Bør du gi en ansatt en bedriftsbil?

Det er en god ide å gi en ansatt bruk av en bil. Men som alltid er det mer komplisert enn det kan virke, spesielt med hensyn til skatter.

Denne artikkelen tar deg gjennom noen av problemene knyttet til ansattes drivere av personbiler.

Kun forretningsbruk er fradragsberettiget

Uansett hvem som kjører bil eller eier en bil, er det bare fradragsberettiget som forretningsomkostning. Den som kjører bilen må beholde gode journaler til kjøring for forretningsbruk.

Forretningshendelsen må registreres dagen det skjedde, og den må inneholde detaljer om formål, dato og plassering eller kjørelengde.

Du kan gi ansatte en automatisk tildeling

De fleste bedrifter gir ansatte en automatisk godtgjørelse for å tilbakebetale dem for bekostning av å kjøre bil til forretningsformål. Tillatelsen kan gis i tillegg til å gi bilen til den ansatte.

Denne godtgjørelsen er ikke skattepliktig for den ansatte, så lenge den er gitt gjennom en ansvarlig plan. En ansvarlig plan er et sett med prosedyrer virksomheten din setter på plass for å tilstrekkelig ta hensyn til pengene gitt til den ansatte. IRS ønsker å sikre at du ikke gir ansatte fordeler, men at disse er legitime forretningsutgifter betalt av den ansatte og refundert av deg.

Du må bruke en IRS-ansvarlig plan

I utgangspunktet for å ha en ansvarlig plan, må de automatiske utgiftene ha et legitimt forretnings formål, medarbeideren må gi deg tilstrekkelige oppføringer som viser forretningsmessig bruk og beløp brukt, og arbeidstaker må returnere eventuelle overskytende refusjoner innen rimelig tid.

Bilgodtgjørelsen du gir ansatte kan bestemmes ved å bruke enten standard IRS-rente (forskjellig hvert år) eller faktiske utgifter. Metoden du bruker er opp til deg, med noen begrensninger.

Hvis du ikke setter opp og bruker en ansvarlig plan, er eventuelle tillatte eller refusjoner du gir ansatte til kjøring, skattepliktig til dem, og du må inkludere refusjonsbeløpene i deres lønn og holde skatt.

Medarbeider Bruk av bil er en arbeidsbetingelsesfordel

En arbeidsvilkår, ifølge IRS, er "eiendom og tjenester du gir til en ansatt, slik at arbeidstakeren kan utføre sin jobb. " Denne ytelsen er utelukket fra arbeidstakerens inntekt, forutsatt at arbeidstakeren kunne ta fradraget på en personlig selvangivelse. I tilfelle av en bil. Husk, dette er bare forretningsmessig bruk av bilen som er (a) tillatelig som en forretningsutgift og (b) ikke skattepliktig til arbeidstaker som en fordel.

Men ansattes bruk av bilen av personlige grunner er ikke fradragsberettiget som en forretningsomkostning, enten for den ansatte eller for din virksomhet.Slik fungerer dette:

Personlig bruk av en bil er skattepliktig

I utgangspunktet er alt du gir ansatte en skattepliktig fordel. Hvis du gir en ansatt en bruk av en bil, anses personlig bruk av den ansatte for å være en ikke-kontant frie fordel.

Intuit Payroll sier, "En del av bilens verdi betraktes som en del av ansattes totale kompensasjon for skattemessige formål." Du må vurdere verdien av denne fordelen og vise den på ansattes lønn og, selvfølgelig, holde tilbake føderale og statlig skatt og FICA skatt (Social Security and Medicare skatter) fra dette beløpet, det samme som fra andre lønn og ytelser.

Biler er oppført Egenskap for en bedrift

En endelig notat: Bedriftsbiler er i en spesiell klasse eiendom for forretningsskatt. De betraktes som oppført eiendom, som inkluderer eiendom som kan brukes både av forretningsmessige og personlige grunner.

Hvorvidt du gir bilen til en ansatt eller bruker den selv, hvis bilen brukes mindre enn 50% av tiden i forretningsøyemed, kan du likevel trekke virksomheten, men du må bruke lineær avskrivninger.

Hvis du bestemmer deg for å gi en firmabil til en medarbeider

La oss se på et eksempel for å se hvordan alt dette virker:

Din bedrift leier en bil og gir den til Mary å bruke for virksomheten kjøring.

Mary må holde gode poster om splittelsen mellom forretnings og personlig bruk og gi bedriften din detaljerte rapporter. For dette formålet, la oss si at hun driver 50% for forretninger og 50% for personlig bruk.

Uansett hvem som kjører bilen, er leieavtalen i selskapets navn, så leieavgiften er fradragsberettiget som en forretningsomkostning, men bare i den utstrekning den brukes til forretningsformål. (Hvis bilen kjøpes, er avskrivningen på bilen fradragsberettiget, igjen bare for virksomhetsdelen av bruken.)

Hvis du refunderer Mary for sine kjørekostnader, trenger du ikke å vurdere dette refusjon skattepliktig hvis du har en ansvarlig plan, som beskrevet ovenfor.

Men verdien av bilen for den personlige kjøretiden må inkluderes i Marys inntekt (og tilbakeholdenhet gjelder). Hvis den månedlige leieavtalen på firmabilen Mary kjører, er $ 500, må du inkludere $ 250 i måneden i hennes lønnsslipp.

Hvorfor er det viktig å holde gode poster på forretningsbruk?

Som du kan se fra den ovennevnte diskusjonen, er det svært viktig at sjåføren til selskapsbilen holder gode registreringer for å bevise hvor mye kjøring du kjører.

Dette beviset er påkrevd:

• Så du kan refundere arbeidstakerkostnader og ikke måtte inkludere disse i arbeidstakers lønn.
• For å bevise bruk av virksomheten, slik at du ikke trenger å inkludere denne delen av bilens verdi i Medarbeideravgift,
• Så du kan trekke fra mer avskrivningsutgifter, og
• Så du kan bruke mer av verdien av bilen for andre forretningsutgifter.

Mer informasjon i IRS-publikasjoner

• IRS-publikasjon 535 - Fradragsøkonomiske utgifter
• IRS-publikasjon 15-B - Arbeidsgiverens skatteguide til fringefordeler
• IRS-publikasjon 463 - Reise-, underholdnings-, gave- og bilutgifter > IRS Skatteemne 510 - Bedriftsbruk av en bil
• Ansvarsfraskrivelse: Denne artikkelen er kun til generell informasjon.Det er ikke ment å være skatt eller juridisk rådgivning. Sjekk med skatt og finansrådgivere før du begynner å overlevere nøklene til bedriftsbiler.