder også at tilstedeværelsesincitamenter sender feil melding om sykefravær, som har blitt stadig viktigere i dagens høyt stressede arbeidsmiljø. Hvis bruken av sykefravær gjøres for å se ut som feil oppførsel, risikerer arbeidsgiverne å oppfordre ansatte til å overbeve seg selv til punktet med ekte sykdom.

Ansatte som bruker legitim sykdom kan føle seg presset til å rapportere til arbeid selv når de er alvorlig syk, noe som kan føre til betydelig helseskader og økte helsetjenesterskostnader nedover linjen.

Den beste måten å skape et incentivprogram på er å undersøke nåværende retningslinjer og ledelsesstil, og deretter forsøke å utvikle ideer for å avverge og forbyr misbruk. For eksempel har noen arbeidsgivere ved intern vurdering oppdaget at færre veiledere en ansatt har, jo mindre sannsynlig vil han eller hun misbruke sykefravær. Ved etterforskning og oppmerksomhet til ansattes og administrasjonsadferd, har organisasjoner større sjanse til å utvikle et vellykket forlatt incentivprogram.