Hvem bør signere et tilbudsbrev til en jobbkandidat?

Kjære Susan,

Når man snakker om tilbudsbrev, hva slags HR-ansatt eller leder forventes å gjennomgå et tilbudsbrev utarbeidet av en HR-assistent, og i hvor mange måneder skal denne gjennomgangsprosessen fortsette hvis HR-assistenten er en ny ansatt? Er HR-assistenten en erfaren ansatt?

Hvem skal være signatar på et tilbudsbrev? Skal det være HR-assistent som forbereder tilbudsbrevet eller høyere ansatt eller leder som vurderer tilbudsbrevet (hvis en vurdering forventes å forekomme)?

Mange takk for hjelpen du kan gi når du svarer på disse spørsmålene.

Kjære Belinda,

Mine svar på disse to spørsmålene er strengt mine meninger, da det ikke er noen juridiske problemer i svarene. Når jeg jobbet som midlertidig HR-direktør for et klientfirma, mellom den tidligere HR-personen som forlot og tok meg over, sendte HR-assistenten ut et tilbudsbrev med feil lønn. Jeg visste umiddelbart da jeg trakk den fra haugen av dokumenter som hilste på meg ved ankomst fordi det var for lavt for jobben.

Snakk om et øyeblikkelig læringspunkt.

Mens jeg anerkjenner at i noen organisasjoner signerer HR-direktøren, direktøren eller VP - aldri en HR-assistent, i min erfaring - jobbseddelbrevene som går til kandidater, dette er dårlig praksis i privat sektor. Det er ikke HR-personen som lager tilbudet. HR-personen konsulterer ansettelsesansvarlig som skal gjøre den endelige avgjørelsen om en kandidat og signere tilbudsbrevet.

Tilbudsbrevet er lederens forpliktelse til den nye medarbeider. Ved å gjøre tilbudet, bekrefter han eller hun sitt engasjement for den nye medarbeiderens suksess. Innbydende en ny ansatt er en del av hele rekruttering, utvelgelse og ansettelsesprosess. De er alle komponenter i onboarding-prosessen.

Jobtilbudet er en annen del av å ønske den nye medarbeideren velkommen til organisasjonen din og gjøre den nye medarbeiderne føler seg ønsket. Den sender en sterkere melding når den kommer fra den potensielle medarbeiderens nye sjef.

Unntak til anbefalte praksis

I offentlig sektor, i Fortune 500-selskaper, og i fagforeningsrepresentanter, innser jeg at denne praksisen kan variere. Når en organisasjon er stor og ansatte er spredt over mange steder, legger dette logistisk tid og forvirring i prosessen med å lage jobbtilbud.

Større organisasjoner har den ekstra utfordringen med konsistens på flere steder, så mye av systematiseringen av arbeidspraksis hviler på HR.

I en fagforeningsrepresentert arbeidsplass, spesielt i offentlig sektor, kan lederen ikke ha det endelige uttrykket i hvem som oppnår jobben.Det kan avtalefestet av faktorer som anciennitet og utdanning. I disse tilfellene gir det også mening for papirarbeidet som kommer fra HR-staben. De er ansvarlige for å sikre at arbeidsforhold og praksis overholder kontrakten.

I noen av disse tilfellene bør HR spørre sin advokat om å gjennomgå tilbudsbrevformatet og behandle for å sikre at de er ordentlig, lovlig og arbeidsgiverbeskyttet.

Med mindre tilbudsbrevet er forskjellig fra standardformatet, er det vanligvis ikke nødvendig å spørre en advokat til å gjennomgå hvert enkelt brev.

Skal en HR-leder eller direktør gjennomgå alle jobberbrev?

