Administrer forretningsomkostninger

Hvis du tok deg tid til å lage en liste over alle oppgavene du trenger å gjøre for å administrere virksomheten din og deretter bestilte dem når det gjelder hvor mye du likte å gjøre dem, hvor ville regnskapsregistreringen komme i? To hundre og sytti? Eller enda lavere?

Men mens de fleste av oss definitivt anser at forretningspostadministrasjonen skal skje, og har en tendens til å gi den en lav prioritet, gjør god opptaksadministrasjon ikke bare vårt arbeidsliv lettere, men kan vi gi oss ekte stressavlastning på skattetidspunktet.

Dette er hva du kan gjøre for å gjøre opptakshåndtering enkelt:

1. Hold forretnings- og personlige utgifter separate.

Lyder lett, ikke sant? Men dette er den delen av rekordstyring som går opp til de fleste. Hvis du for eksempel tar en potensiell klient ut for en runde golf, er det for eksempel en personlig utgift eller en forretningsomkostning? (Svaret er personlig, fordi grønne avgifter ikke er fradragsberettigede forretningskostnader.) Kjøretøyer du bruker av både personlige og forretningsmessige årsaker er et annet stødig problem. Du må vite hva som kvalifiserer som legitime forretningsutgifter, og hva som ikke gjør det, og være sikker på at virksomhetsregistrene dine reflekterer dette nøyaktig (se Hvilke forretningskostnader kan jeg kreve).

2. Få tilstrekkelig dokumentasjon for alle virksomhetsutgifter.

Mange forretningsfolk gjør feilen ved å tenke at "lister" er gode nok til rekordbehandling. For eksempel har de en liste over kjøp på deres kredittkort uttalelser og tror at det er bra nok når det gjelder å kreve disse kjøpene som forretningskostnader.

Dessverre er CRA (Canada Revenue Agency) mer krevende. De godtar ikke kredittkortopplysninger eller kansellerte sjekker som tilstrekkelig dokumentasjon for utgifter når en faktura eller kvittering normalt vil bli utstedt. Se Kan jeg kreve virksomhetsutgifter uten kvitteringer. IRS er mer tilgivende, og i mangel av kvittering vil generelt akseptere kredittkortopplysninger og kansellerte sjekker som bevis på kostnadskrav.

Når det gjelder å holde opp, er det to poeng å huske på:

a) Få alltid en kvittering . Bli vant med å be om kvittering når du kjøper - uansett hvor liten. Lite utgifter legges også til, og du trenger dokumentasjonen for forretningsrekordene dine.

b) Merk dine kvitteringer, om nødvendig . Det er fortsatt virksomheter rundt de handout kvitteringer som ikke har noe på dem bortsett fra datoen varen ble kjøpt og hvor mye det kostet - noe som ikke er veldig nyttig når du stirrer på kvittering som prøver å finne ut hva varen i spørsmålet var og hvilken virksomhetskostnadskategori den passer inn i.

Når du mottar kvittering, se på det og skriv den manglende / relevante informasjonen på den, for eksempel hva kvitteringen er for og kostnadskategorien.Se 4 tips for håndtering av kvitteringer for mer om hvordan du gjør det enklere å holde kvitteringene dine.

3. Få en egen bankkonto for virksomheten din - og bruk den.

Selv om gebyrene for bankkontoer for bedrifter er notorisk høye sammenlignet med personlige kontoer, er en bankkonto for virksomheten helt nødvendig for god forretningsregistrering. En bedrifts bankkonto hjelper deg med å holde virksomheten din og dine personlige utgifter skilt. Du vil sette inn alle dine forretningsmessige inntekter i bedriftskontoen, og ta ut eventuelle forretningsrelaterte utgifter eller betalinger fra bedriftskonto.

Hvilken type bankkonto skal du få? En kontokonto - helst en som leverer månedlige utsagn og returnerer dine kansellerte sjekker til deg.

Forretningskontroller gjør det enklere for rekordbehandlingen din fordi du kan bruke notatlinjen på forsiden av hver sjekk for å dokumentere forretningsformålet med utgiften.

