5 Prosjektledelsesvilkår du bør vite

Prosjektledelse er en jobb som kommer med mye jargong og terminologi. Når du vet hva det betyr, er det ganske enkelt å følge diskusjonene og bidra effektivt. Det vil øke tilliten til jobben hvis du kan forstå hva alle andre snakker om, og hjelpe deg med å bli tatt mer alvorlig på jobben hvis du bruker de riktige betingelsene selv.

Her er vår guide til de 7 prosjektledningsbetingelsene du burde vite.

en. Risiko

'Risiko' er et begrep som angår hva som kan gå galt på prosjektet ditt. For eksempel, hvis du bygger en ny kontorblokk, kan prisen på stål gå opp og det kan påvirke budsjettet ditt. Men det kan ikke gå opp. Likeledes, hvis du planlegger å holde din årlige bedriftens piknik ute, kan det være fint vær, men det kan regne. Kort sagt, en risiko er noe som ikke har skjedd ennå.

Det er viktig å vite hvilke risikoer som omgir prosjektet ditt, fordi da kan du planlegge for dem. Du kan sette "Plan B" eller beredskapsplaner til handling for å unngå at risikoen skjer i utgangspunktet. Med prisen på stål og været er det ikke mye du faktisk kan gjøre for å stoppe dem, men du kan lage planer hvis de gjør det.

Du kan for eksempel ansette en telt eller fylle med paraplyer, slik at hvis det regner på piknikdagen, kan folk fortsatt ha det bra.

Denne artikkelen om hva du skal ta med i risikoregisteret, hjelper deg med å komme i gang.

2. Utgave

Problemer og risikoer blir ofte forvirret av prosjektteammedlemmer, og det er viktig som prosjektleder å sørge for at du snakker om problemer når du mener problemer og risikoer når du mener risiko.

Hvis en risiko er noe som ikke har skjedd ennå, er et problem noe som har skjedd.

Problemer er bare problemer som prosjektgruppen din står overfor.

Du har kanskje sett det som kommer (og håndteres som en risiko for å begynne med), eller det kan være helt uventet. Uansett har det skjedd nå, og du må gjøre noe med det!

3. Milestone

Milepæler er tidspunkter som markerer viktige øyeblikk under prosjektet. De brukes ofte til:

• Start av en fase
• End av en fase
• Enden av et stort arbeid eller en stor oppgave
• Merker en bestemt tidsbegrenset frist
• Uførbar datoer på planen

Tenk på milepæler som den typen datoen du ville skrive på kalenderen din hjemme - de store viktige øyeblikkene i et prosjekt som å avslutte testingen eller lanseringen.

Milepæler er en av de 9 komponentene i et Gantt-diagram, så du får se dem på prosjektplanene dine som diamant.

4. Sponsor

Prosjektsponsor sitter på prosjektstyret. De er den personen som eier prosjektet, og de mottar fordelene.For eksempel, hvis du lanserer et nytt IT-system for fabrikklaget som skal brukes, vil Factory General Manager være prosjektsponsor. IT-teamet skulle utgjøre en del av prosjektgruppen, men de ville ikke ta på seg en sponsorroll.

Prosjektsponsor er den personen du kan henvende deg til når du trenger ledelse. Dette kan være å:

• Opphev et problem
• Finn noen ressurser
• Godkjenn budsjettet
• Ta avgjørelser
• Godta den endelige spesifikasjonen

Og så videre. Prosjektlederen rapporterer effektivt til sponsoren for prosjektets varighet, både når det gjelder linjestyringsstruktur og også bokstavelig talt, med ukentlig eller månedlig (eller sanntid) prosjektrapportering.

Finn ut mer om rollen som en prosjektsponsor.

5. Stakeholder

Interessenter er de andre som er involvert i og berørt av prosjektet ditt. Noen prosjekter vil ha store interessentgrupper, som dekker alle avdelinger i organisasjonen. Andre vil ha et mer begrenset omfang.

Noen interessenter er utenfor organisasjonen din, som regjerings- eller tilsynsorganer. De må også holdes informert med relevant informasjon.

De fleste interessenter vil være støttende (eller ambivalente) til endringene som følge av prosjektet ditt, men ikke alle av dem vil være!

Du møter interessenter som ikke kommer til å ønske deg velkommen til prosjektet med åpne armer! Få noen tips for å håndtere vanskelige interessenter i dette intervjuet med prosjektledelseseksperten David Bryde.