Hvordan skrive et forretningsmessig tilfelle for prosjektet ditt

Et forretningsmessig tilfelle er et dokument som sikrer investeringen både når det gjelder tid og penger for prosjektet ditt. Du bruker en forretningssak for å overbevise alle andre om at du har en god ide, og at det er en fornuftig ting å gjøre. Derfor er det viktig at du skriver en god, overbevisende forretningssak. Hvis du ikke kan få meldingen din tvers i dette dokumentet, risikerer du å miste forpliktelsen til dine ledere - hvis du allerede hadde det.

Slik setter du i et forretningssak

En forretningssak består av informasjon som hjelper alle som tar avgjørelsen om arbeidet skal gå videre. Det bør svare på alle sine spørsmål og gi dem den informasjonen de trenger for å ta avgjørelsen.

Tradisjonelt har forretningssaker vært fulle av finansiell informasjon, og det er fortsatt relevant i mange tilfeller, spesielt når du er på utkikk etter en stor del penger til investering i prosjektet ditt.

Forretningssaker bør inkludere:

• Et sammendrag: dette hjelper lesere som har det travelt
• Begrunnelsen eller forretningsføreren for å gjøre prosjektet
• En oversikt over hvilket problem prosjektet vil løse
• En vurdering av de valgte alternativene (inkludert hva som ville skje hvis du ikke gjorde noe)
• Din anbefalte løsning
• Fordelene ved å gjøre prosjektet
• Hvordan du vil vite om det har vært vellykket, og hvilken suksess som ser ut til dette arbeidet.
• En oversikt over hva det ville ta å få den anbefalte løsningen oppe, for eksempel en plan på høyt nivå, hvordan du vil spore prosjektet og en oversikt over budsjettet.

Pengeseksjonene

De fleste ledere vil ønske å se noe om hvor mye det vil koste å implementere løsningen. Din sak skal inneholde nok informasjon til å ta avgjørelsen om dette prosjektet er verdt investeringen.

Husk å inkludere:

• Hvor mye koster det å gjøre prosjektet
• Kostnaden ved ikke å gjøre prosjektet: i. e. pengene som ville gå tapt gjennom ikke å utnytte denne nye muligheten eller gjennom å fortsette å jobbe på utdaterte måter.
• Kostnaden for eventuelle ressurser som kreves, selv om du ikke trenger å betale for interne ansatte.

De økonomiske delene av forretningssaken din bør også inkludere noe om avkastningen på investeringen du kan forvente. Her kommer du til å forklare hvor mange ekstra salg du kan forvente eller hvilke effektivitetsmål du forutsier. Ikke vær altfor optimistisk da dette ikke hjelper noen. I stedet, vær realistisk og ærlig om hva du tror dette prosjektet vil returnere for din bedrift.

Andre elementer som skal inkluderes

Ikke alt å gjøre med prosjekter kan måles i penger. Du kan også se fordeler fra dine prosjekter som relaterer seg til kvalitet, forbedringer i personalets moral, økte kundetilfredshetspoeng eller noe annet som er vanskelig å likestille tilbake til kontanter.Det er greit. Inkluder alle disse i fordelene delen av virksomheten din sak. Hvis du kan spore dem på andre måter, som for eksempel gjennom tilfredsstillingsundersøkelser av ansatte eller økte lojalitetsforanstaltninger, så legg ned hvordan du skal dømme om prosjektet har vært en suksess.

Forbedre som du går

Din forretningssak er et dokument som presenteres for prosjektstyret eller en annen beslutningstakergruppe, men det er ikke siste gang du ser det.

Du bør oppdatere forretningssaken når du går gjennom prosjektet. Når du kommer videre gjennom prosjektets livssyklus, vil du kunne vurdere om du er på rett spor for å levere det som er oppgitt i forretningssaken. Du kan ringe om du vil slå dine økonomiske mål eller ikke.

Hvis ikke, vurder om prosjektet fortsatt er levedyktig.

Forretningssaken bør være et nyttig arbeidsdokument for en prosjektleder som forklarer nøyaktig hva som skal skje og hvorfor. Det gir også et nyttig referanse til å se tilbake, så gjør det så omfattende og overbevisende som mulig.