Prosjektleder vet om å få jobbet ferdig

Prosjektlederen er i stadig større grad en av de viktigste rollene i dagens initiativfylte verden av gruppearbeid. Tross alt er prosjekter overalt i våre organisasjoner.

Et prosjekt er per definisjon alt arbeidet vi gjør en gang; det er midlertidig og unikt. Vi utvikler nye produkter i prosjekter. Vi implementerer nye programvare som vår bedriftens ressursplanlegging eller vår kundesamarbeidshåndteringsprogramvare via prosjektgrupper.

Selv arbeidet med innovasjon og strategiutvikling og utførelse foregår i form av prosjekter.

Individer som utfører rollen som prosjektleder i våre organisasjoner er avgjørende for firmaets overlevelse og suksess. De letter og koordinerer og driver med å få jobben gjort, og de gjør det ved å bruke både vitenskap og kunst.

Erfarne prosjektledere er dygtige til å hjelpe grupper med å ta komplekse ideer - produktspesifikasjoner eller kundens krav og bryte ideene ned i fordøyelige arbeidsstykker. De koordinerer ressursene og flyten av arbeidet; de styrer og rapporterer om budsjetter og viktigere, de leder og leder sine lagmedlemmer gjennom tøffe beslutninger og utfordrende problemer.

De beste prosjektlederne er uvurderlige produktivitetsressurser, og leksjonene de lærer og ferdigheter de dyrker, er gjerne anvendelige for oss alle i våre "ikke nok timer om dagen".

Ni leksjoner om produktivitet fra prosjektledelsens verden:

1. Tid brukt planlegging betaler utbytte. I vår raske verden har vi en uttalt tendens til å skynde seg i tiltak uten å ta seg tid til å klargjøre og planlegge. Prosjektleder forstår at tiden investert i planleggingen på forhånd, betaler teamet tilbake med tidsbesparelser i form av redusert avfall og omarbeid i fremtiden.

I min MBA-kurs på prosjektledelse gjentas dette poenget igjen og igjen av studenter, og beskriver deres nye funnert perspektiv på fordelene ved å investere rikelig med forhåndsoppklaringer og planlegging. Som jeg lærte av min far for lenge siden da jeg jobbet med husholdningsforbedringsprosjekter, "måler du to ganger, kuttet en gang. “

2. Et klart charter er uvurderlig. Charteret dokumentet i prosjektledelsen er effektivt fødsel kunngjøring av det nye initiativet. Det beskriver prosjektets formål og viktige tidsparametere. Den identifiserer sentrale roller, blant annet: kunden, prosjektlederen, prosjektsponsor og kjerneamedlemmene. Utvidede versjoner av charteret kan inneholde en liste over viktige interessenter og ytterligere forventninger til prosjektet. Dokumentet deles over hele organisasjonen, og sikrer at alle forstår betydningen av dette initiativet og de involverte personene.Det minimerer churn og forvirring og legger grunnlaget for omfattende samarbeid.

Du kan vedta konseptet av charteret til enhver aktivitet i teamet ditt som et middel til å informere alle og gi ansvarlige teammedlemmer. Hold det enkelt og utarbeide en kort kunngjøring som beskriver initiativet.

Forklar formålet, identifiser nøkkeldeltakere og be om alles støtte. Teamet ditt vil sette pris på din informasjonsdeling.

3. Vet hvem som blir rørt av ditt initiativ og involvere dem! Erfarne prosjektledere forstår hvor kritisk det er å identifisere og engasjere seg med alle parter (interessenter) som påvirkes av et initiativ. En uinformert interessent er sannsynlig å være et samarbeidsvillig individ. For å hjelpe deg med å identifisere interessenter, opprett et bilde eller kart som beskriver alle som påvirkes av eller involvert i prosjektet ditt. Dette inkluderer ledere som leverer ressurser, avdelinger som må bytte prosesser på grunn av ditt initiativ og selvfølgelig dine kunder. Riktig, rettidig og konsekvent interessentengasjement reduserer forvirring, forbedrer samarbeid og fremskynder problemløsning.

Bruk leksjonene til prosjektledere for interessentstyring med egne programmer og aktiviteter. Tegn et diagram over individene berørt av initiativet og møt dem med å få deres støtte og innsats. Sørg for å holde dem riktig involvert i kommunikasjonssløyfen som beskrevet i punkt ni nedenfor.

