Toppstrategier for forbedring av kundefordringer

Etableringen av en effektiv styringsstrategi for kundefordringer er en viktig del av å drive en vellykket bedrift. Til tross for dette handler vi rutinemessig med små og mellomstore bedrifter som ikke klarer å ta en metodisk tilnærming til situasjonen, og de er verre for det. Forbedring og optimalisering av kundefordelingsprosesser gir mange fordeler til bordet, og de gjelder ikke bare for AR selv. En strømlinjet og effektiv AR-prosess påvirker også markedsføring, salg, kundeservice og generelle operasjoner positivt.

Så det er vel verdt det å bruke tid og krefter på å forbedre den.

Optimalisering av kundefordringer: Hvorfor det gjelder

Som mange bedriftseiere, kan du ikke umiddelbart se fordelene med å proaktivt optimalisere kundefordringer. Som nevnt ovenfor kan det imidlertid drastisk forbedre mange aspekter av virksomheten din. Det forhindrer at eksisterende kapital går i bruk, noe som øker likviditeten. I sin tur er en bedrift bedre i stand til å redusere gjeld, redusere kostnader, finansiere vekst og, i mange tilfeller, overgå konkurransen.
En viktig del av optimaliseringen av kundefordelingsprosesser er å være vedvarende om å starte prosessen tidlig. Altfor ofte er virksomheten så opptatt av å gjøre salg at de behandler kundefordringer som en ettertanke. Ved å starte prosessen tidlig betyr det å diskutere ting som betalingsvilkår i de tidlige stadier av kundeforholdet. Å få en ny kunde om bord med elektroniske betalinger tidlig i prosessen er et annet eksempel på å ta en proaktiv tilnærming til situasjonen.

Før du gjør noe annet, må du forplikte din bedrift til å gjøre debiteringer en prioritet så tidlig i prosessen som mulig.

Typiske Kundefordringer Fallgruver

Bedriftseiere presser ofte kundefordringer på bakbrenneren, forutsatt at det går helt bra å gå godt nok alene. Men dårlige AR-praksis forårsaker en rekke problemer for bedrifter.

Fra å utvide kreditt til ukvalifiserte kunder til å ikke følge opp med forfalt konto i tide, sårer dårlig AR-praksis for tid, penger og produktivitet fra en bedrift. De produserer ofte en krusningseffekt som berører nesten alle aspekter ved å drive et selskap. Den verste delen av alt er at mange av problemene er lett å unngå.
Andre vanlige AR-relaterte problemer inkluderer feilaktig søknad og allokering av kontantbetalinger, uten å være oppmerksom på nøyaktigheten av fakturaer og regninger og manglende generering og korrekt bruk av rapporter til null på potensielle problemer. Enhver av disse og andre feilstrinn kan føre til vidtgående problemer for selv svært vellykkede og lønnsomme bedrifter, så det er mer enn verdt å ta skritt for å rette dem på så tidlig som mulig.

Optimaliser disse fem aktivitetene for forbedret kundefordelingsprosessering

Optimering av kundefordelingsprosesser virker ganske skremmende fra begynnelsen. Men ved å ta en metodisk tilnærming til situasjonen, kan du implementere endringer som vil resultere i relativt raske og dramatiske forbedringer. For enkelhets skyld har vi identifisert fem aktiviteter som, når de er riktig optimalisert, vil forbedre den samlede driften av kundefordringsprosessen din, og i sin tur produsere mange spennende fordeler for bedriften din som helhet:

