Grunnleggende prosjektledelse 101

En vellykket prosjektleder må samtidig håndtere de fire grunnleggende elementene i et prosjekt: omfang, ressurser, tid og penger. Disse elementene er sammenhengende og må styres sammen dersom prosjektet og prosjektlederen skal lykkes.

1. Omfang: Prosjektstørrelse, mål, krav
2. Ressurser: Personer, utstyr, materiale
3. Tid: Oppgavevarigheter, avhengighet, kritisk bane
4. Penger: Kostnader, uforutsetninger, fortjeneste

Det viktigste elementet: Omfang

Prosjektets omfang er definisjonen av hva prosjektet skal oppnå og budsjettet (tid og penger) som er opprettet for å oppnå disse målene. Det er viktig at eventuelle endringer i omfanget av prosjektet har en tilsvarende endring i budsjett, tid og / eller ressurser. Hvis prosjektets omfang er å bygge en bygning for å huse tre widgets med et budsjett på $ 100 000, forventes prosjektlederen å gjøre det. Men hvis omfanget blir endret til en bygning for fire widgets, må prosjektlederen skaffe seg en passende endring av tid, penger og ressurser.

- 9 ->

Ressurser

Det er 3 aspekter å forstå og administrere ressurser:

1. Mennesker
2. Utstyr
3. Materiell

En vellykket prosjektleder må effektivt administrere ressursene tildelt prosjekt, inkludert medlemmer av prosjektgruppen, leverandørpersonal og underleverandører. Du må sørge for at dine ansatte har de ferdighetene og verktøyene de trenger for å fullføre jobben, og du må kontinuerlig overvåke om du har nok personer til å fullføre prosjektet på fristen.

Det vil være din jobb å sikre at hver person forstår sin oppgave og prosjektets frister.

Når du administrerer direkte ansatte, rapporterer seniormedlemmet til hver gruppe av ansatte til deg. Ansatte kan også ha en linjeleder som gir teknisk retning. I en matrisestyringssituasjon, som et prosjektteam, er jobben din å gi prosjektretning til linjelederne.

Administrering av arbeidskontraktsunderleveranser innebærer vanligvis å styre ledelsen for underleverandører, som i sin tur klarer de ansatte.

En prosjektleder må ofte anskaffe utstyr og materialer og administrere bruken av dem, slik at teamet fungerer effektivt. Du er ansvarlig for å ha riktig utstyr og materialer på riktig sted i riktig tid.

Tid

Det er tre elementer til vellykket tidsstyring:

1. Oppgaver
2. Planlegg
3. Kritisk vei

Bygg prosjektplanen ved å oppgi alle oppgavene som skal fylles ut - Noen må gjøres i rekkefølge, andre kan overlappe eller gjøres i tandem. Tilordne en varighet til hver oppgave. Fordel de nødvendige ressursene. Bestem forgjengere (hvilke oppgaver må være ferdig før) og etterfølgere (oppgaver som ikke kan starte før etter) hver oppgave.

Prosjektstyringsprogramvare kan forenkle oppgaven med å opprette og administrere prosjektplanen.

Noen oppgaver har liten fleksibilitet i deres påkrevde start- og sluttdato. Det kalles flyte. Andre oppgaver har ingen fleksibilitet, ingen float. En linje gjennom alle oppgavene med null float kalles den kritiske banen. Alle oppgaver på denne banen, og det kan være flere parallelle baner, må fylles ut på tide hvis prosjektet skal fullføres til tiden.

Prosjektlederens viktigste tidshåndteringsoppgave er å administrere den kritiske banen.

Pengene

Det er 3 hensyn til å administrere penger:

1. Kostnader
2. Forutsetninger
3. Profit

Hver oppgave har en kostnad, enten det er kostnaden for arbeidstiden til en dataprogrammerer eller kjøpesummen på en kubikkgård betong. Ved utarbeidelsen av prosjektbudsjettet er hvert av disse kostnadene anslått og da samlet. Noen av disse estimatene vil være mer nøyaktige enn andre. Dermed bør prosjektbudsjettet inneholde en beredskapsutgift. Det er penger som er satt til side i budsjettet "bare i tilfelle" er den faktiske prisen på varen helt forskjellig fra estimatet.

Profitt er de pengene selskapet ønsker å gjøre fra oppgaven. Det er lagt på toppen av kostnaden.

Så et prosjektbudsjett består av estimert kostnad, pluss beredskap, pluss eventuell fortjeneste.

Prosjektlederens jobb er å holde den faktiske kostnaden til eller under estimerte kostnader og for å maksimere det overskuddet selskapet får på prosjektet.

En kunst og en vitenskap

Vellykket prosjektledelse er en kunst og en vitenskap som tar øvelse. Ideene som presenteres ovenfor, gir deg en grunnleggende forståelse av prosjektledelsen, men betrakter det bare en begynnelse. Hvis din jobb eller karrierevei inkluderer prosjektledelse, og du vil forbedre dine ferdigheter, snakk med vellykkede prosjektledere, les og praktiser. Prosjektledelse kan være en veldig givende karriere.