4. Lagene blir produktive raskere med coaching. Prosjektledere er dygtige til å danne produktive lag for midlertidige og unike tiltak, ofte med personer som aldri har jobbet sammen. De forstår utfordringene ved å sette sammen en gruppe og flytte dem fra formningsfasen til utførelsesfasen, og de trener lagene sine gjennom disse utfordringene. De legger særlig vekt på å hjelpe alle å forstå sine roller og å utvikle standarder for å diskutere, diskutere og bestemme seg. De tilbyr rikelig tilbakemelding til lagmedlemmer, og de fremmer en kultur av ansvar for ytelse.

Uansett om du leder en funksjon eller samler en arbeidsgruppe for å takle et nytt initiativ, ikke anta at laget ditt blir produktivt raskt, bare fordi du har utstedt et charter og gitt dem mulighet til å få jobben gjort. I virkeligheten blir grupper raskere og lærer å utføre når de blir veiledet og veiledet.

5. Risikovurderingen stopper aldri. De beste prosjektledere forstår at alt arbeidet handler om å håndtere risiko. De er ubarmhjertige på alle stadier av prosjektet i å jobbe med teamet deres for å identifisere potensielle risikoer og utvikle strategier for å dempe eller unngå risiko.

Innlemme risikidentifikasjon og risikovurderingsteknikker inn i ditt eget arbeid. Sørg for å identifisere personer som er ansvarlige for å identifisere risiko, og utvikle en reduksjonsplan for de største bekymringene. Enten du jobber med salg, kundesupport eller drift, vil risikoplanlegging og aktiv risikostyring spare hodepine, tid og penger.

6. En tilnærming eller et verktøy passer ikke alle sammen. Fra agile praksis til kritisk vei eller kritisk kjede prosjektledelse teknikker, den rette tilnærmingen avhenger av en rekke faktorer, inkludert: prosjektets art; Opplevelsen og utdanningen av gruppemedlemmene om ulike tilnærminger og tilgangen til støttende ressurser. Gode ​​prosjektledere velger tilnærmingen de tror beste kart på situasjonen og miljøet.

Som ledere blir vi ofte fast i en rute når vi nærmer seg arbeidet til våre lag. I virkeligheten er det flere baner for å løse alle problemer. Prosesser kan strømlinjeformes, nye tilnærminger eller ny teknologi kan bli vedtatt. Vær fleksibel og oppmuntre gruppemedlemmene dine til å identifisere forskjellige tilnærminger til deres arbeid og problemløsing. Gi dem selvstyre til å vedta den tilnærmingen de tror best passer til situasjonen.

7. Endring skjer, men det må styres for å unngå kaos. Alle erfarne prosjektleder forstår at endring er uunngåelig under et gitt prosjekt. I stedet for å motstå endring utvikler de prosesser og verktøy for å evaluere, avgjøre og kommunisere endringer i tidligere planer.

Ukontrollert endring til tidligere planer utfordrer kaos og forvirring. Vedta praksis av prosjektleder og opprett og del en endringshåndteringsprosess som gjør at folk kan foreslå ideer, få godkjenning og deretter kommunisere endringene.

8. Lederskap er forskjellen i prosjektgruppen ytelse . De sterkeste prosjektledere har flere hatter, og lederens rolle er kanskje det viktigste av alt. De forstår at de er ansvarlige for å gi en klar visjon, innstilling og forming og utforming av miljøet som er nødvendig for at laget skal lykkes. De sikrer at klare verdier for ytelse og ansvarlighet er etablert og håndhevet, og de bruker coaching ferdigheter for å veilede kontinuerlig læring og forbedring.

Det er lett å bli fanget i den endeløse strømmen av oppgaver foran deg og ditt lag. Husk at laget ditt trenger deg til å lede, ikke gjør jobben for dem. Sørg for å nærme deg hver dag som en mulighet til å støtte, veilede og trene.

9. Kommuniser ved akkurat riktig volum og frekvens . Når det gjelder å formidle informasjon om statusen til et initiativ, forstår effektive prosjektledere behovet for å skreddersy til behovene til viktige interessenter. Konsernsjefen vil ikke ha det detaljnivå som kreves av kvalitetssjefen. En fjern interessent trenger ikke daglige oppdateringer.

Arbeid for å vurdere målgruppens sanne behov for informasjon detaljer og frekvens og skreddersy oppdateringene dine tilsvarende. Du vil oppnå goodwill og minimere tid brukt til å generere rapporter og oppdateringer som ingen leser eller trenger.

Bunnlinjen for nå:

Det er mer enn noen få gode leksjoner om produktivitet, ledelse og ledelse å lære av gode prosjektledere. Bruk leksjonene klokt, og du vil forbedre din egen personlighet og team produktivitet og ytelse.