Slik holder du på gode forretningsrekorder - Den enkle måten

25. mai 2015

Du har startet en bedrift, og noen (sannsynligvis banken din) sa: "Holder du gode forretningsrekorder?" Hvis det er et blankt utseende på ansiktet ditt, kan det hende du trenger litt hjelp til å finne ut hvordan forretningsregistreringsprosessen er. Hvis du har spørsmål, er svarene her:

Hvorfor trenger jeg å beholde gode forretningsrekorder?

Å holde oppføringer for forretningsøyemed er et ansvar, ikke bare noe ekstra du gjør når du har ekstra tid.

Som bedriftseier må du holde god oversikt over dine forretningsaktiviteter:

• I tilfelle en rettssak, for å sikkerhetskopiere din posisjon
• På skattetid, > å utarbeide en nøyaktig forretningsskattedato Hvis du blir revidert
• av et offentlig byrå Så
• vet du hvor mye penger du har (slik at du ikke er overført på banken ) For å svare på spørsmål
• fra kunder og leverandører.

Og de er bare bare de viktigste formålene. Du vil beholde gode poster slik at du vet om virksomheten din tjener penger.

Hvilke poster trenger jeg å beholde?

Det enkle svaret på dette er "alt". Du må registrere deg på:

Kunder eller kunder.

• Alt i forbindelse med transaksjonene du hadde med kunder eller kunder, bør oppbevares ved spørsmål. De ga deg penger, og du har et ansvar for å vise hvor det gikk. Oppbevar detaljer om regninger, kundefordringer og betalinger. leverandører.
• Det er også viktig å holde oversikt over forhandlerne dine (de personene du betaler for tjenester og produkter.) Oppbevar bestillingsbevis og betalingsbevis.

Ansatte.

• Din virksomhet er lovkrav for å beholde gode ansattes rekord. Financial.
• Fortax formål og i tilfelle en revisjon, trenger du oversikt over alle forretningstransaksjoner, lån, kjøp av eiendeler og mer. Spesielt oppbevare rekvisita om forretningsutgifter, inkludert forretningsreiser, kjørelengde, måltider og underholdning. Kontrakter og juridiske dokumenter,
• inkludert de som er knyttet til dannelsen av virksomheten din, hvilken kontrakt du har inngått. Dette inkluderer tillatelser og lisenser, registrering av varemerker, patenter eller opphavsrett, og eventuelle lån eller kredittkort. E-post og annen virksomhetskommunikasjon.
• Det er fordeler og ulemper på dette; se Susan Heathfields artikkel om internett og epostpolitikk.

Hvordan og hvor skal jeg beholde disse postene? Du kan beholde alle postene dine på en fysisk plassering, i rekordbøker eller et arkiveringssystem. Du kan også ønske å lagre poster på datamaskinen eller "i skyen", med riktig sikkerhetskopiering, selvfølgelig. Det spiller ingen rolle hvor du beholder disse postene, så lenge de nås raskt og helt når de trengs.

Hvor lenge trenger jeg å beholde disse forretningsregistrene?

Hvor lenge du må oppbevare poster, avhenger av typen poster. Det er alltid trygt å holde alt for alltid, men det blir litt overveldende.

Oppbevar skatteposter til du er sikker på at disse regnskapene ikke blir revidert. William Perez på skatteplanlegging har detaljer om å holde skatteposter. Oppbevar alle registre du brukte til å utarbeide din selvangivelse, i tillegg til avkastningen.

Ansatteposter bør holdes så lenge det er sjanse for at du kanskje trenger dem.

Dette avhenger av hvilken type post og hvilken type handling som kan treffes mot virksomheten din. Enkelte ansattes oppbevaringsinformasjon må holdes ved lov. (Ja, det er komplekst.) Du bør også beholde ansettelsesprogrammer i minst et år.

IRS har en artikkel om hvor lenge det skal holdes forretningsdata, for skatt og andre forretningsformål.

Hvordan gjør jeg denne oppføringsoppgaven enklere?

en.

Finn gode forretningsregnskapsprogrammer og bruk den. Finn programvare som lar deg automatisere regningen, og det gir deg 2. Opprett et system for å samle inn informasjon, så kontroller at det er korrekt, registrer det på riktig sted, vurder det jevnlig, og opprett det når det er nødvendig.

3. Gjør det til en vane.

Det viktigste du kan gjøre for å gjøre forretningsdokumentasjon lett, er å skape vane med å registrere hva du gjør i din bedrift som du gjør det. Dette gjelder finansielle poster, men noen form for forretningstransaksjon eller håndtering av andre parter. Sett det skriftlig og hold det du har skrevet.