Prosjektkvalitetsstyring forklart

Prosjektkvalitetsstyring er disiplinen hvor kvalitet er planlagt, sikret og kontrollert på et prosjekt. Du finner en del av teksten om kvalitetsstyring på prosjekter i alle slags prosjektmetoder og tilnærminger, noe som gjenspeiler at selv om det ikke er den nestende delen av prosjektledelse, er den der oppe som en av de viktigste.

Hvis du ikke leverer noe som er av god kvalitet, betyr det at all investering i tid, penger og ressurser er bortkastet fordi du har endt opp med noe som ikke gjør det du vil, og det er egnet å bruke.

Dette er hvor kvalitetskontroll på prosjekter kommer inn. Det sikrer at det som kommer ut av prosjektet, er egnet til formål. Det sørger for at riktig produkt leveres til rett tid på riktig måte for å møte kundens spesifikasjoner. Du må kjenne deres spesifikasjoner for å få kvaliteten riktig, og vi kommer til det om et minutt.

Kvalitetsstyring er ansvarlig for prosjektlederen, selv om du vil få andre medlemmer av prosjektgruppen involvert for å utnytte sin kompetanse.

Det er fire måter som kvaliteten håndteres på prosjekter. La oss ta en titt.

en. Kvalitetsplanlegging

Kvalitetsplanlegging foregår i de aller første stadiene av prosjektet. Det er der du som prosjektleder utarbeider det som må gå i kvalitetsstyringsplanen, og du skriver det ned. Kvalitetsplanen kan være et dokument i sin egen rett, eller det kan være (og dette er mest vanlig) en del av den overordnede prosjektstyringsplanen.

Kvalitetsplanen definerer kvalitetsstandarder som skal oppnås under prosjektet. Disse kan være ting som alle ISO-standarder du må overholde eller retningslinjer som kundene dine krever at du overholder. Du må finne ut hva disse er. Din bedrift har sannsynligvis standarder som alle må overholde, så spør det rette teamet for å hjelpe hvis du ikke vet det.

Innspill fra kunden din (om du jobber for en intern eller ekstern prosjektsponsor) er viktig her fordi de er de som angir kvalitetsmålene som utgjør en viktig del av planen. Hvis du ikke vet hvilken kvalitet som ser ut, kan du ikke levere det, så det er her at vi trener nøyaktig hva vi skal dømme senere.

Kvalitetsplanen definerer tidsrammer og prosesser for kvalitetssikring av prosjektene, så la oss se på de neste.

2. Kvalitetssikring

Kvalitetssikring er en uavhengig vurdering av prosessene og utgangene til prosjektet. Det er der et annet par øyne - ofte noen fra en bedriftskvalitet eller et revisjonsteam - ser over hva du gjør for å sikre at den passer for formål.

Du kan ha et prosjektsikrings team som kommer og oppfyller kvalitetssikringsrollen på ulike punkter gjennom prosjektet, men det er mest sannsynlig å være relevant i den delen der du designer og bygger sluttprodukter.

Kvalitetssikring i praksis ser ut som en anmeldelse: noen vil gå over enten det ferdige produktet eller dokumentasjonen din, og potensielt intervjue teamet ditt for å finne ut hvordan de jobber. Du bør få en oversikt over anmeldelsen slik at du kan se hva og hvor du må forbedre eller om det er noen bekymringsområder.

Det er god praksis og god forretningsfølelse å handle på disse. Legg dem til prosjektoppgavelisten og slå ned store oppgaver for å gjøre dem mer overkommelige hvis hele kvalitetsbiten ser ut som en utrolig stor jobb.

3. Kvalitetskontroll

Kvalitetskontroll ligner kvalitetssikring bortsett fra at den utføres av prosjektgruppen selv. Du ser fortsatt på hva du produserer og hvordan du produserer den og gjør dine egne sjekker.

Hvis du har planlagt det, vil du gjøre det slik du går sammen, slik at når kvalitetssikringen kommer, kommer det ingen overraskelser.

De viktigste måtene å sjekke er inspeksjon og testing (enten en prøve eller det endelige elementet). Du kan ha en inspeksjons- og testplan som beskriver en systematisk tilnærming for å teste de elementene som prosjektet ditt gjør, og sikre at de oppfyller kundens spesifikasjoner.

Du vil gjøre dette under design- og bygg- eller utviklingsfasen av prosjektet ditt, ettersom du trenger litt produksjon før du kan gjøre noen test.

Pro Tips: Ta opp resultatene av testene dine! Dette kan ikke høres ut som et rakettvitenskapelig prospekt, men du vil bli overrasket over hvor lett det er å glemme å beholde gode poster. Det du forstår fullt ut nå, vil være et regneark som ikke betyr noe for noen om noen få måneder.

Du må registrere dine kvalitetsresultater på en måte som gjør det enkelt å gå tilbake og se hva som skjedde og hva du gjorde om det. Husk å legge til datoene og testerens navn slik at du kan snakke med dem hvis du trenger det.

4. Kontinuerlig forbedring

Den endelige delen av kvalitetspuslespillet er kontinuerlig forbedring. Prosjektkvaliteten skal forbedres kontinuerlig mens du går, og mange prosjektledere vil finne at dette er den enkleste kvalitetsprosessen å implementere fordi du vil bli vant til å lære erfaringer eller tilbakemeldinger. Vi snakker om det samme her.

Prosjektlederen bør oppsøke relevante leksjoner fra andre prosjekter i prosjektets startfase og bygge dem inn i planen. Kan også lære av feilene andre lag har gjort, ikke sant?

Ideer for kontinuerlig forbedring kan identifiseres av alle, så det er verdt å bygge en vanlig plass i gruppemøtene dine for å be om ideer. Registrer dem og implementer dem: prosjektkoordinatoren kan ta en rolle i dette.

Hvis du ikke jobber i et produksjons- eller byggemiljø, kan det føles som om prosjektkvalitetsstyring ikke er veldig relevant for deg.Det er ikke sant i det hele tatt! Hvis du har en nøkkelklient, kunde eller bruker, så er kvaliteten viktig. Og selv om du er nøkkelkunden, er det fortsatt viktig fordi du vil ha det du leverer for å være en god bruk av alles tid og ressurser. Det betyr å levere noe som passer perfekt for alle som elsker å bruke og jobbe med. Prosjektkvalitetsstyring hjelper deg med å komme dit, og disse fire prosessene viser deg hvordan du kan gjøre det.