Smart ideer for en effektiv registreringstabel

Registrering er det første kontaktpunktet med dine gjester, og en jevn innsjekkingsprosess holder spenningsnivået høyt og setter tonen til en god begivenhet. På baksiden kan en uorganisert og tidkrevende opplevelse gi publikum grumbling hele veien fram til arrangementet ditt slår av. Med så mye ridning på registreringsbordet, vil du definitivt få det riktig første gang. Følg denne sjekklisten for å sikre at du får en god start.

Større er bedre

Enkel matte forteller oss at store folkemengder vil kreve mer arbeidskraft hvis du vil unngå lange linjer. Jeg anbefaler en ledsager for hvert hundre gjester, og en flyter for hvert to hundre gjester. Når det gjelder bordbehov, anta to skyttelbusser per åtte fots bord og legg til et tilleggstabell til denne beregningen for forsyninger og arbeidsplass.

Hold kontakten

Du vil ikke løpe gjennom salene som søker etter strømuttak eller Internett-tilkobling, så vær sikker på at du får disse linjene på forhånd på bordet. Du vil også ha med en bærbar datamaskin, selv om du ikke har tenkt å bruke den. Internett-tilgang kan komme til nytte hvis du trenger å sjekke e-post eller hjelpe tapte gjester å finne vei til og fra arenaen. Sist men ikke minst, kontroller belysningssituasjonen. Hvis gangen er svakt opplyst, vil du kanskje legge til et par bordslamper for å hjelpe med å lese lister.

Ikke glem kontormateriell.

Hver planlegger skal ha en takkasse fylt med kontormateriell som tape, saks og et utvalg av markører.

Andre bemerkelsesverdige gjenstander for pakkelisten inkluderer blanke navnemerker, tabellnumre og reserverte tegn for bruk etter behov. Ja, stedet vil ha tilgang til de fleste av disse tingene, men tiden og frustrasjonen du sparer ved å ha dem ved siden av deg er uvurderlig.

Forbedre svarene

En av de største forstyrrelsene til din "registreringsrytme" vil være sperret av enkle spørsmål fra både frivillige og deltakere.

Du kan forhindre at disse henvendelsene reduserer registreringslinjen ved å sette opp et hjelpebord. Du vil bli overrasket over hvor mye mer effektivt innsjekkingstabellen kan løpe når du har en dedikert person som svarer på spørsmål som "hvor er badet? "

Hold deg fri

Det er viktig å beholde minst én person på registreringsbordet gjennom hele arrangementet. Du vil ikke ha et relativt lite problem å snøball inn i noe større fordi ingen var tilgjengelig for å hjelpe. Dette skjer vanligvis når gjestene blir tvunget til å se andre steder når laget ditt ikke kan bli funnet. Det tar bare en dårlig tidsbestemt badpause å sende en utålmodig deltakeren mot kjøkkenområdet for å be om salat uten løk!

Hold dine venner Lukk

Det er noen kontaktnumre du vil bli frisk før arrangementet starter. Den første er mobilnummeret til din lokalkoordinator. Det vil ikke være tid til å skure bygningen når papirhåndklær går tom på badet, så dette nummeret er et absolutt must-ha. Et annet godt nummer å ha for matrelaterte problemer er at cateringforvalteren. Endelig, bekreft de beste nødnummerene til politiet og brannvesenet. Noen hoteller har sitt eget sikkerhetspersonell som ofte er det beste kontaktpunktet i disse situasjonene.

Registreringstabeller skal gi mer enn bare et velkomstskilt og navnemerker. Fra gjestenes perspektiv representerer de kundesenteret for arrangementet ditt. Men for å kunne leve opp til denne forventningen må du være forberedt. Tross alt, hvis gjestene ikke kan gjøre det før registreringen, vil resten av planleggingsarbeidet ditt gå ubemerket.