Hva du må vite om prosjektstyringsstrukturer

Vet du hva prosjektstyring er og hvordan ser det ut? Eller hva skal du gjøre hvis du jobber i et miljø der det ikke eksisterer? La oss starte med en definisjon.

Prosjektstyring: En definisjon

'Governance' i prosjektledningsbetingelser refererer til retningslinjer, prosesser, standarder, prosedyrer og retningslinjer som bestemmer hvordan prosjekter ledes, drives og kontrolleres i organisasjonen.

Styring kan være omfattende og "tung" med mye byråkrati, eller sketchy og "light" (i så fall er det sannsynligvis ineffektivt).

Ledere bør sikte på riktig styringsnivå for deres miljø og kultur. Å sørge for at styringspolitikkene dine passer til hensikt er en nøkkelfaktor for å sikre at de er effektive.

Styring starter på toppen. Bedriftsstyret bør være forpliktet til ideen om god regjering og det faktum at prosjekter skal styres skikkelig, innenfor spesifikke retningslinjer. Denne holdningen og forventede standarder vil filtrere ned til prosjektstyrene og prosjektledere (og programteam, hvor disse eksisterer).

Hvorfor prosjektstyringsspørsmål

Prosjektsponsor og andre viktige interessenter vil vite at du bruker prosjektbudsjettet på riktig måte. De ønsker å se at du sporer prosjektets fremgang effektivt og går inn for å styre prosjektrisiko etter behov.

Men begrunnelsen for god regjering på prosjekter går videre enn det.

Styring krever krav fra kunder, særlig de i offentlig sektor.

Regjeringer og tilsynsmyndigheter spør (og i noen tilfeller håndheve) visse standarder for enkelte prosjekter. Styring er ikke bare et internt problem: Mange selskaper som opererer i regulerte markeder, må følge veiledning fra ekstern lovgivning, som Sarbanes-Oxley. Prosjektstyring utgjør en liten del av å kunne bevise at bedriften din opererer effektivt og innenfor spesifisert veiledning og forskrifter for din bransje.

Prosjektstyring hjelper deg også:

• Forbedre avkastningen på investeringen og spore investeringene effektivt
• Få innkjøp for prosjekter
• Unngå de vanlige årsakene til at prosjekter feiler
• Kommunisere mer effektivt
• Introduksjon til standardisering på tvers av prosjekter, noe som gjør det enklere å sammenligne ytelse
• Minimere risiko
• Utvikle og motivere medarbeidere i et strukturert miljø

Hvilken prosjektstyring ser ut som

Så nå vet vi hva prosjektstyring er, hva gjør det ser ut som et prosjekt? Her er typer aktiviteter som viser styring i et prosjektmiljø:

• Det er en disiplinert prosjektledelses livssyklus som inneholder definerte poeng for godkjenning.Dette er poeng der prosjektets levedyktighet diskuteres og det blir avgjort om å fortsette arbeidet eller ikke.
• Prosjekter har en klar forretningssak, og forretningssaker har nok informasjon for å gjøre det mulig for ledelsesteamene å ta de riktige avgjørelsene.
• Disse beslutningene er tilstrekkelig dokumentert og formidlet.
• Personer som jobber med prosjekter har definert roller og ansvar.
• Det er en kultur med kontinuerlig læring som gjør det mulig for prosjektgrupper å forbedre og diskutere erfaringer i et blankt miljø.
• Det er prosesser og prosedyrer som gjør det mulig for prosjektteam å gjennomgå prosjektet sitt og å be om uavhengig støtte hvis nødvendig.
• Interessenter er engasjert og stoler på prosessen.
• Prosjektteam består av enkeltpersoner som er erfarne og kvalifisert i relevante roller.

Styring av prosjekter er knyttet til styringsstrukturene i organisasjonen samlet. Hvis du mener at hovedformålet med prosjektstyring er å sikre at prosjektene utføres på riktig måte, kan du se hvordan det knytter seg til økonomistyring på bedriftsnivå, risikostyring og mer.

Prosjektstyring bør passe sømløst innenfor dine nåværende organisasjonsprosesser. Med andre ord, ikke skape en splitter ny økonomistyringsprosess når du allerede har en som jobber på andre områder! Bruk det som eksisterer og juster bedriftens prosesser for å gjøre dem egnet til bruk i et prosjektmiljø.

5 fokusområder for prosjektstyring

Når du begynner å se på det, vil du innse at prosjektstyring er gjennomgripende gjennom alle elementene i prosjektledelsen.

Det er imidlertid noen sentrale fokusområder hvor styring er spesielt relevant.

1. Metoder og prosesser: Disse hjelper deg med å levere arbeid pålitelig og bærekraftig.
2. Kunnskapsstyring: Dette er avgjørende for erfaringene og sikrer at organisasjonen lærer fra prosjektopplevelsen. Kunnskapshåndtering er viktig hvis du vil slutte å gjøre de samme feilene flere ganger.
3. Prosjektledelse Løpetid: Etter hvert som din organisasjonsprosjektledelses modenhet øker, vil din evne til å levere vellykket.
4. Senior-Level Buy-in: Forpliktelsen til prosjektstyring starter på toppen. Hvis du har ledelsesstøtte, vil dette kaskade ned gjennom alle nivåer av virksomheten, og tilnærmingen til styring vil bli mer bærekraftig.
5. Støttende kultur: En kultur av støtte, ikke skyld, vil sikre at prosjektledere har det rette miljøet å trives. En støttende kultur, ledet av prosjektledelsen eller prosjektdirektøren, vil hjelpe prosjektledere til å nå sine mål og prosjektets mål.

Hva skal jeg gjøre hvis det ikke er noen corporate standard? Mange prosjektledere i mindre organisasjoner finner seg løpende prosjekter i et miljø som er støttende, og hvor det er innkjøp for konseptet prosjektledelse, men uten den formelle organisasjonsstrukturer på plass, hvorfra de skal mate.

I den situasjonen - og det er ikke eksklusivt for små organisasjoner - skal du utforme prosjektstyringsmodellen fra grunnen av. Hvis det ikke er et prosjekt styringsmetode som du kan ta av sokkelen og passe til prosjektet ditt, må du bygge din egen.

Det er ikke så vanskelig som det kan virke!

Start med å sette opp grunnleggende:

Lag et roller og ansvarsdokument

• Pass på at du har en prosjektsponsor
• Pass på at du har et prosjektstyring eller styringsgruppe og ordne regelmessige møter som du tar og distribuere minutter
• Konfigurer en risikostyringsprosess
• Konfigurer en endringshåndteringsprosess
• Bygg punkter i prosjektplanen din hvor du sjekker prosjektets levedyktighet mot de opprinnelige målene for forretningssaken (slutten av hver fase av fase er det naturlige punktet for å sette disse kontrollene).
• Til slutt er det prosjektsponsorens ansvar å sikre at det er tilstrekkelig styring, men prosjektledere kan også ta en aktiv rolle i dette.

Styring kan være en av de tørrere fagene i prosjektledelsen, men det er en av de viktigste. Det er slik at ledende ansatte vet at du gjør en god jobb, og det forsikrer dem om at prosjektet utfolder seg som det skal. Det gir også sjekker og balanser som er nødvendige for ledere å vite at penger blir brukt på måter som passer og tilpasses forretningssaken.