Hva du må vite før du velger din meny for begivenheter

Når det gjelder gjestenes glede av ethvert arrangement, er mat og drikke nesten like viktig for en begivenhet som formålet med selve arrangementet. Som hendelsesplanleggeren vil du sannsynligvis være ansvarlig for å jobbe med cateringprofessoren for å planlegge maten helt ned for å velge hvert menyelement for gruppen din.

Planlegg hendelsesmenyen

Uansett om du jobber med en privat caterer eller cateringforvalter på arrangementet, er det alltid nyttig å vurdere flere faktorer før du bygger menyen.

Den første tingen å huske er at menyalternativene de presenterer, nesten alltid er 100% fleksible. Og selv om de fleste cateringfirmaer vil tillate deg å bekrefte menyen og hodetellingen om tre uker før arrangementet, foreslår jeg alltid å bekrefte menyen mye tidligere i planleggingsprosessen. Her er hva du trenger å vite før du kommer i gang.

Frokost, lunsj og middagsmenyer

Menyen skal inneholde flere ferdigpakket måltidsmat og à la carte-valg som er utviklet av kokk eller cateringkonsulent. Tilnærmingen til dagens forskjellige måltider - frokost, lunsj og middag - er generelt unik. Tenk på følgende:

• Frokost: Når det gjelder frokost, er pakkede menyer vanligvis mer kostnadseffektive og enklere å velge, inkludert kontinentale alternativer, varme buffeer og frokoststasjoner. Hvis du tilbyr frokost før starten av det offisielle programmet, må du passe på å velge det alternativet som passer best for arrangementet ditt.

• Lunsj: De fleste cateringfirmaer tilbyr flere lunsjbuffetalternativer, "lunsj" -valg (som à la carte-smørbrød og passende sider), og til og med lunsjpakker. Igjen, det beste valget av måltidstype vil være helt avhengig av programmets tidsplan, så vurder hvor mye tid gjester må spise.
• Middag: Du har alltid et utvalg av pakkede middagsbuffeer eller forgylte middager, og begge kan tilby et utvalg av tre til fem kurs. Det er her du finner elementer som reflekterer kokkens personlige preferanser, og det er også generelt en tid å la maten skinne.

Bryter mat og mottak Menyer

Når det gjelder å planlegge maten på et arrangement, er planleggingen ikke alltid begrenset til tre kvadratmeter. Faktisk krever mange konferanser i flere dager cateringplanlegging utover frokost, lunsj og middag, kanskje under planlagte pauser eller frokost- og cocktailmottakelser. Daglig leder eller matleverandør kan presentere deg med flere forhåndsdefinerte måltidsmuligheter samt à la carte-valg:

• Bryteelementer: Hvis budsjettet har råd til det, er temaopphold alltid mer interessante enn standard drikkevarer og snacks.
• Mottakelser: De fleste cateringfirmaer tilbyr à la carte-alternativer for bestått kjølte og varme hors d'oeuvres og hosted bar mottakspakker (ladet per time per person eller på forbruk). De kan også tilby kalde og varme tallerkener og dessertstasjoner.

The Big Dinner Question: Buffet eller Plated?

Uavhengig av måltidet i betraktning, har jeg møtt mange situasjoner når ledelsen som arrangerer et arrangement, har bedt om feil format for å servere et måltid.

Følgende tidspunkt bør overvektene tjene som en god guide for å bestemme hvordan man bestiller måltidet:

• Plated: Plated måltider krever minst 1. 5 timer, om ikke 2 timer, av dagsordenen til riktig server og rengjør rommet. Plated måltidstjeneste er mest brukt til middag og avslappet toppmøter.
• Buffet: Forsøk å tillate opptil 1 time agendatid for et buffémåltid. Buffeer er et flott format til frokost og lunsj.
• Passerte elementer: Mens et godt alternativ til hors d'oeuvres, blir passering servering vanligvis bare brukt under mottak.

Spesielle behovskonsekvenser

Sist men ikke minst av menyplanleggingshensikten er det tatt hensyn til spesielle kostbehov. Det er viktig å innlemme og informere cateringforvalteren om eventuelle spesielle ønsker og behov som dine gjester måtte ha, inkludert, men ikke begrenset til:

• Matallergi
• Religiøse krav
• Andre diettbegrensninger

Den eneste måte å vite om slike spesielle behov er å spørre, og den eneste måten å planlegge på er å diskutere dem med din catering profesjonelle så snart som mulig.

Gjennomføring av et arrangement for banketthendelse

Bestillingen av banketthendelse er den formelle oppskrivningen som beskriver alle elementene i cateringbehovet ditt når du har gjennomgått alle overveielsene og planleggingstrinnene ovenfor. Det vil kreve signaturen din (som hendelsesplanleggeren), så omhyggelig gjennomgå dette dokumentet for nøyaktighet fordi både deg og matleverandøren vil referere til det senere. Det vil inneholde følgende avgjørelser, forespørsler og krav:

• Mat og drikke
• Romoppsett
• Lyd og bilde
• Underholdning og innredning
• Gebyrer

Begivenheter Mat og drikke Budsjettelementer å vite

Når du lager din cateringbudsjett, må du sørge for følgende kostnader:

• Catering minimum: De fleste måltider krever minimum hodetall og kostnad per person.
• Arbeidsavgift: En minimumsavgift som brukes for å sette opp arrangementet ditt Men ofte omsettelig og frafall dersom arrangementet møter minimumsavgifter.
• Kokkavgift: Belastet hvis arrangementet ditt bruker en carving stasjon.
• Bartenderavgift: Belastet hvis arrangementet krever bartendertjenester.
• Rommets leieavgift: Ofte omsettelig og frafall dersom arrangementet møter minimumsavgift.
• Servicegebyr og moms: Forutse 20% eller prosent som er identifisert som serviceavgift og lokale avgifter.