Lære om avdrag for reparasjons- og vedlikeholdskostnader

Alle bedrifter, bedrifter av alle størrelser og eiere av utleieeiere kan trekke ut kostnader for reparasjon og vedlikehold av eiendom og utstyr. IRS ga ut nye forskrifter som trådte i kraft i 2014. Disse nye forskriftene styrket reglene for hvordan reparasjon og vedlikeholdskostnader trekkes fra.

Hvis en bestemt reparasjon gjør utstyret bedre, gjenoppretter eiendommen til sin normale tilstand, eller tilpasser eiendommen til en ny eller annen bruk, blir utgiften aktivert og avskrivet over flere år.

Reparasjons- og vedlikeholdskostnader som ikke faller under kategoriene av forbedringer, restaureringer eller tilpasninger, kan trekkes i sin helhet i året som utgiften ble betalt.

Grunnleggende

"Hvis du reparerer ting, kan du trekke det fra," sier Steve Nelson, en sertifisert offentlig regnskapsfører som har skrevet mye om å trekke reparasjoner på bloggen Evergreen Small Business og har skrevet en oppdatert e-bok Klargjøring av skjema 3115 for New Tangible Property Regulations .

- Hvis det du gjør er en forbedring, restaurering eller tilpasning, sier Nelson, "de nye reglene sier at vi skal få deg til å kapitalisere det og avskrive det, med mindre det er så mye som det er små poteter. "

Rutinemessig reparasjon og vedlikehold som kan trekkes fra med en gang

" Generelt kan du trekke beløp betalt for reparasjon og vedlikehold av materiell eiendom dersom beløpene som er betalt ikke ellers kreves for å bli aktivert. " (IRS. Gov, publikasjon 535, forretningsomkostninger, kapittel 7, avsnitt om reparasjons- og vedlikeholdskostnader.)

Ved å definere hva vi kan trekke fra når det gjelder hva vi ikke trenger å kapitalisere, tvinger dette oss til å stille spørsmålet: må denne utgiften bli kapitalisert? Hvis ikke, da kan vi trekke det fra.

I en annen del av publikasjon 535 klargjør IRS skillet mellom vedlikehold og reparasjoner:

"Reparasjoner.

Kostnaden for reparasjon eller forbedring av eiendom som brukes i din handel eller virksomhet, er enten en fradragsberettiget eller kapitalutgift. Rutinemessig vedlikehold som holder din eiendom i en normal effektiv driftstilstand, men som ikke vesentlig øker verdien eller vesentlig for lengre levetiden til eiendommen, er fradragsberettiget i året det påløper. Ellers må kostnaden aktiveres og avskrives ." (IRS. Gov, publikasjon 535, forretningsomkostninger, kapittel 11, avsnitt om reparasjoner.) Merk at IRS definerer hva de betyr ved rutinemessig vedlikehold. Rutinemessig vedlikehold, sier IRS, "holder eiendommen din i en normal effektiv driftstilstand." Et eksempel ville være å forandre oljen på en bil. Ved å skifte olje holder bilen kjører normalt og effektivt, men det gir ikke vesentlig lengre levetid for bilen.Bytting av overføring eller motor vil imidlertid vesentlig forlenge bilens brukstid, og det vil derfor være mer som en reparasjon som må aktiveres.

Kapitalisering av reparasjoner og vedlikehold: "BRA" Test

Reparasjon og vedlikeholdskostnader som gjør en eiendom

bedre eller gjenopprette til arbeidsforhold eller tilpasse eiendommen til ny bruk må aktiveres og avskrives over flere år. Dette kan lett bli husket hvis man bruker BRA-testen, en mnemonisk mynt av Tony Nitti. B

etterarbeid er reparasjoner som gjør noe bedre enn det var før. Spesielt reparasjoner faller under kategorien forbedringer hvis de: Løs en feil som eksisterte før du kjøpte eiendommen.

• Løs en feil som skjedde mens eiendommen ble laget.
• Forstørre eller utvide eiendommen slik at den har mer kapasitet, eller
• Forventes å øke egenskapens kvalitet, styrke, effektivitet eller produktivitet
• For mer informasjon, se Hva er en bedre? Seksjon av de faste eiendomsavgjørelsene Q & A.

Restaureringer, som man kan forvente, er reparasjoner som gjenoppretter noe til sin normale tilstand. Feste et tak eller erstatte taket helt er to eksempler på restaureringer. Spesielt reparasjoner faller under kategorien restaureringer hvis de reparerer at:

Gjenopprett forringet eiendom til sin "normalt effektive driftstilstand"; eller

• Erstatt en hovedkomponent eller en betydelig strukturell del av et stykke eiendom; eller
• Bygg eiendommen til like ny tilstand; eller
• Resultat i et fradragsberettiget tap, salg eller utveksling, eller skadebehandling for eiendommen eller komponenten av eiendommen.
• For mer informasjon, se Hva er beløp for å gjenopprette en eiendomsenhet? Seksjon av de faste eiendomsavgjørelsene Q & A.

