Hvorfor skal jeg outsource lønnsprosessering?

Hvorfor bør jeg outsource lønn? A Payroll Processing Company Forklarer

Teresa Ray, eier og leder av lønnsavdelingen, Inc., svarer på dine spørsmål om fordelene med outsourcing lønn.

Er det ikke dyrere å betale noen andre for å gjøre mine lønnsoppgaver?

Det er absolutt ikke dyrere å ansette lønnsbehandlingen din. Når du vurderer kostnaden for en ansattes lønn og legger til fordeler som virkelig kan legge opp raskt.

Hvis du er eier av et veldig lite selskap, og du prøver å gjøre lønn selv, er kostnaden for tiden din enda større.

Hvis du legger ut lønnslisten din, trenger du heller ikke å bekymre deg for at lønnsbehandlingsselskapet ringer inn syk eller ønsker å ta en ferie ELLER ønsker å be om en mulig barselsorlov som du må betale for. Det er også spørsmål om konfidensialitet når det gjelder lønn. Hvis en medarbeider ønsker å "dele" hvor mye en medarbeider lager som kan forårsake ekstremt drama på arbeidsplassen.

Hva kan en lønnservice gjøre det jeg ikke kan gjøre selv?

Du kan gjøre alt som en lønnservice gjør, men det er en grunn til at de gjør det som et yrke. Endringer i lønnsløpet skjer hele tiden som aldri før i lønnslisten. Du, som bedriftseier, må bruke tiden til å følge med på endringene i tillegg til behandling av lønn, betale lønnsskattene rettidig, sende inn alle lønnsskattrapporter rettidig og behandle W-2 ved årsskiftet.

Ville ikke din tid bli bedre brukt på å vokse din bedrift?

Hvor sikker er informasjonen?

Lønninformasjon bør være ekstremt sikker og det spørsmålet bør stilles når man intervjuer et lønnsbehandlingsfirma. Spør om selskapet er papirløst ville være et annet stort spørsmål. Det er mye bedre å ikke ha dokumenter liggende med konfidensiell informasjon om dem som personnummer.

Hvordan vet jeg at tjenesten gjør ting riktig? Hva om de gjør en feil?

Du vet ikke om tjenesten gjør ting riktig, men et stort rødt flagg ville være når du begynner å motta meldinger fra noen av de forskjellige føderale eller statlige myndighetene.

Lønnskjemaene gjennom hele året er som "quizzer" og "avsluttende eksamen" er W-2. W-2s må legge opp nøyaktig med alle skjemaene som er levert gjennom året eller de vil bli avvist. Hvis lønnstjenesten gjør en feil, bør de være villige til å rette opp det, men i siste instans er bedriftseieren ansvarlig. Du må fortsatt ha kunnskap om hvordan lønnsledning fungerer, og lovene som gjelder lønn, og du må overvåke din leverandør av lønnstjenester.

Hvilke spørsmål skal jeg spørre om en lønnservice jeg vurderer?

• Hvor lenge har du vært i virksomhet?
• Hvordan vet jeg at du betaler alle lønnsskatter?
• Hvor mye av ansvaret for lønnsprosessering gjør du?
• Hvor sikker er informasjonen?
• Kan jeg ringe og snakke med en ekte person uten å gå i kø i flere minutter?
• Hvis det er rettelser på lønnslisten, hvor lang tid tar det for å korrigere?
• Hva er dine gebyrer for behandling av lønn?

Gi meg tre grunner til at jeg skal outsource min lønnsliste.

1. Tid! ! Først og fremst tar det tid å holde tritt med alle de føderale endringene, og det inkluderer ikke statens lønnsskattskrav og endringer. For eksempel er Ohio et av de vanskeligste statene å forberede lønn for. Ohio har ikke bare staten kildeskatt, men det kan også ha byskatt, skole distriktsskatt og kommunal skatt. Alle disse er basert på medarbeiderens adresse, så det tar tid å undersøke hver ansatt. Hver stat er forskjellig og har forskjellige krav. Hver arbeidsgiver må være i samsvar eller det kan være strenge straffer involvert.
2. Penger! ! Kostnaden for å outsource til en tjeneste bør ikke engang komme nær kostnaden for en ansatt.
3. Nøyaktighet! ! Hvis arbeidsgiveren har gjort sine lekser for å undersøke en god lønnservice, så burde de ha fred i å vite at lønnen deres blir gjort nøyaktig slik at de kan unngå straffer og renter blir vurdert på lønnslisten.

Skal jeg bruke en onlinetjeneste eller en "ekte levende person"?

Online-tjenester gir programvare for arbeidsgiveren å behandle lønn, men arbeidsgiveren må fortsatt være oppdatert med alle endringene. De må ta seg tid til å lære prosessen med onlinetjenesten, og hvis det er et problem, krever lønn umiddelbart korrigeringer for å holde medarbeideren fornøyd.

Å ringe et gratisnummer vil ikke være attraktivt for de fleste bedriftseiere.

En "ekte levende person" (bokholder, regnskapsfører eller CPA) som du kan kjenne ved navn og føler deg komfortabel med, er et mye bedre alternativ. Du bør ha tillit til lønnsserviceleverandøren din for å behandle og ta hele lønnsprosessen av skrivebordet ditt. Gjør hva du gjør best og outsource resten!