Eiendomsdokumentdeling med Google Disk

Hva er Google Disk?

Google Disk er en gratis tjeneste fra Google som kontinuerlig overvåker filer på harddisken din og støtter dem opp til skyen. Jeg sier gratis, og det er opptil 15 GB lagringsplass fordelt over Gmail, Google + bilder og Google Disk. Så, hvor mye ledig plass du har, kommer til å variere, basert på hvor mye plass du bruker for de to andre applikasjonene. Hvis du bruker Gmail eller andre Google-tjenester, bør du kunne sjekke gjeldende lagringsbruk og ledig plass på Google Storage-siden her.

Google Disk for eiendomstransaksjoner

For å bruke Google Disk må du installere det lille programmet på harddisken. Dette lager en mappe, og eventuelle filer du drar inn eller lagrer i den mappen, kopieres automatisk til Google Disk i skyen. Du trenger ikke gjøre noe, og det er en behagelig følelse å vite at du har en sky backup av viktige filer.

Avhengig av hvor mye lagringsplass du har eller ekstra du vil betale for, kan du legge så mye inn i denne mappen som du vil. Jeg betaler for 1 Terabyte plass fordi jeg har lagt hele Min Dokumenter-mappe inne i Google Disk-mappen. Det inkluderer mine bilder, og siden jeg bruker et Android-telefonkamera og har bildene mine automatisk lagret til Google +, bruker jeg mye plass. Men for å ha omtrent alt jeg gjør sikkerhetskopiert på denne måten, er det verdt $ 9. 99 / måned til meg for denne lagringen. Det er billigere flere nivåer som du kan velge fra.

For eiendommer gjør du allerede sannsynligvis det grunnleggende ved å opprette en transaksjonsmappe på harddisken for hver transaksjon. Du trenger bare å plassere den mappen i Google Disk-mappen for å få sikkerhetskopiene gjort. Men hvis du er som meg, er det noen filer jeg ikke deler med klienten, for eksempel notater eller dokumenter som er relatert til transaksjonen, men ikke av interesse eller nødvendig for klienten (e).

Bare opprett en undermappe i hovedtransaksjonsmappen, kanskje kalt Client Documents, og du plasserer alt du vil dele inn i den mappen.

Nå trenger du bare å gå til Google Disk-mappen på Internett, og bruk Share-alternativet for å dele riktig mappe med klientene dine. Sikker på at du fortsatt kan sende dem dokumentene som vedlegg, men det er flott å kunne fortelle dem at de vil ha tilgang til alle dokumenter når som helst i den delte mappen. Etter at en avtale er stengt, sender jeg en e-post til klientene mine og lar dem få vite at de skal sørge for at de laster ned alle dokumenter fra denne mappen, med mindre de allerede har arkivert dem på en eller annen måte fra e-post eller håndlevering.

** Advarsel: VIKTIG VIKTIG - Endre standard "Kan rediger" -knappen til "Kan vise."De kan fortsatt laste ned elementene. Men hvis du lar dem ha redigertilgang, kan de slette eller på annen måte flytte disse filene til datamaskinen. Hvis de gjør det, forsvinner de i Google Disk-mappen din og sikkerhetskopieres deretter og forsvinner fra harddisken!!! **

På et tidspunkt i fremtiden vil du pensjonere denne mappen for å frigjøre plass, og du vil at de skal vite at de skal få noen dokumenter de vil ha innen noen få måneder.

En annen grunn jeg betaler for 1 TB lagringsplass er at jeg vil beholde transaksjonsmapper i minst antall år som staten min krever at jeg beholder papirfiler av transaksjoner. På denne måten har jeg en papirfil , en harddiskmappefil og en online backupfil. Min stat, New Mexico, lar nå elektronisk dokumentoppbevaring, som ikke lenger krever papirfiler.

Eiendomsfiler fra første kontakt til slutt

Vi ønsker alle at hver viser at det førte til en avslutning og provisjon, men vi vet alle at det ikke er tilfelle re er dokumenter og e-postkommunikasjon som kanskje eller kanskje ikke ender med å være et forspill til en transaksjon. Ved å starte en mappe for hver kunde som når utstillingsfasen, kan jeg ganske enkelt flytte den mappen til transaksjonsmappen min senere for et komplett sett med dokumenter på ett sted.