Arbeidslønnfilen er lagringsplassen for alt som har å gjøre med en ansattes lønnssjekk. Hovedgrunnen til å opprette en lønnsloggfil er å begrense tilgangen til resten av konfidensiell informasjon som er plassert i personellfilen.
Lønnsfilen gjør det mulig for regnskapsansatte å betale arbeidstakeren uten å få tilgang til ansattes konfidensielle opplysninger. Regnskapspersonell kan beholde lønnsregister hvor det er fornuftig å betale ansatt.
I tilfeller der lønn og regnskap er outsourcet, er dette en enda mer anbefalt praksis for ansattes lønnsposter.
Lønnfilen begrenser tilgjengeligheten til konfidensiell ansattinformasjon. Lønnsfilen for arbeidstakere gjør det mulig for regnskaps- og finanspersonalet å få informasjonen de trenger for å betale medarbeideren på en praktisk plassering. Plasseringen skal være sikker og utilgjengelig for alle andre ansatte.
Du må imponere på regnskapsmedarbeidere at informasjonen i lønnslisten er konfidensiell og ikke skal deles uten tillatelse og signoff fra HR-ansatte. Ikke heller bør regnskapsførende dele noe informasjon om ansattes løp, kampanjer, bonuser og annen informasjon som er konfidensiell om ansatte.
Menneskelige ressurser trenger ikke å overvåke regnskapets tilgang til arbeidslønnsfilene. Som anbefalt for relaterte ansattes filer som personell og medisinske filer, bør du begrense tilgangen til lønnslisten.
Bare personer som trenger informasjonen til å gjøre jobben deres, bør se innholdet.
Innhold i en lønnslønn for arbeidstakere
Dette er en foreslått, men ikke helt omfattende, en liste over hva som tilhører en lønnslønn for arbeidstakere.
- Tilbudsbrev signert av ansattssjef, HR, og ansatt
- Betal autorisasjon signert av Human Resources og ansettelsesleder når en ansattskontrakt eksisterer.
- W-4 Form
- Papirarbeid og autorisasjon knyttet til enhver ansatt fordeler som innebærer lønnsmessig fradrag
- Direkte innskuddsgodkjenningsskjema
- Lønnsmessige tidsregnskapsskjemaer
- Tidlige ukentlige tidsskrifter
- Tidsklokkeoppføringer, hvor det brukes
- Deltakelsesregistreringer
- Kostnadsrefusjonsforespørsler inkludert dokumentasjon og kvitteringer for reise og andre autoriserte utgifter
- Undervisningsskjemaer og kvitteringer for betaling, bøker og så videre
- Betal på forhåndsskjemaer
- Lånedokumenter og betalingsplaner
- Ordrebekreftelser og registre
- Godkjennelse for utgivelse av privat informasjon
- Papirarbeid knyttet til hver ansatt øker
- Papirarbeid relatert til bonus, fortjeneste deling eller anerkjennelse utmerkelse
- W-2 skjemaer
- Godkjenning for andre lønnshandlinger som Selskapet tillater
Ytterligere dokumenter relatert til personellfiler er tilgjengelige.
- Personellfiloversikt
- Personvernfiltilgangspolicy
Også kjent som ansattes filer, ansattes poster, menneskelige ressurser, dokumentasjon
Susan Heathfield gjør sitt ytterste for å tilby nøyaktig, sunn fornuft, etisk Human Resources Management, arbeidsgiver og arbeidsplass råd på denne nettsiden, men hun er ikke en advokat. Innholdet på nettstedet skal ikke tolkes som juridisk rådgivning.
Nettstedet har et verdensomspennende publikum og arbeidslov og forskrifter varierer fra stat til stat og land til land, slik at artiklene ikke kan være endelige på alle for arbeidsplassen din. Når du er i tvil, søk alltid advokat. Informasjonen på nettstedet er kun gitt som veiledning.
MSCI Indeks: Hva er det og hva betyr det?
MSCI Indekser måler aksjemarked i ulike områder. Hvordan de jobber. Land i EM, Frontier og World Indexes.
Hva kan du forvente av lønnslønn fra din arbeidsgiver?
ØNsker gjeldende informasjon om lønnsoppdrag tilgjengelig? Se hva arbeidsgivere betaler ansatte. Du kan bli overrasket - hyggelig - eller ikke. Ta en titt.
Hva er et arbeidstidsplan for arbeidstakere?
En arbeidsplan er de dagene og timene en ansatt jobber på en ukentlig basis. Her er informasjon om arbeidsplan, inkludert hvordan arbeidsgivere setter arbeidsplaner.