1. Opprettholde nøyaktige kundedata - Sentralisering av master data prosessen for å sikre nøyaktigheten av kundekontoer og informasjonen er en avgjørende del av å etablere og vedlikeholde effektiv kundefordelingsprosess. For eksempel kan unøyaktige adresser føre til at fakturaene sendes til feil sted, noe som resulterer i sen betaling. Kundekontoer bør revideres på en konsekvent måte for å sjekke om uregelmessigheter som uvanlige eller upassende betalingsbetingelser, kredittgrenser, rabatter og lignende. Endringer i kundedata skal dokumenteres på riktig måte, og kontroller bør settes på plass for å forhindre uautoriserte personer i å få tilgang til eller redigere data.
2. Opprett en klar, konsistent kredittgodkjennelsesprosess - Alt for ofte slipper bedrifter inn i skadelige kredittvaner for å øke salget. Selvfølgelig fører dette til en ond syklus som i siste instans kan være katastrofal for et selskap. Utvide kreditt kan være veldig bra, men det må etableres en klar prosess for å gjøre det. Det bør inneholde klare instruksjoner om når og hvordan man skal vurdere og overstyre kredittgrenser, når man skal plassere kontoer på vent og hvordan søknadsprosessen fungerer. Regelmessige vurderinger av kredittgodkjennelsesprosessen bør utføres fordi omstendighetene endres.
3. Opprett en effektiv faktureringsprosess - Fakturering og fakturering av kunder må være nøyaktig og strømlinet for å være effektiv. Feil i prising, måleenheter og lignende kan forårsake alvorlig ødeleggelse. Videre må fakturaene opprettes og sendes i tide, og måten de produseres på skal være konsistente og definerte. En måte å forbedre fakturering og fakturering på er å automatisere så mye av det som mulig, så vær ikke redd for å stole på teknologi her. Bruk unntaksrapporter for å finne problematiske kontoer. Hvis det er mulig, sett opp en kundeportal for å skifte noe av arbeidet til kundene samtidig som de gir dem en følelse av autonomi.
4. Hent Cash Application Process - Ved ankomsten må betalinger påføres riktig. De skal brukes til riktig kunde og til de aktuelle fakturaene. Ellers, hvis tvister eller problemer oppstår senere, vil det være veldig vanskelig å prøve å nullle på det opprinnelige problemet. Betalinger bør også brukes raskt for å sikre at du ved et hvilket som helst tidspunkt vet hvilke kontoer som er gjeldende og som er forfalt. En mulig måte å optimalisere prosessen på er å tilby et begrenset antall betalingsalternativer for enkelhet.Post journaloppføringer raskt og lenge før cutoff datoer. Når det er mulig, unngå dumpingpenger i suspensjonskonto til du har tid til å finne ut hvor det egentlig skal gå.
5. Optimaliser samleprosessen - Å optimalisere kundefordringer gjør det mye enklere å samle inn betaling på en rettidig og effektiv måte. Når betalinger er riktig påført, er det for eksempel enkelt å avgjøre hvilke kontoer som er i fare for å gå til standard. Samlingsarbeidet bør være konsekvent og metodisk. Det bør etableres en tydelig definert prosess for å forhandle betalingsplaner for å sikre at det dovetails med selskapets overordnede mål. Prosesser bør automatiseres så mye som mulig for å redusere risikoen for feil ved manuell oppføring.

Åtte beste praksiser for å vedta for å forbedre kundefordelingsprosesser

Det amerikanske produktivitets- og kvalitetssenteret, eller APQC, etablerte et sett standarder som heter Open Standards. De beskriver beste praksis for behandling av kundefordringer, og de burde vise seg å være uvurderlige når du arbeider for å honey din AR-prosesser. Vi har oppsummert de åtte viktigste punktene fra APQC Open Standards for enkelhets skyld:

1. Eliminere hindringer for å motta betalinger - For eksempel undersøk kundene dine for å finne ut hvilke betalingsmåter som passer best for dem. Derfra kan du vurdere å tilby et annet utvalg av betalingsalternativer for å gjøre det lettere for kundene å betale sine fakturaer til tiden.
2. Prioritere Kredittforvaltning - Ikke utvide kredittvilje for å holde salgene pluggbare sammen. Denne strategien går tilbake i langdistanse, og er bare et eksempel på de mange potensielle problemene som kan oppstå på grunn av dårlig kredittadministrasjon.
3. Vurder kontoopptak regelmessig - Opprett en bestemt tidsplan for overvåking og vurdering av statusen på dine fordringer. Ideelt sett bør det gjøres minst en gang i uken. Jo før du finner feil, desto raskere kan du rette dem - og jo mindre sannsynlig er det å forårsake store problemer for bedriften din.
4. Betrakt kortere betalingsvilkår - Det er ingen lov som sier at alle kunder må ha netto-30 betalingsbetingelser. Ofte, ved å bruke kortere betalingsbetingelser, ber vi sakte betalende kunder å betale minst litt raskere, så det er et verdifullt alternativ å vurdere.
5. Opprett en prosess for å behandle tvisteløsning - Opprett en bestemt prosess for å håndtere faktureringskonflikter. Dette vil ikke bare strømline prosessen, men det vil forbedre total kundetilfredshet fordi teamet ditt vil vite nøyaktig hva du skal gjøre når en tvist oppstår.
6. Automatiser - Undersøk ulike typer programvare og andre former for teknologi for å automatisere så mange kundefordringer som mulig. Jo mer enn du kan fjerne det menneskelige elementet, jo mer nøyaktig og pålitelig vil hele prosessen bli. Mange programmer er dyre, men avkastningen er betydelig da det er færre feil, og i mange tilfeller får produktiviteten også økt.
7. Opprett en proaktiv samlingsprosess - Gjør samlinger en topp prioritet og håndheve den ved å etablere en klar, konsistent samlingsstrategi. Ideelt, sikte på å gripe inn tidlig. Når en konto glir inn i den forrige kolonnen, bør teamet ditt være over det og vet bare hva du skal gjøre.
8. Bill elektronisk - Hvis du har midler til å gjøre det, må du starte faktureringskunder elektronisk. Mens det vil være noen som ikke kan støtte elektroniske fakturaer og betalinger, er de fleste selskaper ombord med dette i disse dager. Jo færre papir sjekker at du må behandle og poste du må sende, jo lettere og mer nøyaktig hele prosessen blir.

Som du kan se, trenger du ikke å starte over fra grunnen for å forbedre og optimalisere kundefordringer. Du kan velge å ta på ett område om gangen, eller du kan dype full damp fremover og forny alt på en gang. Uansett vil eventuelle skritt du tar for å optimalisere kundefordringer, lønne seg i det lange løp.