Utvikle kontoplan for småbedrifter

Tabellen over kontoer for en liten bedrift er en plan. Det er en indeks for alle regnskapene hvor selskapet legger bort sin økonomiske informasjon. Kontoplanet er en oversikt over alle selskapets kontonavn og tall hvor det registrerer sine finansielle transaksjoner. Du utvikler et diagram over kontoer før du kan sette opp hovedboka.

Konfigurere kontoplan

Når du starter en ny bedrift, konfigurerer du kontoplanet ditt som et første skritt i etableringen av selskapets regnskapssystem.

Små bedrifter har ikke alle samme kontoplan. Kontoene du inkluderer i kontoplanet avhenger av hvilken type virksomhet du har. Hvis du for eksempel har en tjenestevirksomhet, har du ikke en lagerkonto. Hvis du har en bedrift som selger produkter, trenger du imidlertid en lagerkonto.

Når du konfigurerer ditt diagram over kontoer, tenk på fremtiden. Ikke bare tenk på regnskapene du trenger for din småbedrift nå. Tenk på kontoene du trenger 5 eller 10 år nedover linjen, og ta med dem i diagrammet ditt. Du har kanskje ikke ansatte nå, men om noen år kan du legge til ansatte i virksomheten din, så ta med de kontoene nå som du kanskje trenger i fremtiden. Det kan hende du må legge til kontoer i diagrammet ditt når du går.

Du bør opprette et nummereringssystem for kontoplanet ditt. Hvis du skal bruke et datastyrt regnskapssystem, bør diagrammet ditt være basert på et firesifret nummereringssystem.

En blokk med tall er vanligvis tilordnet hver av kategoriene som utgjør diagrammet for kontoer, og tomme tall er igjen på slutten for at flere kontoer skal legges til i fremtiden.

Som en del av regnskapssyklusen benyttes kontoplanen i journaltransaksjoner. Det er fem kategorier på kontoplanen.

Fem kategorier på regnskapstallet

1. Eiendeler
2. Forpliktelser
3. Eierandel
4. Inntekter
5. Utgifter

Eiendeler

Du vil organisere kontoplanet ditt akkurat som formatet av selskapets balanse. Assetkategorien er hvor du holder styr på hva bedriften eier. Du vil kanskje ha din Asset Category å starte med nummer 1000. Det er vanligvis antallet datastyrt regnskapsprogrammer bruker. Nummer hver aktivakonto i en sekvens som 1000, 1010, 1020, og så videre, begynner med omløpsmidler og flyttes til anleggsmidler.

Omløpsmidler vil inkludere kontoer for kontanter, for eksempel kontanter i sjekker og sparekontoer. Du kan ha kunder til hvem du utvider kreditt, så du vil trenge en kundefordringskonto. Hvis du selger produkter, trenger du en lagerkonto.

Legg inn en konto for akkumulerte avskrivninger etter din anleggskonto. Akkumulert avskrivning er alltid et negativt tall på balansen og er direkte relatert til anleggsmidlene, da det er det du avskrives. Ikke la plass til andre kontoer mellom anleggsmidler og akkumulerte avskrivninger. Du kan ha akkumulert avskrivning for mer enn ett anleggsmiddel. Du kan avskrive bygninger, kjøretøyer, forretningsmateriell og så videre.

Forpliktelser

Forpliktelseskategorien er hvor du holder oversikt over bedriftens gjeldsforpliktelser eller hva bedriften skylder eller skylder i fremtiden. Du vil kanskje begynne å nummerere gjeldsseksjonen med 2000. På samme måte som i eiendelskategorien, vil du følge den tradisjonelle balansen i utviklingen av gjeldsseksjonen i kontoplanen. Du vil ha en kortsiktig gjeldsavdeling og en langsiktig gjeldsavdeling.

Kortsiktig gjeldsavdeling vil inkludere kortsiktige gjeldskontoer som forpliktelser, kontoen der du vil registrere hva du skylder leverandørene dine. Det vil også inkludere periodiseringskontoer. Periodeoppgjør inkluderer hva du skylder i lønnsskatt og salgsskatt. Du vil også ha en konto for påløpte lønninger. Du kan også ha en gjeldende ansvarskonto for kredittkort betales og kortsiktige lån betales.

I fremtiden kan du pådra deg noen langsiktig gjeld som et boliglån. Du bør inkludere plass i diagrammet ditt for andre langsiktige gjeldskontoer.

Eierandel

Eierandelskontoer inkluderer din investering i virksomheten. Hvis du bestemmer deg for å ta på andre investorer et sted langs linjen, bør du inkludere kontoer for aksjekapital og kanskje foretrukket lager. Du vil ha en konto for beholdt inntekt for eventuell fortjeneste du pløyer tilbake til selskapet. Du starter vanligvis eierens egenkapitalkontoer med 3000.

Inntekter

Salgsinntekter er den første kontoen på resultatregnskapet som er knyttet til resultatregnskapet. Salgsinntekter er den primære inntektskilden for virksomheten din. Vanligvis begynner denne delen av kontoplanet med 4000. Sammen med salgsinntektskonto, vil du kanskje inkludere en konto for salgsrabatter og salgsavkastninger og godtgjørelser. Du vil også inkludere en konto for renteinntekter for eventuelle inntekter du tjener på bedriftens investeringer.

Salgskostnader eller kostnader for solgte varer er vanligvis den neste typen konto som skal vurderes. Selv servicevirksomheter må vurdere salgskostnader. Du inkluderer også kontoer for rabatter fra leverandører, fraktkostnader og diverse salgskostnader.

Utgifter

Den siste kategorien som er oppført på kontoplanet, er kostnadskategorien som vanligvis nummereres 5000. En praktisk måte å liste utgifter på i kontoplanen er å se på Inntektsskatteskema Schema C og følg måten utgiftene er oppført på det skjemaet. Det gjør det enkelt for deg og din regnskapsfører når skattetid kommer.Utvikle en konto for hver av utgiftene som er oppført på Schedule C pluss noen andre utgifter som er spesifikke for firmaet ditt. La flere tomme kontoer være tilgjengelig dersom du trenger dem i fremtiden. Tilordne et nummer i 5000-5999-serien til hver.

Hvis du har kommet så langt, har du utviklet oversikten over både balansen og resultatregnskapet. Du er nå klar til å bruke denne informasjonen til å utvikle regnskapsskrifter og hovedbok for bedriften din.