Enkle trinn for å opprette et prosjektbudsjett

Erfarne prosjektledere og de som jobber i store selskaper vil ha programvare og regnskapsførere for å hjelpe dem å sette sammen prosjektbudsjett. Men hva om du ikke gjør det? Hvis du stirrer på et tomt regneark eller en e-post fra prosjektsponsoren din, og ber deg om å sette sammen økonomien for prosjektet, så er denne artikkelen for deg.

Vi ser på de fem tingene du må gjøre for å skape et grunnleggende prosjektbudsjett.

Bruk oppgavelinjen

Først tar du oppgavelisten til prosjektet. Du kan også ha en arbeidsavbruddskonstruksjon, og hvis du har en, er det best å bruke det. Men en oppgaveliste vil gjøre så lenge det dekker alt som du trenger å gjøre på prosjektet.

Hvis du ikke har en oppgaveliste, er det på tide å lage en. Skriv ned alt du må gjøre og de tingene du må bygge eller lage eller fullføre før prosjektet kan fullføres. Det behøver ikke å være i noen bestemt rekkefølge, men det trenger å inkludere alt.

Endelig på dette trinnet, brainstorm ideer med prosjektgruppen din, siden det er bundet til å være noe du har glemt. Mange hoder er bedre enn en!

Estimat hver komponent

Gå nå gjennom listen din og tråkk prisen på hvert element. For eksempel kan en oppgave som sier "sette opp møter for å diskutere krav" innebære å kjøpe og ansette møterommene eller kjøpe ressurser som du trenger som en projektor eller flippekart.

Det er en kostnad involvert med det, så få sitater for romleie og annet utstyr og noter det ned.

Gjør dette for alt på oppgavelisten, slik at du ender opp med en pris mot hvert element. Noen prosjektoppgaver kan ikke ha en pris og det er OK.

Legg til estimater sammen

Neste legg sammen alle dine estimater.

Det er enklest å gjøre dette hvis du lager en liste over elementer i et regneark, legg kostnadene i den neste kolonnen og deretter kolonnen nederst. La regnearket gjøre matte for deg! Dette blir ditt budsjett regneark.

Det er også en god ide å gruppere kostnadene dine også i kategorier, slik at du lett kan se hvor størstedelen av pengene går. Bruk kategorier som 'Project Start Up', 'Infrastructure' eller 'Training' - velg grupperinger som betyr noe i prosjektets sammenheng.

Legg til beredskap og skatter

Det ville være flott hvis du hadde en krystallkule og kunne forutsi disse kostnadene med 100% nøyaktighet, men du har nok ikke selvsikkerhet i din evne til å gjøre det! Det er her beredskap kommer inn. Det er et fond av penger basert på hvor trygg du føler at du har estimatene riktig. Det er ikke knyttet til en bestemt oppgave. Det er en generell "nødpotte" i tilfelle du har noe galt eller forlot noe ved en feil.

Hvis du ikke vet hvor mye beredskap du skal legge til, gå for 10% av totalen du opprettet i trinn 3.Dette er en ikke-vitenskapelig veiledning som mange prosjektledere bruker og gir deg en liten pute i budsjettet ditt i tilfelle du trenger det.

Legg til en linje i budsjett regnearket nederst som sier "Beredskap" og angir prosentandelen du brukte.

Ikke glem å legge til noen salgsskatt eller andre skatter som ikke er eksplisitt inkludert i dine individuelle ordrelinjer.

Legg det hele opp, og det er ditt endelige budsjettbeløp.

Få godkjenning

Det siste du må gjøre er å få din leder eller prosjektsponsor til å godkjenne budsjettet. Snakk med dem om hvordan du legger det sammen, og hvilke elementer utgjør det samlede budsjettet.

Det er det! Prosjektbudsjettering er en grunnleggende prosjektledelsesferdighet, og denne veiledningen vil komme i gang med å skape et prosjektbudsjett.