Skatteoppgavene for arbeidsgivere for arbeidstakere

Spørsmål: Hvilke årlige lønnsoppgaver må jeg ta vare på?

I tillegg til skatteplanleggingen er desember også på tide for å fullføre utbetalingsoppgavene og utarbeide det nye lønningsåret. Her er noen påminnelser som hjelper deg med å avslutte lønnslisten din i år, og gjør deg klar for neste års lønnsskatt.

Ansatt W-4 Form - Medarbeiderens tilbakeholdsbonus

Ansatte kan når som helst fullføre W-4-skjemaer, og slutten av kalenderåret er en god tid for å minne dem om å se gjennom deres W-4 for å sikre at informasjonen er nøyaktig og mengden de vil ha tilbakeholdt fra føderale inntektsskatt er nøyaktig.

Hvis staten krever inntektsskatt, bør ansatte også sjekke statens skatt på inntektsskatt for endringer og tilbakeholdsbeløp. Bare en påminnelse om at ansatte kan endre deres W-4 skjema så ofte som de vil gjennom hele året, bare ikke mer enn en gang for en lønn, selvfølgelig.

Ikke-ansatt W-9-skjema - Forespørsel om skattebetalers identifikasjonsnummer og sertifisering

En W-9-skjema er lik W-2-skjemaet, men det er for ikke-ansatte. W-9-skjemaet brukes til å verifisere personens adresse og skatteidentifikasjonsnummer. Skatte-ID-nummeret er den viktigste informasjonen, fordi IRS bruker dette til å passe 1099er arkivert av skattebetalere med 1099-er arkivert av arbeidsgivere.

Bestill W-2 skjemaer og 1099-MISC skjemaer

Hvis du sender ut egne W-2 skjemaer (årsskattens sammendrag for ansatte) og 1099-MISC skjemaer (årsskiftet skatt sammendrag for uavhengige entreprenører), nå er det på tide å bestille skjemaer for dette skatteåret.

Hvis du har en lønnservice, må du kontrollere at de har det de trenger for å forberede disse skjemaene i januar. Husk at W-2 skjemaer og 1099-MISC skjemaer må sendes til enkeltpersoner innen utgangen av januar.

Du kan få W-2 skjemaer fra kontorforsyningsbutikker, eller fra IRS. Du kan ikke bruke et W-2 skjema du laster ned fra Internett, fordi den røde blekk på kopi A er spesiell og kan ikke kopieres.

Du må bruke den offisielle skjemaet.

Les mer om W-2s og 1099s

Bekreft medarbeidsnavn og SSNs

Før du utarbeider W-2-skjemaer, må du sjekke med Sosialadministrasjonsadministrasjonen for å være sikker på ansattes navn og personnummer. match og er nøyaktig. Se SSAs Business Services Online-seksjon for mer informasjon.

Verifiser ikke-ansatt informasjon før du sender ut 1099-MISC-skjemaer.

Før du sender en ikke-ansatt, som entreprenør eller bedrift som du har betalt, må du verifisere skatte-ID-nummeret for den personen. Som nevnt ovenfor må du sende ut et W-9-skjema for å få adressen og skatte-ID-nummeret.

Andre årsskifteoppgaver for lønnsoppgjøret

• Pass på at ansattes lønninger registreres i riktig år. Bruk av regnskapskonceptet med konstruktiv kvittering som datoen da personen har ubegrenset tilgang til midlene, er det som teller. Så, sett så lønnene inn i riktig år ved å bruke lønnssjekkdatoen. Hvis du betaler lønninger til ansatte for den siste uken i desember, men lønnsslippet er datert i januar, teller inntektene til januar. Unntaket er at hvis du for en eller annen grunn forutbetaler lønn i desember, for lønnstakere, for lønn de skylder for januar. Les mer om timing av lønnskontoer ved utgangen av året, samt andre inntekter og utgiftstidsutgifter.
• Bestem hvordan du skal håndtere lønnslønn for ansatte som ikke har blitt innbetalt i lang tid. Du må gjøre en oppriktig innsats for å finne ansatt (bruk sertifiserte brev slik at du kan vise at brevet ikke var tilgjengelig). Hvis du ikke finner ansatt, er du pålagt ved lov om å veksle ubetalte lønnsslipp til statens inntektsavdeling. De vil fortsette å jobbe for å finne den enkelte. Du må også regnskapsføre lønnsansvaret for ubetalte lønnsslipp i regnskapssystemet. Måten den håndteres av, avhenger av sannsynligheten for at arbeidstakeren vil sjekke sjekken.
• Bestem skattepliktig beløp for ansatt W-2s for visse fordeler, inkludert prosenter for personlig bruk av bedriftsbiler og mobiltelefoner av eiere og ansatte og arbeidsgiverbetalt utdanningskostnader som kan være skattepliktig. Ta kontakt med skatteadministratoren om rapporteringskravene til disse fordelene.