A

daptations er reparasjoner som endrer hvordan eiendommen eller utstyret blir brukt. For eksempel, anta at en bygningseier konverterer en fabrikk til et showroom. Hvordan bygningen blir brukt, endres fra produksjon til detaljhandel. Siden skattebetaleren har endret hvordan han eller hun bruker eiendommen, blir eventuelle reparasjoner knyttet til tilpasning av eiendommen aktivert.

Spesielt sier IRS at en tilpasningskostnad er "Et beløp er betalt for å tilpasse en eiendomsenhet til en ny eller annen bruk hvis tilpasningen ikke stemmer overens med din vanlige bruk av eiendommen på det tidspunktet du opprinnelig plasserte det er i bruk "(fra Hva tilpasser enheten av eiendom til en ny eller annen bruk? del av de faste eiendomsavslutningsreglene Q & A).

Snarveier: De tre Safe Harbor-reglene

Den generelle regelen er at utgifter til reparasjoner og vedlikehold må aktiveres og avskrives. Det er unntak fra denne generelle regelen. Faktisk er det tre unntak, som IRS kaller trygge havner. Men selv med en trygg havn kan man ikke bare skrive ut bekostning. IRS forventer at skattebetalere skal gjøre et formelt valg (kalt "valg") ved å vedlegge en valgerklæring til deres selvangivelse.

$ 2, 500 Safe Harbor-valg for små skattebetalere.

En person eller bedrift kan umiddelbart trekke ut reparasjons- og vedlikeholdskostnader dersom kostnaden er

$ 2, 500 (eller mindre) per vare eller per faktura . En virksomhet med et "gyldig finansregnskap" har imidlertid et sikkert havnebeløp på $ 5 000. Denne grensen på $ 2 500 trer i kraft for skatteåret 2016. For skatteårene 2014 og 2015 var grensen $ 500.

Se Merknad 2015-82, Økning i Minimis Safe Harbour Limit for Skattebetalere uten en gyldig årsregnskap (pdf), på IRS nettsted for detaljer om denne endringen. For mer informasjon om denne bestemmelsen, se de minimis safe harbor valg av Q & A på IRS nettsted. Safe Harbor for små skattebetalere

Reparasjoner kan trekkes omgående dersom

totalt beløp betalt for reparasjon og vedlikehold på eiendommen er mindre enn eller lik $ 10 000 eller 2% av Den ujusterte grunnlaget for eiendommen, avhengig av hvilket beløp som er lavere . Og sikker havnen er bare tilgjengelig for bedrifter med inntekter under $ 10 millioner og eiendommen som blir reparert har et ujustert grunnlag under $ 1 millioner. For mer informasjon om denne bestemmelsen, se valg av safe harbor for små skattebetalere av Q & A på IRS-nettstedet. Safe Harbor for rutinemessig vedlikehold

Hvis reparasjonene består av rutinemessig vedlikehold, kan reparasjonskostnadene straks trekkes tilbake. Dette er typen reparasjoner som skjer regelmessig.

IRS har stavet dette ut i detalj. For at rutinemessig vedlikehold skal være umiddelbart fradragsberettiget, ønsker IRS at utgiften skal tilfredsstille

alle fire med følgende kriterier: Reparasjoner er regelmessig gjentagende aktiviteter av den typen du forventer å utføre;

1. Reparasjonene skyldes slitasje ved bruk i en handel eller virksomhet;
2. Reparasjonene er nødvendige for at eiendommen skal fungere effektivt i sin normale stand;
3. Og det er fullt forventet at reparasjonene må utføres enten:
4. Mer enn en gang i løpet av en 10-årig periode (for bygninger og strukturer knyttet til bygninger), eller
   • Mer enn en gang under eiendommens klasse liv (for eiendom annet enn bygninger).
   • (Klasselivet refererer til antall år som IRS forventer oss å avskrive eiendom. Dette er skissert i

Publikasjon 946, Slik avskrives eiendom , spesielt eiendomsklasseksjonen i kapittel 4 og vedlegg B.) - fra delen Safe Harbor for rutinemessig vedlikehold av Q & A på IRS-nettstedet. Et forsiktig ord: Den sikre vedlikeholdshavnen gjelder ikke for utgifter som faller under kategorien forbedringer. Delvis disposisjoner

Anta at en utleier erstatter et tak på en utleie eiendom. La oss tenke på denne situasjonen. Når eiendommen ble satt i tjeneste som utleie, ble prisen på eiendommen delt i to: land og bygning. Landet er en ikke-avskrevet eiendel. Kostnaden for bygningen ble balanseført og avskrevet over en årrekke (27. april).5 år for boligeiendommer eller 39 år for næringseiendom). Dermed er kostnaden av det gamle taket inkludert i byggekostnaden og avskrives over tid.

