Store hendelsesplanlegging feil du kan forhindre

Produktet som hendelsesplanleggere lager, er både delikat og flyktig. Hendelser kan bli negativt påvirket av en rekke omstendigheter, og når skaden er ferdig, er det vanligvis umulig å "prøve igjen. "Derfor krever planlegging en slik hengivenhet til detaljer. En liten feil kan angi en kjedereaksjon som er vanskelig å gjenopprette fra. Oppført nedenfor er 5 slike feil, så vær sikker på å legge dem til din sjekkliste over forebyggbare katastrofer.

- 9 ->

Ikke tillat nok oppsetttid

Det er alltid et løp mot tid når du setter opp en hendelse, men du bør ha et anslag på hvor mye tid du trenger for å få alt på plass. Ingenting ser verre ut enn å ha et rom fullt av arbeidere som kjører om når den første gjesten kommer. Målet bør være å ha alt satt minst 15 minutter før dørene åpnes.

Ikke planlegger et gjennomgang med klienter

Regneark, e-post og banketthendelse ordre er gode verktøy for å kommunisere detaljene til et arrangement. Det kan imidlertid føre til oversikter ved å stole utelukkende på dokumenter for å male et bilde av anledningen. Den bedre strategien er å gå gjennom reiseplanen med kunden din når det er mulig. Diskuter hvert øyeblikk og detalj som om hendelsen skjedde foran deg.

Glemmer å bekrefte leverandørene dine

Din gjennomsnittlige hendelsesleverandør serverer flere kunder over flere forskjellige kategorier.

Kort sagt, dette betyr at de har mye å huske. Du vil alltid få en verbal eller e-postbekreftelse fra alle leverandører 48 timer før oppsettet. E-post er vanligvis bedre fordi du kan stave ut dine forventninger og be dem om å svare skriftlig.

Med utsikt over konkurrerende hendelser

Hvis du noen gang har hatt en "støyende nabo", vet du allerede hvordan forstyrrende disse situasjonene kan være.

Å møte andre hendelser i arenaen din kan være en stor utfordring. Derfor bør du diskutere dette scenariet på forhånd med spillestyring og dine klienter. Finn ut hvem som deler samme fellesarealer og offentlige ressurser med partiet ditt, og identifiser hvem som har myndighet til å løse støyproblemer hvis de blir et problem.

Ikke har en beredskapsplan

Hva skjer med hendelsen i tilfelle dårlig vær, eller til og med lukning av lokalet ditt? Dette er ikke enkle ting å planlegge for, men de blir umulig å klare på dagen for showet. Skriv ut beredskapsstrategien minst 2 uker i forveien for godt mål. Selv om du planlegger å avbryte arrangementet, trenger du fortsatt en organisert metode for å kontakte alle dine gjester.

Har ikke nok hjelp på hendelsesdagen

Arbeidskostnader er alltid et problem når man prøver å balansere hendelsesbudsjettene. Når det blir sagt, kan det føre til større problemer enn å gå over budsjett når det ikke hjelper hjelpende hender.Du kan ikke forvente å gjøre alt selv hvis du er eventplanleggeren. Koordinere ansatte, leverandører og detaljer er nok til å holde deg opptatt av seg selv. Ikke vær redd for å bruke et par hundre dollar til å ansette flere arbeidere fordi du ikke vil kunne når ting går i bevegelse.

Ikke bruk en pakkeliste

Administrere en eksternt hendelse krever vanligvis en omfattende liste over rekvisita. Selvfølgelig har du vanligvis flere uker for å få alle disse forsyningene i orden, men de vil ikke gjøre noe bra hvis de aldri gjør det til spillestedet. En pakkeliste gir en umiddelbar oppdatering på de tingene du må laste inn i bilen. Sikker, vil du sannsynligvis finne penner og tape for å låne på spillestedet, men hva skjer hvis du glemmer navnene dine eller din bærbare? Lag en pakke liste og sjekk den to ganger før du reiser.

Den gode nyheten er at hendelsesplanleggingsfeilene er alle lett å forebygge. Faktisk kan du skrive ut denne artikkelen og legge inn den for å tjene som en påminnelse om hva du ikke skal gjøre. Husk, forebygging er alltid enklere enn utvinning!