Lære om ansvarlige planer for refusjon av ansatte

En ansvarlig plan er et ansettelsesgodtgjørelsesarrangement eller en metode for å refundere ansatte til forretningsutgifter som overholder IRS-forskriftene.

Hvis virksomheten din har en ansvarlig plan, er refusjonen av visse virksomhetsutgifter ikke skattepliktig til den ansatte. Hvis din virksomhetsrefusjon plan ikke overholder IRS krav for en ansvarlig plan, disse refusjonene er skattepliktig til den ansatte, og tilbakeholdelse av føderale inntektsskatter og lønn skatt må gjøres på disse betalingene.

I tillegg må du som arbeidsgiver rapportere disse utbetalingene på ansattens W-2-skjema.

Ansvarlige planer kan omfatte godtgjørelse for en rekke forskjellige ansatteutgifter, inkludert:

• Arbeidstakers reiseutgifter, inkludert måltider og underholdning,
• Innkjøp av verktøy og utstyr, og
• Ansattes hjemkontorutgifter.

Den ansvarlige planen må også inkludere en prosedyre som krever at ansatte returnerer overskytende refusjoner (de som overstiger tillatte beløp) til arbeidsgiveren. Hvis en arbeidsgiver oppretter og opprettholder en ansvarlig plan, må ikke arbeidstakers reiseutgifter behandles som skattepliktig inntekt.

Tillatte plankrav

For å kunne betraktes som en "ansvarlig plan" av IRS, må arrangementet inneholde ALLE følgende:

1. Utgiftene må ha en forretningsforbindelse ; det vil si at de må ha blitt betalt eller pådratt når de utfører tjenester som en ansatt.
2. Arbeidsgiveren må tilstrekkelig redegjøre for arbeidsgiveren for disse utgiftene innen rimelig tid. Du må kreve at ansatte gir deg detaljert informasjon om disse utgiftene, inkludert dato, klokkeslett, sted, beløp og forretningsformål for bekostning.
3. Du må kreve at arbeidstakeren returnerer overskytende godtgjørelser innenfor en rimelig og spesifikk tidsperiode, avhengig av omstendighetene

Hvis alle tre kravene ikke er oppfylt, bestemmes planen av IRS ikke å være ansvarlig, og eventuelle utgifter som tilbakebetales til den ansatte i virksomheten din, er skattepliktig til den ansatte.

Overflødig tilbakebetaling

Overflødig tilbakebetaling er refusjon høyere enn tillatte beløp. Hvis arbeidstaker ikke returnerer mer enn en rimelig tidsperiode, er disse overskytende beløp skattepliktig til den ansatte. Den vanligste omstendigheten vil være et tilfelle hvor du gir en ansatt et forskudd før hun drar for en tur, og hennes utgifter under turen er mindre enn det avanserte beløpet.

En rimelig tidsperiode for tilbakebetaling av overskytende refusjoner bestemmes av IRS som for eksempel:

• Et forskudd mottatt innen 30 dager fra kostnaden
• Arbeidsgiveren gir en tilstrekkelig konto for utgifter innen 60 dager etter at de ble betalt eller pådratt.
• Arbeidsgiver returnerer eventuell ekstra refusjon innen 120 dager etter at den ble betalt eller pådratt.
• Ansatt er gitt en melding (minst kvartalsvis) som ber om tilbakelevering eller tilstrekkelig regnskapsføring av utestående fremskritt, og arbeidstakeren oppfyller innen 120 dager etter mottakelsen.

Innlevering av en ansvarlig plan til IRS

Nei, det er ikke krav om at du sender inn en skriftlig plan til IRS. Men du bør kunne bevise at du har definert dine krav til å refundere ansatte for utgifter. Du trenger noe skriftlig for å vise IRS at du forstår hva en ansvarlig plan er, og at du driver virksomheten din til kravene.

Først må du stille disse kravene skriftlig, som en del av retningslinjene for ansattes retningslinjer og prosedyrer.

For det andre bør du dokumentere alle transaksjoner med ansatte for deres refusjoner av utgifter, holde oppføringer for å vise at alle krav til den ansvarlige planen ble fulgt.

Ansvarlig planpåvirkning og næringsskatt

Hvorvidt disse utgiftene gjøres innenfor en ansvarlig plan, påvirker ikke din evne til å trekke disse utgiftene på din forretningsavkastning. Men du må fremdeles gi tilstrekkelig dokumentasjon for å bevise at disse utgiftene var forretningsmessige.

For reisebidrag, kan du for eksempel trekke ut bekostningen på riktig linje på din virksomhetsskattedato. For eksempel for måltider og underholdningskostnader, bruk linje 24b i Schedule C (for enslige eiere eller enkeltmedlems LLC.)