Outsourcing Tips for suksess

Entreprenører og små bedrifter er alltid på utkikk etter kreative måter å oppnå mer av sine forretningsmål for mindre penger. En strategi som kan hjelpe deg med å spare tid, penger og frustrasjon når du starter og bygger bedriften, er å outsource så mye arbeid som mulig til dyktige, men kostnadseffektive eksterne tjenesteleverandører.

I mitt arbeid med Elance Online - en online markedsplass som hjelper små bedrifter til å outsource nesten alle typer prosjekter - jeg har snakket med dusinvis av kjøpere som har outsourcet prosjekter så forskjellige som administrativ støtte, forretningsstrategi, grafisk design, webdesign og utvikling, skriving og jevn programvareutvikling.

Når jeg snakker med kjøpere som har mestret kunsten å effektivt administrere eksterne tjenesteleverandører, kommer de samme temaene igjen og igjen. Jeg har destillert sitt råd til følgende "Topp 10 Best Practices" for å jobbe med eksterne tjenesteleverandører. Etter dette rådene kan du hjelpe deg med å få mest mulig ut av dine relasjoner med eksterne leverandører eller entreprenører - enten du bruker nettet til å finne tjenesteleverandører eller forespørsler og evaluerer sitater fra leverandører på "gammeldagse" måten.

en. Definer klart omfanget og tidsplanen for prosjektet ditt

Dette kan virke åpenbart, men ethvert vellykket outsourcet prosjekt starter alltid med en klar uttalelse av hva du håper å oppnå. Definer prosjektkravene dine foran. Tjenesteleverandører trenger nøyaktig, komplett informasjon for å presentere deg med realistiske forslag og å gi deg en fornuftig pris. Vær spesifikk om leveransen du forventer at leverandøren gir.

Gi leverandører så mye informasjon som mulig om hva du trenger levert og måten du trenger arbeidet på. Vær også klar og realistisk om dine tidsplanskrav - prosjektplaner kan ha stor innvirkning på prosjektkostnadene.

2. Vurder en tjenesteleverandør som om du vil ansette en heltidsansatt

Når du vurderer forslag fra tjenesteleverandører, ikke vær redd for å stille spørsmål.

Som å ansette en heltidsansatt, er valg av leverandør en svært subjektiv opplevelse. Sjekk deres referanser og be om tilbakemelding fra andre kunder som har brukt sine tjenester. Delta i en dialog - hvis du har noen bekymringer om en leverandørs spesifikke evner, stemmer dine bekymringer. Ikke bare stuv på det og håper på det beste.

3. Se etter spesifikk erfaring passer

Ideelt sett velger tjenesteleverandøren at du har spesiell erfaring med typen prosjekt du er opptatt av. Du vil ikke være noen "marsvin". "Dette er spesielt viktig når outsourcing av komplekse tekniske prosjekter som programvareutvikling.For eksempel, hvis du leter etter noen til å utvikle et program for Palm PDA, må du sørge for at de faktisk har fullført kommersielle prosjekter på den plattformen for andre fornøyde kunder. Dette rådet gjelder også for andre typer prosjekter. Hvis du trenger en forretningsplan for å åpne en butikk, får du best resultat hvis konsulenten du ansetter, har verifisert erfaring i detaljhandel.

4. Ikke velg en leverandør basert utelukkende på pris

Selv om det kan være fristende, må du aldri velge en leverandør basert utelukkende på pris. Erfarne kjøpere som har outsourcet mange prosjekter og vurdert hundrevis av forslag, anbefaler alltid å kaste bort det høyeste og laveste tilbudet.

Kjøpere rapporterer at deres mest vellykkede prosjekter er de der de følte leverandøren tilbudt en balanse av god verdi og kvalitetsresultat.

