Forskjell mellom kontantgrunnlag og periodisert regnskapsføring

Å velge riktig regnskapsmetode for virksomheten din er en viktig beslutning som i siste instans vil lede alt fra finansiell rapportering til skatteinntekter. I de tidlige stadiene av en liten bedrift er kontantgrunnlaget ofte «go-to» -metoden for regnskapsføring, mens flere komplekse eller større bedrifter med over en million eller mer i årlige inntekter bruker periodiseringsgrunnlaget - men årsakene til et gitt valg kan variere basert på forretningsstørrelse og behov.

Faktisk, å velge riktig metode for din bedrift krever litt vurdering.

Hva er Cash Basis Accounting?

Kontantbasert regnskapsmetode er systemet som brukes av de fleste for deres personlige økonomi, for eksempel å holde oversikt over balansen i deres kontrollkontoer. Kontobasert regnskap registrerer inntekter og kostnader på tidspunktet for transaksjonen. Med en personlig kontrollkonto legges innskudd (inntekt) til balansen når midler mottas, mens sjekker (utgifter) trekkes fra når de skrives. Kontobasert regnskap for en bedrift fungerer på lignende måte. Salg registreres når betalingen er mottatt og utgifter registreres når betalt, alt uten hensyn til når tjenester leveres eller utgifter påløper. I enkleste termer er kontantbasert regnskap basert på når pengene endres hender.

Hva er periodisk regnskapsføring?

Regnskapsmessig opptjening er beregnet på å samsvare inntekter og utgifter når de påløper eller leveres, uten hensyn til når betalingen utstedes eller mottas.

Dette er markant annerledes fordi det tar sikte på å korrelere utgifter og inntekter for å gi et større mål for lønnsomhet og næringshelse. Noen eksempler på dette inkluderer:

• Din kunde legger en bestilling på $ 1 000, og du sender produktet, slik at han kan betale 30 dager for bestillingen. Du vil registrere salget i den nåværende perioden, med avregningsoppføringen til kundefordelingsseksjonen på balansen. Når du mottar betalingen fra kunden, trenger du ikke å registrere salg. I stedet vil oppføringene være til kontanter og kundefordringer.

• Du mottar en regningsregning 30. juni for juniverktøy, men du planlegger ikke å betale den til 10. juli. Før du lukker bøkene dine i juni, vil du påløpe forpliktelsen ved å legge inn en post til debit utility utgifter og kreditt forpliktelser. I juli vil du markere regningen i leverandørgjeld som betalt.
• Du fornyer en årlig programvare lisens for $ 1, 200 i januar måned. Imidlertid, i stedet for å registrere en kostnad på $ 1, 200 for januar, kostnadsføres kostnaden over hele året på $ 100 per måned.

Hva er fordelene og ulemperne til hver?

Kontantmetoden for regnskap er den enkleste metoden og metoden som er mest kjent for flertallet av mennesker. Det gir deg også det beste bildet av hvor mye penger du virkelig har tilgjengelig for å drive virksomheten din. Det kan imidlertid gi et partisk bilde av fortjeneste og tap som kostnader og inntekter blir ofte gjenkjent i ulike perioder. For eksempel, anta at du bruker $ 2 000 på 25. juni for å kjøpe produkter for å fylle kundens bestilling. Din kunde plukker opp sin ordre den 1. juli og betaler deg $ 3 000. I det usannsynlige tilfelle at du ikke hadde noen andre transaksjoner for hver måned, vil resultatregnskapet vise et tap på $ 2 000 i juni og et overskudd på $ 3 000 i juli.

Periodiseringsmetoden gjør en bedre jobb med tilsvarende inntekter og utgifter til den aktuelle perioden. Dette gir deg et bedre bilde av ditt sanne resultat eller tap. Opptjeningsmetoden har imidlertid en tendens til å skjule visningen av hvor mye operativ kontanter du faktisk har tilgjengelig, så du må kanskje utarbeide hyppige kontantstrømoppklaringer for å få et bedre bilde. Periodiseringsmetoden er også mer komplisert og tidkrevende å utføre, og krever ofte støtte fra regnskapsmessige fagfolk til å utføre og analysere.

Kan jeg velge hvilken som helst metode?

Alle kan velge å bruke periodiseringsmetoden for regnskap, men IRS har regler for hvem som kan bruke kontantmetoden.

• Selskapet opererer som et C-selskap og har brutto kvitteringer som gjennomsnittlig mer enn $ 5 millioner per år de siste tre årene.
• Du kan ikke oppfylle IRS-definisjonen av et skattesystem.
• Hvis du opprettholder en beholdning, må du bruke periodiseringsmetoden til å registrere oppkjøp og salg, men du kan bruke kontantmetoden for andre utgifter og inntekter, for eksempel leie eller renteinntekter.

Hvilken metode skal jeg velge?

Valget av en regnskapsmetode er avhengig av en rekke faktorer, for eksempel størrelsen på bedriften din, ditt komfortnivå med regnskapsmessige prosedyrer og arten av virksomheten din. Hvis du er en enkeltperson, vil dine behov ikke være det samme som en etablert produksjonsproblemer med 100 ansatte. Vær imidlertid oppmerksom på at hvis du opprettholder en beholdning, må du bruke periodiseringsmetoden til å registrere deler av oppføringene dine, og når virksomheten overskrider grensen for brutto kvittering, vil IRS trolig tvinge deg til å konvertere helt til periodisering . Du kan kanskje finne det lettere å dykke inn i periodiseringsmetoden fra begynnelsen enn å bruke en "hybrid" -metode eller bli utsatt for radikale endringer i fremtiden.