Nå byttet utleier taket. Denne typen restaurering må aktiveres og avskrives (over 27 5 år eller 39 år, som gjeldende). Så nå har utleier to eiendeler som avskrives: den opprinnelige bygningen og det nye taket. Men det gamle taket er inkludert i bygningen. Så på en måte, utleier utleier en eiendel (det gamle taket) som ikke lenger eksisterer. I dette scenariet lar IRS utleier å gjøre en delvis disposisjon. I hovedsak kan utleier avskrive kostnadene ved det gamle taket (dermed fjerne den delen av kostnaden fra bygningens avskrivningsplan).

Hva er fordelen? Dette får en umiddelbar fradrag for det gamle taket, som kompenserer ulempen med å avskrive det nye taket i flere år. Og dette fjerner det gamle taket (dets historiske kost og akkumulerte avskrivninger) av skattebetalers balanse. En ekstra bonus: "Det er ingen avskrivninger gjenoppta fordi det ikke var salg eller utveksling," sier Phil Zaman, en direktør i CBIZ National Tax Office. Dermed resulterer partielle disposisjoner i mindre akkumulerte avskrivninger for å gjenvinne om eiendommen noen gang selges i fremtiden.

Hva du trenger å se på

For å kunne avgjøre hva som kan trekkes fra og hva som skal kapitaliseres, vurderer vi hva utgiften er, hvor mye det koster og hvordan utgiften gjelder eiendommen blir reparert eller opprettholdes.

"Vi må være forsiktige, ikke bare for å skrive ting av," Nelson sier, "Disse materielle regler har sagt, vi må virkelig se på disse utgiftene." Så hvordan ser vi virkelig på disse utgiftene? For hver reparasjons- eller vedlikeholdsutgift:

Gjennomgå fakturaen for bekostning

1. Hva er utgiften for? Påfør BRA-testen: er kostnaden en forbedring, en restaurering eller en tilpasning?
2. Hvor mye koster det?
3. Er hvert element på fakturaen lik eller mindre enn $ 2, 500? Er den totale fakturaen lik eller mindre enn $ 2 500? I så fall bør du vurdere å bruke
4. de minimis safe harbor. Er beløpet lik eller mindre enn $ 10 000? Lige til eller mindre enn 2% av ujustert grunnlag av eiendommen som blir reparert? I så fall bør du vurdere å bruke safe harbor valg for små skattebetalere.
5. Hva er arten av reparasjonen? Er reparasjonen en forventet og nødvendig del av å holde eiendommen i vanlig effektiv driftstilstand? I så fall bør du vurdere å bruke sikker havn for rutinemessig vedlikehold.
6. Vurder om man kan skrive av en "delvis disposisjon".
7. Kapitaliser eventuelle utgifter etter behov, og sett opp en avskrivningsplan for å avregne reparasjonsutgiftene.
8. Ressurser for å grave dypere inn i reparasjons- og vedlikeholdsavdrag:

En dybdevisning: IRS fullfører Regs på disposisjoner av materiell avskrivbar eiendom (Parker Tax Publishing, 8. september 2014).

• Merknad 2015-82 (IRS. Gov, pdf), som endret
• de minimis sikker havnen fra $ 500 til $ 2, 500; oppsummert i IR-2015-133: For små bedrifter: IRS øker materiell eiendomsutgiftstærskel til $ 2, 500; Forenkler arkiveringen og opptakshåndtering (IRS. Gov, 24. november 2015). Materielle eiendomsforskrifter - Ofte stilte spørsmål (IRS. Gov, 13 mars 2015).
• Treasury Decision 9636: Veiledning om fradrag og kapitalisering av utgifter knyttet til materiell eiendom (IRS. Gov, effektiv dato 19. september 2013).
• Inntektsprosedyre 2015-20 (IRS. Gov, pdf); oppsummert i IR-2015-29: IRS gjør det enklere for små bedrifter å anvende reparasjonsforskrifter til 2014 og fremtidige år (IRS. gov, 13. februar 2015).
• Materielle regler for eiendom - Reparasjon av retningslinjer og ressurser (AICPA. Org)
• Gjennomføring av New Tangible Property Regulations (
• Journal of Accountancy , 31. januar 2014). Rutinemessig vedlikehold Safe Harbour under nye IRS Reparasjonsforskrifter (Nolo. Com)
• Små skattyter Safe Harbor for Reparasjon og Vedlikehold (Nolo. Com)
• Utleiers krav under IRS Repair Regulations (Nolo. Com) <