Hvordan separerer du oppgaver med liten stab?

Å dele regnskapsansvar er nøkkelen til å holde nøyaktige bøker og redusere risikoen for svindel. For eksempel skal en ansatt som teller kontantbetalinger ikke også være ansvarlig for å drive kontanter til banken.

I et mindre selskap uten en stor regnskapsavdeling er separasjonsoppgaver lettere sagt enn gjort. Faktisk er en av de største risikoen for små bedrifter en mangel på adskillelse av viktige oppgaver, noe som øker sannsynligheten for risiko og eksponering for dårlig bokføring.

Enten du har legitime farer for å rette opp i prosessene dine nå eller bare vil justere bedriftens struktur for å avværge eventuelle potensielle problemer i fremtiden, her er noen ideer for å hjelpe deg med å dele ansvar selv når du har ikke mange ansatte tilgjengelig.

Krev periodiske ferier

Mange svindel har blitt avdekket når bokholderen tar sin første ferie i år eller en leder er tvunget til å ta en syk dag som bryter en lang oversikt over perfekt oppmøte. I disse situasjonene prøver erstatningen å utføre sine tildelte daglige oppgaver, men merk at tallene er av. Når ledelsen undersøker, finner de ut at deres perfekte medarbeider alltid kom til arbeid for å holde noen andre fra å oppdage svindelen.

Problemet er at ansatte som alltid kommer på jobb, ofte blir sett på som de mest verdifulle og pålitelige ansatte. Dette skaper en mulighet for dem til å utnytte sin uavhengighet og mangel på noen som sjekker sitt arbeid.

Ikke la noen medarbeider gå måneder eller år uten å ta en ekte ferie. En god medarbeider fortjener pause, og du trenger sjansen til å ta en dårlig en. Faktisk, betrakt det som et rødt flagg hvis en ansatt aldri savner en arbeidsdag, uansett hvor syk eller hvor du trenger en ferie han eller hun kan være.

Rotere ansatte fra andre steder eller endringer

Mange forbrukerorienterte bedrifter har bare en eller to ansatte som arbeider i en butikk på et gitt tidspunkt.

Når noen er alene, kan han føle større fristelse til å stjele og mindre frykt for å bli fanget.

Som med å ta ferier, vil du rotere ansatte rundt. Du kan beholde dem på deres foretrukne steder mesteparten av tiden, men har dem noen ganger jobbet i forskjellige butikker eller forskjellige skift. På den måten kan du se etter trender som kontanter kvitterer alltid gå ned når en bestemt ansatt jobber et bestemt skifte mot når andre jobber med samme skift.

Send ut regnskapsoppgaver

Du trenger ikke å gjøre all regnskap på ett sted. I stedet for at dine ansatte på frontlinjen eller ledere prøver å gjøre alt, kan du sende opp oppgaver.

• Ansatte i hver butikk kan legge inn salg og andre råregnskapsdata.
• En øverste leder på din største plassering kan ta ansvar for å godkjenne tilpasninger til kundekontoer.
• En regnskapsfører på et sentralt kontor kan forene dine kontoer og utarbeide regnskapet.

Hvis du ikke har flere steder eller flere kvalifiserte medarbeidere, er det greit. Utleverte bokføringstjenester kan hjelpe deg med å fylle ut hullene.

Opprett klare retningslinjer og prosedyrer

Mens mange velger å jobbe for små og voksende bedrifter fordi de ikke har byråkrati hos store selskaper, er det viktig å definere retningslinjer og prosedyrer i alle størrelser.

Husk at feil skjer mye oftere enn uærlighet.

Hvis noen får en oppgave å utføre alene med liten veiledning om hvordan man gjør det, kan han gjøre det på en måte som øker sjansene for å gjøre en kostbar feil. Hvis du gir noen en klar prosess for å følge og forklare at du vil ha det gjort på denne måten for å redusere risikoen for feil, vil han sannsynligvis gjøre det akkurat slik du ba ham om å gjøre det.

Dette er spesielt viktig for ansatte som har høy grad av selvstendighet og ikke har ledere som alltid sjekker sitt arbeid. På den annen side, selv om du deler oppgaver og forteller ansatte hvordan du skal utføre dem, må du sørge for at det er klart at de kan henvende deg til hjelp eller veiledning når som helst.