Spore prosjektet uten Gantt Charts

Gantt-diagrammer er et fantastisk og svært nyttig verktøy for å spore og koordinere alle de små trinnene som går inn i et stort prosjekt, men de kan raskt bli overveldende og rotete, spesielt for folk som ikke gjør det vet hvordan du leser dem. Prøv å bruke et Gantt-diagram for å forklare fremgangen din til en klient eller en kollega i en annen avdeling, og du kan ha ganske utfordringen på hendene dine.

Dette er ikke den eneste utfordringen Gantt-diagrammer til stede.

Dataene i et Gantt-diagram krever vanligvis spesiell programvare for visning og redigering, og utskrift er nesten alltid en utfordring. Videre vil du noen ganger bare fokusere på en liten del av et prosjekt uten å bli overveldet av all tilleggsinformasjon.

Mens Gantt-diagrammer er en flott løsning, er de ikke den eneste. Når du trenger å se på en mindre prøve av informasjonen, eller du må presentere en forenklet versjon eller del av informasjonen i en situasjon når et Gantt-diagram ikke ville være praktisk, er det fem alternativer du kan bruke i stedet.

Oppgavelister

Alle i næringslivet bør være kjent og komfortabel med en grunnleggende oppgaveliste. Faktisk er organisering en av de beste ferdighetene til en prosjektleder.

En oppgaveliste tar oppgavelisten til neste nivå. Med en oppgaveliste kan du legge til flere kolonner for å vise hvem som skal fullføre hver oppgave, status for oppgaven, start- og sluttdato, og sannsynligheten for at oppgaven skal fullføres til tiden.

Du kan til og med legge til avmerkingsbokser for gruppemedlemmene dine for å sjekke når elementer er fullført.

Regneark

Et forenklet kart på et regneark er et annet alternativ. Du kan fremdeles oppgi oppgaver langs venstre side, og du kan fortsatt skygge barer for å vise fremdriftsnivå og de estimerte start- og sluttdatoene for oppgavene.

Regneark kan være tidkrevende å lage og tidskrevende å oppdatere, men du vil ikke bruke dem som din totale prosjektstyringsløsning. For en enkel engangsrapport for en klient eller en leder, kan et forenklet regneark imidlertid visuelt legge ut prosjektet på en måte som er
lett å forklare og forstå. Det er også et godt alternativ for sporing av prosjektfremdrift.

Strømdiagrammer

Strømdiagrammer, eller nettverksdiagrammer, viser prosjektoppgavene i den rekkefølgen de trenger for å bli fullført. Strømdiagrammer kan være så enkle eller komplekse som du vil. For eksempel kan du eller vil ikke liste informasjon som start- og sluttdato for hvert trinn, oppgavens identifikasjonsnummer eller
plasseringen. Husk at å legge for mye informasjon kan gjøre disse diagrammene vanskelig å lese.

Mens mange mennesker finner flytdiagrammer lettere å lese og forstå enn Gantt-diagrammer, kan det være vanskelig å gjøre dem.Videre er de ofte upassende for store og komplekse problemer. Flow charts er best for å presentere enkle prosjekter med oppgaver som naturlig går fra en til
den neste, men bør ikke brukes som et langsiktig verktøy eller for altfor komplekse prosjekter.

Kanban boards

Har prosjektet et stort antall trinn som ikke nødvendigvis må gjøres i sekvensiell rekkefølge?

Har du flere personer som jobber med det samme prosjektet eller blir oppgavene oppdatert ofte? I så fall kan Kanban tilby den ideelle løsningen for deg. (Finn ut mer om hvordan Kanban jobber i prosjektledelse.)

Med et Kanban-kort, er hver prosjektoppgave skrevet på et notat og plassert i riktig kolonne, for eksempel "å gjøre", "pågår" eller " gjort." Når hver oppgave er fullført, flyttes det tilsvarende notatet over bordet til alle notatene er i "ferdig" kolonnen.

Dette organisasjonssystemet er veldig lett å forstå og modifisere raskt, men det er ikke veldig bærbart, og du må være forsiktig med at ingen av notatene faller og går tapt.

Statusrapporter

Gantt-diagrammer er gode verktøy for å spore prosjektene dine, ikke nødvendigvis for å kommunisere det. Hvis alt du trenger å gjøre er å kommunisere fremgangen din med en klient, prosjektsponsor eller andre lagmedlemmer, kan en statusrapport være ditt beste alternativ.

I tillegg vil mange programvare for prosjektledelse skape forenklede, enkle å forstå statusrapporter med bare noen få museklikk, noe som sparer deg for verdifull tid og energi.

Gantt-diagrammer er svært praktiske for å spore alle oppgavene som går inn i et stort prosjekt, men de er ikke alltid de beste for å kommunisere denne informasjonen med andre, spesielt de som ikke er vant til å lese dem.

Du har flere andre alternativer. Prøv ett av disse fem Gantt-diagramalternativene selv. Du kan bli hyggelig overrasket over hvor mye tid du kan spare.