Hvordan å reparere balansen i QuickBooks

QuickBooks er kraftig regnskapsmessig programvare som gir robust rapportering og innsikt i den økonomiske helsen til selskapets bøker. Selvfølgelig hviler dette på all viktig premiss at data må skrives inn med fullstendig nøyaktighet for å sikre at kontoene legges til riktig. Inngangsfeil, avrundingsfeil og ufullstendige kapitler kan alle føre til at kontoer legger til feil og dermed reduserer nøyaktigheten av QuickBooks-setningene.

Hvis bøkene dine ikke forener, bør du forstå at Intuit inneholder en rekke verktøy for å hjelpe bedriftseiere å finne kilden til en regnskapsmessig feil og adressere den effektivt. Å reparere disse problemene umiddelbart kan bidra til at bøkene dine er nøyaktige og oppdaterte, og rapportene dine kan stole på.

en. Kjør en prøvebalanse

For at balansen skal være nøyaktig, må summen av dine rapporterte eiendeler være brutto gjeld pluss total egenkapital. Når disse kontoene ikke legger opp til nøyaktig samme verdi, anses de for ubalanserte for regnskapsmessige formål. QuickBooks kan tilby umiddelbar tilbakemelding om hvorvidt kontoene dine balanseres ved å kjøre en prøvebalanse, noe som gir et raskt oversikt over nettverdien av eventuelle kontoer som har en positiv eller negativ saldo. For formålet med en prøvebalanse, ignoreres alle kontoer som har en nullbalanse. Utgang fra en QuickBooks prøvebalanse kan forenkle å identifisere hvilke kontoer som kan ha utestående feil.

Etter å ha vurdert denne informasjonen, skriv ned hver konto som du mener kan ha problem, og hvor mye kontoen ser ut til å være unøyaktig.

2. Eksporter data

Bruk informasjon fra prøvebalansen din, og identifiser en liste over kontoer som du tror kanskje må ryddes opp. Øverst i QuickBooks-vinduet klikker du på File -> Utilities -> Export -> Lists of IIF Files.

Dette bør hente opp et vindu med tittelen "Eksporter" og en liste med avmerkingsbokser. Merk av i boksen som sier "Kontoplan" øverst på listen. Når du har valgt dette elementet, klikker du på "OK" på høyre side av vinduet. QuickBooks skal da opprette og eksportere en IIF-fil som kan åpnes i Microsoft Excel. Det er ofte en god ide å sikkerhetskopiere denne filen ved å lagre den igjen som en XLS. Konvertere IIF til en XLS-fil vil også forhindre potensielle problemer med formatering eller beskyttet modus.

3. Identifiser problematisk konto

Filen som ble opprettet i forrige trinn, kan brukes til å gjennomgå en hovedbok for hver konto du identifiserte i første trinn. Begynn med å slette de to første radene i datasettet for å gjøre informasjonen enklere å administrere og sortere. Ta en titt på kolonnene B og F, som inneholder navn og beløp for henholdsvis hver transaksjon i bøkene dine.For å gjøre disse dataene mer nyttige, sortere elementene i kolonne F fra lav til høy. Ved å enten bla gjennom den sorterte oversikten over transaksjoner eller bare bruke Excels søkefunksjon, kan du prøve å finne verdiene du identifiserte som unøyaktige i første trinn. Hvis du finner en av verdiene, må du kontrollere at du kontrollerer arbeidet ditt ved å gå tilbake til QuickBooks og kjøre QuickReport på kontoplanet.

4. Bruk Rebuild Data Utility

Med problematiske transaksjoner du identifiserer, kan du nå fortsette å reparere din skadede balanse for å sikre større nøyaktighet av fremtidige rapporter. Den enkleste måten å reparere en balanse i mange tilfeller er å bruke gjenoppbyggingsdatabasen som følger med QuickBooks. Denne funksjonen er laget for å automatisk finne og reparere feilaktige transaksjoner i en konto ved å sammenligne den med data fra den generelle balansen. Du kan kjøre gjenoppbyggingsdatabasen ved å klikke på File -> Utilities -> Rebuild Data. Hvis du har identifisert det spesifikke problemet, kan du også manuelt reparere den feilaktige transaksjonen ved å gå inn i QuickBooks-lederen. Sørg imidlertid for at du sjekker arbeidet ditt for å forhindre innføring av en ny feil som kan forverre det nåværende problemet.

5. Forhindre fremtidige problemer

Mens gjenoppbyggingsdatabasen og manuell gjennomgang vanligvis kan avdekke kilden til ubalanserte bøker, kan det være en lang og frustrerende prosess i sjeldne tilfeller å finne problemet selv.

Bedriftseiere med omfattende bøker må kanskje se gjennom tusenvis av transaksjoner for å finne en eller flere oppføringer som kan være feil. Det er derfor viktig at strategier utvikles for å forhindre bøker i å bli ubalansert igjen i fremtiden. Du bør begynne med å gjennomgå inngangsprosessen for hovedboken for å sikre at du og dine medarbeidere legger til transaksjoner i hovedboken på riktig måte. For eksempel forvirrer mange som ikke er regnskapsførere ofte debet og kreditter. Vurder å investere i trening eller jobbe med en profesjonell bokholder hvis du finner deg å kaste bort verdifulle timer som avstemmer kontoer på en rutinemessig basis.