Jeg tar bort fra opplevelsen jeg tidligere nevnte i denne artikkelen, er at ethvert dokument som forplikter selskapet lovlig eller økonomisk, må vurderes av en HR-direktør eller direktør. Her er hvorfor:

• Et tilbudsbrev og mange andre dokumenter som sendes av HR-ansatte, forplikter selskapet lovlig. Visst, når en feil på $ 10 000 er funnet, kan du trekke tilbudet og forklare at det var en skrivefeil gjort av en uerfaren arbeidstaker, men hvorfor åpne opp selskapet for en situasjon der et endret lønnsbud må utvides, en ulykkelig ny medarbeider kan fortsatt ta jobben, eller du kan miste en perfekt egnet kandidat som er deflatert og såret på grunn av en feil. I tillegg kan det åpne firmaet for rettslige skritt.
• For å ære det feile tilbudet, med samme eksempel, er like unappealing. Før selskapet utvidet tilbudet, studerte noen i HR på markedet, gjennomgikk hva andre ansatte i lignende jobber gjør, og konkluderte med et passende jobbtilbud. Så når konsekvensene nå videre hvis andre ansatte lærer lønnsforskjellen.
• Uansett nivået på erfaring fra en HR-assistent som i et HR-kontor skal utarbeide tilbudet om å sende, et andre par øyne gjennomgår noe som potensielt kan forplikte selskapet økonomisk eller åpne døren for en rettssak, er smart. Organisasjoner forventer mer årvåkenhet og tilsyn fra ansatte med tittel som leder eller direktør.
• Manglende kommunikasjon kan føre til feil arbeidsbetingelser som ikke ble forhandlet eller ble lovet til en kandidat. For eksempel kan HR-assistenten vite at jobben ville betale $ 40 000, men i forhandlingsprosessen ble kandidaten tilbudt mer pluss en signeringsbonus, og i dagligdagen opptrådte lederen ikke å fortelle HR-assistenten.
  Når en jobbkandidat mottar et feil tilbud, vurderer han eller hun på nytt selskapets integritet. Du oppretter en barriere for aksept som ikke var nødvendig da kandidaten bekymret for hvordan du skal håndtere situasjonen.
• Dokumenter som går til folk du forsøker å rekruttere til firmaet ditt, må være feilfrie. De signalerer en melding til potensiell medarbeider om kulturen til firmaet ditt. Selv en skrivefeil kan gi en kandidat en pause. En kopi av dokumentet vil også ligge i bedriftens filer i mange år.Så i de fleste tilfeller er et andre par øyne som gjennomgår dokumentet en smart praksis.

Jeg ser ikke gjennomgangen av dokumenter som forplikter selskapet økonomisk eller potensielt, lovlig, som kritikk av en HR-assistents kunnskap, erfaring eller flid. Det er en smart forretningspraksis for alle disse grunnene.

Notat om tilbud: HR bør spørre advokaten om å gjennomgå tilbudsbrevformatet og behandle for å sikre at de er riktig, lovlige og gi arbeidsgiveren juridisk beskyttelse. Med mindre tilbudsbrevet er forskjellig fra standardformatet, er det vanligvis ikke nødvendig å spørre en advokat til å gjennomgå hvert enkelt brev.

Har du spørsmål om å spørre?

Ta med Spør Susan i emnelinjen din slik at jeg enkelt kan identifisere leserens spørsmål. Klikk her for å sende inn spørsmålet ditt.

På grunn av volumet av e-post jeg mottar, beklager jeg at jeg ikke kan svare på alle spørsmål eller gi individuelle CV, undersøkelser eller skoleanbefalinger.

Les mer: Spør Susan Spørsmål og svar

Ansvarsfraskrivelse:

Susan Heathfield gjør sitt ytterste for å tilby nøyaktig, sunn fornuft, etisk HR-ledelse, arbeidsgiver og arbeidsplass råd både på denne nettsiden, og knyttet til fra denne nettsiden, men hun er ikke advokat, og innholdet på nettstedet, mens autoritativt, er ikke garantert for nøyaktighet og lovlighet, og skal ikke tolkes som juridisk rådgivning.

Nettstedet har et verdensomspennende publikum og arbeidslov og forskrifter varierer fra stat til stat og land til land, slik at nettstedet ikke kan være endelig på alle av dem på arbeidsplassen din. Når du er i tvil, alltid søke juridisk råd eller hjelp fra statlige, føderale eller internasjonale statlige ressurser, for å sikre at din juridiske tolkning og avgjørelser er riktige. Informasjonen på dette nettstedet er kun for veiledning, ideer og hjelp.