5. Gjennomgå porteføljer og prøver

Undersøk leverandørens tidligere arbeid (deres "portefølje") og sørg for at deres tidligere arbeid oppfyller dine forventninger til kvalitet og stil. Hvis du har vurdert en leverandørs portefølje, referanser og tidligere erfaring, og fortsatt er usikre på deres evner, bør du vurdere å be dem om å gjøre en rask oppsummering eller gi en grunnleggende oversikt over en arbeidsplan. En tjenesteleverandør som virkelig ønsker å vinne din bedrift, kan kanskje gi deg et grovt konsept, slik at du bedre kan forstå deres tilnærming til å løse problemet ditt.

Men aldri krysse linjen mellom å spørre om en mock-up og insistere på at en leverandør gir deg ferdig arbeid "på spesifikasjon. "Ingen kvalifisert profesjonell regner med å jobbe gratis.

6. Start liten

Når du samarbeider med en tjenesteleverandør for første gang, starter du med et prosjekt som er relativt lite og enkelt. Dette vil gi deg en bedre ide om leverandørens stil og evner før du overlater et prosjektkritisk prosjekt til dem.

7. Tiebetaling til klart definerte prosjektmiljøer

På samme måte som du bør være klar over prosjektets omfang, må du sørge for at du definerer en arbeidsplan for ditt outsourcede prosjekt med klart definerte milepæler. Å ha planlagte kontrollpunkter hvor du vurderer statusen til prosjektet når den fungerer mot ferdigstillelse - er en enkel måte å sikre at du møter den endelige fristen, og at sluttproduktet oppfyller dine standarder. Slett leverandørens betaling til disse milepæler.

En god retningslinje for IT- og programvareutviklingsprosjekter er å betale ikke mer enn 20% til 30% av den totale prosjektprisen oppe, med resten av betalingene utbetalt basert på ferdigstillelse av 3 eller 4 milepæler.

8. Forhandle eierskap av arbeid foran

For alle typer outsourcet prosjekt, sørg for at du er klar over hvem som eier det resulterende arbeidsproduktet og eventuelle viktige komponenter i det aktuelle produktet.

Forsikre deg om at tjenesteleverandøren forstår hvordan du har tenkt å bruke leveransen som de godtar å gi. For eksempel vil utviklingen av et tilpasset program for personlig bruk være vesentlig forskjellig fra utviklingen av et program som du har tenkt å pakke og selge.

9. Ikke glem støtten etter at prosjektet er fullført.

For teknologiprosjekter er det en god ide å spesifisere en garanti eller støtteklausul, slik at du er sikker på at du har fortsatt mye støtte fra leverandøren etter at prosjektet er fullført. Det er mye enklere å forhandle om en støtteklausul før tjenesteleverandøren begynner å jobbe, snarere enn etter gjennomføring av prosjektet. Selv kreative eller forretningstjenester kan dra nytte av en støtteklausul. Anta at du trenger noen endringer i en forretningsplan basert på tilbakemelding som du får fra potensielle investorer. Eller kanskje du finner ut at du trenger den snazzy nye logoen levert i en ny type filformat. Hvis du angir noen mengde gratis støtte eller forhandler rabatterte priser for fremtidige modifikasjoner, kan du spare tid, penger og hodepine senere.

10. Få det skriftlig

I løpet av et serviceoppdrag kan omfanget av prosjektet, leveranser eller til og med avtalt pris endres.

Kontroller at du tydelig kommuniserer plan, omfang eller betalingsendringer til tjenesteleverandøren og få bekreftelse fra dem - skriftlig - at de forstår og godtar endringene. På samme måte må du registrere deg for eventuelle avtaleendringer forespurt av tjenesteleverandøren og om du godtar eller avviser disse endringene. Lagre kopier av eventuelle e-postutvekslinger du har.

Du får tilgang til toppkompetanse når du trenger det uten overhead for å ansette heltidsansatte. Ved å holde fokus på kjernekompetanse og ansette ekspertfrivillige for dine andre behov, kan du konkurrere med leveringsevnen til større organisasjoner samtidig som du opprettholder din uavhengighet.