4. Ha og bruk et eget kredittkort for forretningskostnader.

Ved å bruke dine personlige kredittkort til forretningsformål, vil du raskt slippe deg inn i en rekordstyrings quagmire. Et forretningskredittkort forenkler virksomhetens rekordbehandling ved å bidra til å holde dine personlige og forretningsmessige utgifter skilt. (Det hjelper også med å gjøre bedriften din mer profesjonell.)

5. Hold en kjørelengde logg av forretningsreise.

Hvis du bruker noen av kjøretøyene dine til forretningsformål, vil en kjørelogg være en stor hjelp i rekordbehandling.

Merk kjørelengde (eller kilometer) avlesning på kilometertelleren i begynnelsen av året, og skriv deretter inn kjørelengde etter dato hver gang du bruker kjøretøyet til forretningsformål. Å holde kilometertallet ditt logg inn i hanskekassen på bilen din, gjør dette enkelt. Hvis du har mer enn ett kjøretøy som du bruker til forretningsformål, behold en kjørelengde logg inn hver. Se også: Motorkostnader (Inntektsskatt i Canada).

6. Oppbevar alle dine forretningsoppføringer for et bestemt skatteår sammen og på ett sted.

Å ha forretningsrekord spredt over alt, er en real time-waster når det gjelder regnskap eller forbereder dine skatter, og organisering av virksomhetsregistreringssystemet ditt etter regnskapsår vil gjøre det mye lettere å finne forretningsrekordene du trenger når du trenger dem.

Trenger du hjelp til å sette opp et arkiveringssystem? Se Mastering ditt arkiveringssystem for tips.

7. Oppbevar forretningsrekordene for riktig tid.

Av en eller annen grunn ser det ut til å være mye forvirring om hvor lenge du må beholde forretningsrekordene dine. I skattemessige tilfeller, "hvis du legger ut avkastningen din i tide, hold oppføringene i minst seks år etter utgangen av skatteåret som de vedrører" (CRA). Denne seksårsperioden starter fra siste gang du brukte forretningsregistrene, ikke fra det tidspunkt transaksjonen skjedde. For mer informasjon om å holde forretningsdata for CRA, se Hvor lenge må jeg beholde virksomhetsregistrene mine.

For US-selvangivelser, "hold oppføringer for 3 år fra datoen du sendte inn din opprinnelige retur eller 2 år fra datoen du betalte skatt, hvilken som helst senere, hvis Du sender inn et krav om kreditt eller refusjon etter at du har returnert.Oppbevar registre for 7 år hvis du legger krav på tap av verdiløse verdipapirer eller kortsiktig gjeldsavdrag.

8. Regnskapsprogramvare gjør det enkelt

Med brukervennlighet, Tilgjengelighet fra mobile enheter, og lave kostnader, kan dagens cloud-baserte programvarepakker for småbedrifter, forenkle registeradministrasjonen (se 6 fordeler ved bruk av Small Business Accounting Software). For rundt $ 10 / måned tilbyr programvareleverandører som FreshBooks og Zoho grunnleggende forrett pakker som passer for frilansere og enkeltpersoner, inkludert fakturering, kostnadssporing og enkel rapportering. Tenk på fordelene ved å sende en faktura direkte fra smarttelefonen, ta et bilde av en lunsjkvittering med en klient og en rekord det som en kostnad, eller spore betalbar tid med en innebygd tidtaker.

Disse åtte tingene du kan gjøre for å gjøre opptakshåndteringen enkle, er ikke vanskelige. Som mye av administrasjonsvirksomheten knyttet til å kjøre en virksomhet, de trenger bare å etablere gode vaner og utholdenhet. Men hvis du bruker disse reglene nå og følger gjennom, ser du en stor forskjell neste skattetid, og regnskapet ditt blir lettere hele året.

Se også:

7 måter å kontrollere kaos i din småbedrift

Ikke bare spore din tid; Administrer det!