Lære om rollen til en prosjektkoordinator

Som noen erfarne prosjektleder vet, er store prosjekter ikke bare tidkrevende; de kan også være kompliserte å organisere. Med hundrevis av oppgaver å organisere, papirer til fil og ansatte til å administrere, sørger for at prosjektet er fullført så raskt og effektivt som mulig, er ingen enkel jobb.

Det er her en prosjektkoordinator kommer inn. En prosjektkoordinator er medlem av et prosjektledelse ansvarlig for å holde prosjektet organisert og løpende.

Prosjektkoordinatoren jobber sammen med prosjektlederen for å spore og dispensere all informasjonen de ulike gruppemedlemmene trenger for å gjøre jobben sin effektivt. Prosjektkoordinator er ansvarlig for å holde hele prosjektet jevnt.

Hvordan en prosjektkoordinator er forskjellig fra en prosjektleder

Selv om prosjektledere og prosjektkoordinatorer ofte jobber sammen med hverandre i komplementære roller, er deres faktiske jobbbeskrivelser unike. Prosjektkoordinatorer samler og leverer nødvendig informasjon og oppdateringer og koordinerer arbeidet gjennom hele prosjektets livssyklus. Når prosjektet er samordnet, er det opp til prosjektlederen å se prosjektet gjennom til ferdigstillelse.

Prosjektlederen utpeker prosjektkoordinatoren, og de to personene jobber side om side gjennom hele prosessen, men koordinator er mest involvert i prosjektinformasjon, mens prosjektleder sørger for at prosjektet blir gjort.

Hvilke typer oppgaver en prosjektkoordinator har

Prosjektkoordinatorer må være fleksible og dygtige til multi-tasking, da de vanligvis er pålagt å utføre et bredt utvalg av oppgaver på en daglig basis, noen ganger selv samtidig. Selv om prosjektkoordinatorens spesifikke rolle vil variere noe fra bedrift til selskap, er det følgende oppgaver som prosjektkoordinatorer vanligvis forventes å oppnå.

• Arrangere møter, holdfester
• Arranger for møter mellom lagmedlemmer og mellom lagmedlemmer og klienter
• Opptegn protokoller på møter
• Hold detaljert prosjektnotater og -oppføringer
• Utvikle prosjektstrategier
• Lag prosjektplaner
• Lag oppgavelister for lagmedlemmer
• Overvåk prosjektutvikling, budsjett, timer, etc.
• Spor og administrer innkommende papirarbeid
• Hold alle medlemmer av teamet oppdatert med dagens informasjon og papirarbeid
• Kommuniser med medarbeiderne for å sikre optimal strategi og maksimal effektivitet.

Koordinatorens jobbkrav

Fordi suksess for et prosjekt er avhengig av prosjektkoordinatorens evne til å gjøre sin jobb bra, ser selskaper til å Leieprosjektkoordinatorer er generelt ganske selektive om hvem de vil ansette.Selv om en formell grad i prosjektledelse ikke er nødvendig, vil din potensielle arbeidsgiver trolig forvente at du har noen års erfaring i bransjen du skal jobbe for, som kan inneholde en grad i feltet.

I tillegg til opplæring og erfaring, kan det hende du trenger erfaring i ulike prosjektledelsesteknikker eller programvarepakker, for eksempel PRINCE2, Microsoft Office eller Primavera. Du vil definitivt trenge gode muntlige og skriftlige kommunikasjonsferdigheter, organisatoriske ferdigheter og muligheten til multitasking effektivt i et raske miljø.

Hva det er å være en prosjektkoordinator

Jobben til en prosjektkoordinator er opptatt, rask, interessant og utfordrende. Prosjektkoordinatorer forventes å gjennomføre en rekke ulike oppgaver, hvorav mange vil variere på en daglig basis.

Selv om prosjektkoordinatorer vanligvis jobber med andre i prosjektgruppen i løpet av dagen, kan deler av jobben muligens gjøres hjemmefra eller på annen ekstern plassering hvis selskapet tillater det. Noen selskaper kan kreve at prosjektkoordinatører jobber overtid og / eller utenfor normale åpningstider, noe som kan forstyrre familieliv og ansvar.

Hva er neste for en prosjektkoordinator

Vellykkede prosjektkoordinatorer kan gå på mange forskjellige roller. Din eksponering mot prosjekter innebærer at du over tid vil få opp kompetansen til å håndtere mindre prosjekter.

Du kan da gå inn i en rolle som prosjektleder. Alternativt kan du flytte inn på prosjektledelsen og ta stilling i en mer sentral ledelsesfunksjon. Du har også fortsatt muligheten til å flytte tilbake til en avdelings- eller linjerolle, kanskje som gruppeleder, eller å drive et administrasjonslag. Du vil definitivt ha erfaring med å gjøre det.

Mange bruker prosjektkoordinering for å teste ut om de vil bli prosjektleder, og det kan fungere som en skritt for å ta på seg mer ansvar (og bli betalt mer). Hvis du vil sjekke ut prosjektledelsen og utforske hva som kan være åpen for deg, er dette et godt utgangspunkt for din karriere.

Prosjektkoordinator er en viktig rolle. Hvis du er organisert, effektiv, god til multi-tasking, en utmerket kommunikator og kjører for å lykkes, kan prosjektkoordinator være akkurat den rette jobben for deg.