Typer regnskapsinformasjonssystemer

Regnskapsinformasjonssystemer samler inn og behandler transaksjonsdata og kommuniserer finansiell informasjon til interesserte parter. Det er mange typer regnskapsinformasjonssystemer, og som et resultat varierer de sterkt. En rekke faktorer påvirker disse systemene, for eksempel forretningstypen, virksomhetsstørrelsen, volumet av data, typen datahåndteringsbehov og andre faktorer.

Elektronisk databehandling (EDP) -systemer

De fleste bedrifter, med unntak av de minste, bruker datastyrte systemer, også kalt elektroniske databehandling (EDP) systemer.

Disse systemene håndterer hvert trinn i regnskapsprosessen fra å registrere den finansielle transaksjonen for å utarbeide regnskapet. Bedrifter forbedrer stadig sin systemteknologi for å forbli konkurransedyktige og å være i samsvar med Sarbanes-Oxley Act of 2002. Selv de minste bedriftene kan velge å bruke systemer som Quickbooks.

Grunnleggende om forretningstransaksjoner og forretningsprosesser

For å forstå hvordan disse regnskapsinformasjonssystemene fungerer, må du forstå de grunnleggende regnskapsbetingelsene "forretningstransaksjoner" og "forretningsprosesser". Viktigst, du trenger å forstå hvordan forretningstransaksjoner og prosesser kommer sammen for å generere finansielle rapporter. Med hensyn til regnskapsinformasjonssystemer kan forretningstransaksjoner deles inn i flere typer forretningsprosesser:

en. Inntekter og returprosesser, systemer og kontroller

Forretningstransaksjonene som faller under disse forretningsprosessene, er store mengder daglig salg, avkastning og kontantstrømstransaksjoner.

2. Utgifter og returprosesser, systemer og kontroller

Forretningstransaksjonene som faller under disse forretningsprosessene, er store volumer av utgifter, avkastning og kontantstrømstransaksjoner. Lønn og varig kjøp av transaksjoner er også i denne kategorien.

3. Konverteringsprosesser, systemer og kontroller

Forretningstransaksjonene i denne kategorien er råvarer og transaksjoner i arbeid.

4. Administrative prosesser, systemer og kontroller

De forretningstransaksjoner som er administrative er investeringer, lån og kapitaltransaksjoner.

Alle disse forretningstransaksjonene resulterer i T-kontoer som er konfigurert i General Ledger-prosesser, systemer og kontroller. Fra hovedboken utvikles både interne og eksterne regnskap. Interne finansielle rapporter kan være en aldringsplan for kundefordringer eller en statusrapport for salgsanalyse. Eksterne finansielle rapporter vil være resultatregnskap, balanse og kontantstrømoppstilling.

Typer regnskapsinformasjonssystemer

Det finnes flere typer eller kategorier av regnskapsinformasjonssystemer. Hva virksomhetsfirmaer bruker, avhenger av virksomheten, virksomhetenes størrelse, virksomhetens behov og sofistikering av virksomheten:

Manuelle systemer

Manuelle regnskapsinformasjonssystemer brukes hovedsakelig av svært små bedrifter og hjemme-baserte bedrifter. Hvis et system er helt manuelt, vil det kreve følgende: kildedokumenter, hovedbok, generell tidsskrift, og spesielle tidsskrifter eller andre tidsskrifter du måtte trenge.

Legacy Systems

Legacy systemer er ofte i eksisterende bedriftsfirmaer og ble brukt før informasjonsteknologi ble så sofistikert som det er i dag. Selv om arvsystemer ser ut til å være gammeldags, har de noen bestemte fordeler for firmaet. De inneholder verdifulle historiske data om firmaet. Det faste personalet har en tendens til å vite hvordan man bruker systemet og forstår det. Et arvssystem har vanligvis blitt tilpasset de enkelte behovene til et enkelt firma. Du finner ikke denne typen tilpasning i generiske regnskapsprogramvarepakker.

Dessverre har eldre systemer også betydelige ulemper. Ofte har de ingen dokumentasjon. Det er vanligvis vanskelig å finne reservedeler fordi maskinvare og programvare kan bli foreldet. Selv dataspråket som eldre systemer bruker, er vanligvis et eldre språk.

De fleste eldre systemer er bygget fra bunnen av.

Erstatning av eldre systemer

Du kan helt erstatte ditt eldre system med et nytt, oppdatert system. Det er ganske dyr løsning. Du kan også oppdatere arvssystemet ditt. Du kan bruke en prosedyre som kalles skjermskraping, som er en teknikk som tar dataene som vises på dataskjermen og oversetter det slik at et nyere program kan lese det. Du kan også konfigurere et enterprise-applikasjonsintegrasjonssystem. Denne typen system nettverket de forskjellige applikasjonene i arvsystemet ditt, for eksempel lager, lønn og andre.

Hvis du er en SMB, med mindre du er den minste, hone-baserte varianten, vil du at ditt regnskapsinformasjonssystem skal være oppdatert for å holde deg konkurransedyktig innen din bransje. Det er mange alternativer å velge mellom.