Utarbeide og bruk en kundefordelingsrapport

En krevende aldringsrapport er en viktig rapport for å gjennomgå minst en måned, eller oftere for å være sikker på at kundene dine betaler deg.

Hva er kundefordringer?

Kundefordringer (noen ganger kalt "fordringer" eller "A / R") er de beløpene som skyldes et selskap av sine kunder. Du kan betrakte dem som "betalinger på grunn av min virksomhet."

Fordringer betraktes som forretningsmessige eiendeler fordi de har verdi, som det totale beløpet skyldes virksomheten din.

Fordringer er rangert høyt i listen over eiendeler på grunn av deres evne til å konverteres til kontanter. Kundefordringer vises på selskapets balanse, fordi disse skyldige beløp anses som eiendeler. Så snart de blir betalt - håper vi - de vil bli kontanter.

Noen kontanter eller bedrifter som er avhengige av kundens bruk av kredittkort, kan ikke ha mange fordringer. Men hvis du har en bedrift der du fakturerer kunder, og du tilbyr dem vilkår (betaling over tid, må du kunne kjøre en A / R-aldringsrapport, slik at du kan se hva som skjer fra hver kunde.

Regnskapsmetode og fordringer

Hvis virksomheten din har kunder som ikke betaler umiddelbart, bruker du sannsynligvis periodiseringsregnskapsmetoden (i motsetning til kontantregnskap). Denne regnskapsmetoden anerkjenner Inntekt når det faktureres, ikke når pengene er samlet. Det betyr at du må betale skatt basert på inntekt som du kanskje ikke har mottatt.

Prosessen med å samle inn penger fra kunder i denne typen virksomhet begynner med en faktura - En regning til en kunde. Fakturaen angir beløpet som skal betales og når det forfaller, inkludert betalingsbetingelser. Betalingsvilkårene inkluderer noen ganger rabatt for tidlig betaling.

The kundefordringsrapport er basert på beløp og vilkår som er oppgitt i fakturaen for den kunden.

Hva er en Kundefordringer for kortsiktig gjeld?

Kundefordringer (noen ganger kalt en avregning for kundefordringer) er en prosess for å kategorisere alle beløp som skylder av alle kunder, inkludert hvor lang tid beløpene har vært utestående (ubetalte), slik at du er vurderer sin alder, eller "aldring" denne informasjonen. Standardkategoriene for denne typen rapport er:

• Nåværende - Forfaller umiddelbart
• 1 - 30 dager - Forfaller innen de neste 30 dagene
• 31-60 dager - En måned forsinket
• 61 - 90 dager - to måneder forsinket
• 91 og over - mer enn to måneder forsinket

Hvis en kunde har flere regninger som ble påført på forskjellige tidspunkter, vil rapporten vise hvor mye som forfaller til hvilken tid. For eksempel, for Jim Jones:

• $ 230 30 dager
• $ 120 60 dager
• $ 390 Over 90 dager.

Formålet med denne fordringen er å vise bedriftseier hvilke fordringer som skal behandles raskere fordi de har vært forsinket lenger.

Kundefordelingsberegningsrapporten er en standardrapport som leveres med alle forretningsregnskapsprogrammer, inkludert nettbaserte systemer.

Hvorfor er en aldringsrapport for en kundefordring så viktig?

Regel nr. 1 i gjeldssamlingen er "Jo lenger en gjeld skyldes, desto mindre sannsynlig er det at du kan samle det." Så det er viktig å vite om kundene dine og deres gjeld å samle inn fra dem.

En av dine viktigste innkrevingsverktøy er en krevende aldringsrapport.

Hvordan leser jeg og bruker en A / R-aldringsrapport?

Les en antagelig årsrapport for kontoer som husker regel # 1 i samlinger / Her er noen retningslinjer du bør vurdere når du leser en årsrapport:

Først ser du på han har størst mengder penger skyldt av alle kunder. Er disse beløpene nåværende? Er de 30 dager? Eller har disse regningene vært enestående i 120 dager eller mer? Å arbeide med 80/20-prinsippet, å gå etter de største lovbrytere (ved hjelp av kollektive styringssystem, selvfølgelig) gir deg den høyeste avkastningen. Bestem hvordan du skal håndtere hver av disse store regningene, skrive opp en plan og få din kundefordringsleder å begynne å jobbe.

Neste, se på de regningene som har skjedd i lang tid. Bestem om du er klar til å ta denne kunden til neste trinn i samlingsprosessen: samlingsbyrå, eller småkraftsrett.

Eller tror du at denne regningen ikke skal betales?

Bruk ditt samlingssystem til å bestemme hvordan du kontakter alle kunder med regninger 30 dager for sent eller mer. La systemet lede deg, men ikke nøl med å gjøre unntak. For eksempel kan du vite at kundens kone har terminal kreft, og du kan bestemme deg for ikke å ta den personen til retten. Det er din bedrift; du kommer til å bestemme.

Du vil kanskje også beregne et forretningsanalysforhold kalt "gjennomsnittlig innsamlingsperiode". Denne beregningen viser antall dager i gjennomsnitt det tar å samle på forretningssalg. Over tid kan du se om dette forholdet går opp (tar lengre tid å samle inn.)

Hvis du arbeider for å forbedre samlefrekvensen din, ved å bruke krevende aldringsrapport og andre finansielle analyseværktøy som gjennomsnittlig innkallingsperiode, kan forbedre betalingene og få mer penger i virksomheten din.

Som konklusjon kan du bruke en krevende aldringsrapport for å ta beslutninger om neste trinn for alle kunder som skylder deg penger. Bruk samlingsprosessen du har satt opp, og husk alltid Regel # 1.

Tilbake til Komme betalt: Sette opp samlingssystemet