Unngå sen betaling og rentebetalinger fra manglende fakturafrist.

Virksomhetsutgifter bringer spekteret fra nødvendig til tilfeldig, men et frustrerende område med uforutsette utgifter er sen gebyr og unødvendig interesse. Hvis du noen gang har gått glipp av å betale et selskapsregning i tide, har du sannsynligvis opplevd en av disse uunngåelige kostnadene, mye til din chagrin. Frustrasjonen øker tifold når den profesjonelle bokholderen du har tildelt for å administrere dine kontoer, mangler forfallsdato, og forårsaker overraskende kostnader du forventet å unngå fordi du bruker en dedikert person til å løse disse problemene.

Uansett om du behandler dine betalbare betalinger ("AP") på egenhånd og kamp for å møte tidsfrister eller har problemer med å administrere bokholderen din og ser på avgifter, hoper opp, er det flere ting du kan gjør for å sikre at bokføringsprosessene dine er justert for å holde seg til forfallsdato og møte tidsfrister.

en. Undersøk dine nåværende regnskapsprosesser for å avdekke fallgruver

Hvis du allerede er offer for gjentatte forsinkelsesgebyrer og påløpte renter, må du begynne med å undersøke alle stadier av betalings- og regningsadministrasjonsprosesser. Fra hvordan innkommende fakturaer mottas i syklusene for gjennomgang, godkjenning og betalingsproblem til dokumentasjon av betalinger og innlevering av betalte fakturaer; hvert trinn bør vurderes for nøyaktighet og effektivitet.

Fremhev hvor fakturaer sitter fast i arbeidsflyten, identifiser potensielle skyldige (f.eks. Langsom postbehandlingstid, sjeldne regnskapsperioder, fraværende godkjente) og juster for å adressere de største problemområdene først.

Hvis det er flere personer involvert i AP-arbeidsflyten, får alle til å delta i å skissere prosessen for å sikre full åpenhet og ansvarlighet. Du kan tenke at e-posten er åpnet dagen den er mottatt, bare for å finne ut at den holdes i en uke før den blir sendt til regnskapsavdelingen.

2. Etablere fastsatte bokføringsprosedyrer, prosesser og forventninger

Før du søker etter en gjennomgått løsning, start med å opprette regler og forventninger for å veilede fremtidige oppgaver og funksjoner i leverandørgjeld. Kanskje dette inkluderer maksimale svarstid, en godkjenningsprosess for steg eller en forventning om at alle fakturaer blir betalt 3 dager før forfallsdato. Prosessene skal være i tråd med bedriftens mål og evner og fastslått og avtalt av alle parter for å sikre hele virksomheten i.

3. Opprett oppgaver og påminnelser i Go-to-kalender- og oppgavehåndteringsprogrammet

Den raskeste måten å inkludere automatiserte arbeidsflytfunksjoner i til regnskapsprosessene dine, er å lene på ditt nåværende oppgaveprogram og kalenderhåndteringsprogram for å imøtekomme dine oppgaver. Etter at du har etablert forventningene dine for dine forbedrede regnskapsprosesser, bryter du dem inn i enkeltoppgaver for å fullføre.Fra å registrere nye fakturaer for å videresende til godkjenningen i gjennomgangssyklusen, bør hver spesifikk oppgave opprettes som en tilbakevendende påminnelse i kalender- og oppgaveprogrammet. Den som er ansvarlig for en bestemt oppdrags utførelse, skal ha dem satt til riktig frekvens for å sikre at tiden oppfylles.

Ved å bruke en oppgavebasert tilnærming til fakturering av betaling og administrasjon, vil arbeidsprosessene være enkle og enkle å utføre. Oppgaver kan enkelt deles, overføres og vurderes for å sikre overholdelse av angitte prosesser og prosedyrer. Hver faktura vil følge samme prosess, standardisere trinn og muliggjøre større kontroll og tilsyn av bedriftsledere og eiere. Du kan enkelt sjekke oppgavene i et program (i stedet for bokholderens minne) for å se hvilke oppgaver som er merket komplett eller utestående.

4. Implementere et automatisert regnskapsprogram for arbeidsstyring

Den optimale løsningen for å unngå sen betaling, avgifter og renter er å implementere et integrert regningsføringsprogram som automatiserer arbeidsflyter, synkroniserer med regnskapsprogrammer og sikrer maksimal synlighet gjennom hele prosessen. Fra forskjellige brukerprofiler til automatiserte e-postvarsler og mobilgodkjenninger, vil integrering av et regningsadministrasjonsprogram i arbeidsflyten forbinde alle prikkene for å sikre at tidsfrister for oppgaver og kontoer ikke overses igjen.

Ikke sikker på hvor du skal begynne? Det kan virke litt overveldende først. Start med det mest enkle trinnet fra dine nåværende prosesser og bygg sakte. Du trenger ikke å overgå fra post-it til et fullt automatisert system over natten.