Hva hvis du mister forretningsrekorder i en katastrofe?

Hvis virksomheten din har blitt rammet av en katastrofe, som en orkan, tornado eller snøstorm, må du umiddelbart kunne komme tilbake til virksomheten. En viktig ting å vurdere når du gjør affiliate katastrofeplanlegging, er hvordan du lagrer og gjenoppretter forretningsrekorder.

Hva skjer hvis du mister forretningspostene dine i en katastrofe? Det er en dobbel whammy. Du har to problemer her:

Først har du ikke postene som støtter skattefradrag generelt og

For det andre har du ikke poster for å støtte tap på grunn av katastrofen.

Støtteavdrag når dokumenter ikke er tilgjengelige

IRS krever at bedrifter (og enkeltpersoner) gir oppdrag for å støtte sine forretnings- eller personlige skattefradrag. Hvis du ikke har forretningsregistre for å støtte fradrag, og du blir revidert, har du et dilemma. Skatteforskriften fastslår at "utilgjengelighet av en skattebetalers poster ikke lindrer skattebetaleren av byrden av å demonstrere hans eller hennes rett til fradrag hevdet."

Du må forsøke å rekonstruere de tapte forretningsregistrene. Men hvis postene har gått tapt eller ødelagt i en forretningskatastrofe, hva gjør du?

Støt katastrofeskade når dokumenter ikke er tilgjengelige

I tilfelle av en katastrofe som ødelegger forretningsregistrene, følger du en to-trinns prosess.

Først, dokument at katastrofen skjedde. I en nylig (2014) saksdepartementet saksøkte Retten skattebetaleren fordi han aldri hadde meldt om katastrofen.

I dette tilfellet hevdet en skattyter at flomskader hadde forårsaket at virksomhetsregisterene hans ikke kunne gjenvinnes, men han dokumenterte ikke flomskaden med et forsikringspåstand eller annet bevis. Hvis du ikke kan bevise at postene var tapt eller ødelagt, kan IRS antar at du ikke hadde dem i utgangspunktet.

Den beste måten å dokumentere en katastrofe på er å sende et forsikringskrav. Selv om du bor i en katastrofesone, har IRS ingen måte å vite om virksomheten din hadde et tap, med mindre du legger tapet i skrift.

Slik dokumenterer du forretningsmessige tap

Du trenger din ressursregister for å dokumentere tapene til forretningsmessige eiendeler, inkludert kjøretøyer, utstyr, møbler og inventar. Rapporter dødsfall på din bedrift eller personlig selvangivelse. IRS-publikasjon 547 beskriver prosessen for å bestemme fradrag for tap, inkludert reduksjon i virkelig markedsverdi.

Du kan også søke om hjelp med FEMA (det føderale katastrofeassistentbyrået), eller sende inn en katastrofehjelpskrav hos Small Business Administration.

I tilfelle av skattemyndigheten nevnt ovenfor, hvis virksomhetsregistrene dine går tapt eller ødelagt, må du gjøre en "seriøs og overbevisende innsats" for å rekonstruere forretningsrekordene dine.

Rekonstruere poster etter en katastrofe

IRS har en utmerket publikasjon som diskuterer hvordan man rekonstruerer poster i tilfelle tap av katastrofe.

På disse skjemaene må du angi "kostnadsgrunnlaget" og "justert basis" for enhver eiendom bedriften din eier.

Kan du gjøre dette? Har du poster som viser hva du har betalt for disse tingene?

Beskyttelse av virksomhetsrekorder fra katastrofe

Selvfølgelig er den beste måten å forsikre deg om at bedriftsoppføringene dine overlever en katastrofe, å beskytte dem før katastrofen rammer.

Sikkerhetskopiere poster og ta dem til et trygt sted, borte fra virksomheten din. Sikkerhetskopiere dem også på nettet.

Les mer om hvordan du beskytter forretningsdata fra katastrofetab.

Hva skal jeg gjøre nå før katastrofen rammer virksomheten din

1. Sett opp virksomhetsregistreringssystemet slik at du har alle postene du trenger for skattemessige formål.

2. Gjør forretningsdataene dine trygge fra katastrofe, så mye som mulig.

3. Sikkerhetskopier dine poster.

For mer informasjon

Kilde: T. C. Summ. Op.

IRS-referanser du kan finne hjelpsom:

IRS-publikasjon 547: Ulykker, katastrofer og tyverier

IRS-publikasjon 584-B: Arbeidsulykke-, katastrofe- og tyveribeskrivelse arbeidsbok