Tips for å hjelpe deg med å utarbeide Form 1099-MISC

UPDATE: Fristen for innlevering av 1099-MISC skjemaer og 1096 transmittal skjemaer med IRS har endret seg. For 2016 skjemaer, er innleveringsfristen 31. januar 2017. Detaljer i denne artikkelen om 2017 årlige lønnsskattrapporteringsfrister.

Januar er tradisjonelt tidspunkt for å forberede seg på det nye lønningsåret. En av disse lønnsoppgavene er å sende årlige rapporter til kontraktsarbeidere du har betalt i forrige år. Skjemaet du må sende til uavhengige entreprenører er Form 1099-MISC.

Før du sender ut Form 1099-MISC:

1. Sjekk året på skatteformularer.

IRS endrer disse skjemaene hvert år, så sørg for at du har nåværende års versjon. Formularåret er betalingsåret, IKKE året du fyller ut skjemaet. Så, hvis du sender en entreprenør en 1099-MISC-skjema for 2016-arbeid i januar 2017, bruk 2016-skjemaet.

2. Send 1099-MISC til uavhengige entreprenører, ikke ansatte

Form 1099-MISC er ikke for ansatte. Det skal sendes til eksterne selskaper og kontraktsarbeidere som du har betalt minst $ 600 for året. Les mer om hvordan du forteller om du skal sende en 1099-MISC eller en W-2 til en arbeidstaker. Og sørg for at du vet hvem som skal få en Form 1099-MISC.

3. Pass på at du har et skjema W-9 for hver betalingsmottaker.

Før du sender en 1099-MISC til en uavhengig entreprenør, må du ha en W-9-skjema fullført. Formålet med Form W-9 er å verifisere personens skatteidentifikasjonsnummer.

Hvis du ikke mottar en W-9-skjema fra en ikke-ansatt, eller hvis skatte-ID ikke er gyldig, vil du bli varslet av IRS at du må starte sikkerhetskopiering av tilbakeholdenhet på utbetalinger til den enkelte.

4. Bestill 1099-MISC skjemaer og bruk riktig skjema

Hvis du sender ut egne 1099-MISC skjemaer (årsskatt sammendrag for uavhengige entreprenører), er det nå på tide å bestille skjemaer for dette skatteåret.

Hvis du har en lønnservice, må du kontrollere at de har det de trenger for å forberede disse skjemaene i januar.

Du kan få 1099-MISC skjemaer fra kontorforsyningsbutikker, eller fra IRS. Du kan ikke bruke en 1099-MISC skjema du laster ned fra Internett fordi den røde blekk på kopi A er spesiell og kan ikke kopieres. Du må bruke den offisielle skjemaet.

5. Kontroller feil før du sender inn IRS

Vanlige feil ved å fylle ut 1099 skjemaer inkluderer bruk av skjemaet for feilår, ikke bruk riktig skjema, send skjemaet til feil person eller firma, uten å inkludere all forespurt informasjon, og andre formfeil.

6. Legg inn betalinger i riktig år

Pass på at utbetalinger til entreprenører blir registrert i riktig år. Ved hjelp av regnskapskonceptet med konstruktiv kvittering som datoen da personen har ubegrenset tilgang til midlene, er det som teller.Så, så legg inn utbetalinger til riktig år ved å bruke lønnssjekkdatoen.

Hvis du betaler en kontraktsarbeider for den siste uken i desember, men sjekken er datert i januar, teller inntektene til januar. Les mer om timing sjekker til entreprenører og leverandører ved årsskiftet, samt andre årsskiftet inntekter og kostnader timing problemer.

I januar, forberede og distribuere 1099-MISC skjemaer / fil med IRS

1099-MISC skjemaer må distribueres til ikke-ansatte senest 31. januar neste år.

Så 1099-MISC skjemaer for 2015 arbeid og betaling må gis til den ikke-ansatte senest 31. januar 2016.

Begynn med 2016 skjemaer, må du sende kopier av alle de 1099-MISC skjemaene til IRS, sammen med en overføringsskjema (Form 1096) senest 31. januar 2017.

Les mer om hvordan du forbereder og distribuerer Form 1099-MISC.