Kildedokumenter for regnskapstransaksjoner

Hver gang et selskap foretar en finansiell transaksjon, genereres en slags papirspor. At papirsporet heter et kildedokument. Hvis en liten bedrift skriver en sjekk ut av kontokontoen for kontorrekvisita, er kildedokumentene for eksempel sjekken og kontormateriellets kvittering.

Hvorfor kilde dokumenter er viktige

Kildedokumentet er viktig for bokføring og regnskapsprosess som det er bevis på at en økonomisk transaksjon skjedde.

Hvis et selskap blir revidert, oppretter kildedokumenter sikkerhetskopi av regnskapsskrifter og hovedbok som et ubestridelig revisjonsspor.

Å holde et kildedokument for en bedrift er akkurat som å holde kvitteringer for fradragsberettigede varer for dine personlige skatter. Hvis skattene dine blir revidert, gir de bevis på at du har gjort disse kjøpene. Det samme gjelder for virksomheten din, men i virksomheten holder du ikke kun kvitteringer for fradragsberettigede utgifter. Du beholder originale dokumenter for hver finansiell transaksjon.

Hvilke kilde dokumenter gir

Et kildedokument beskriver alle grunnleggende fakta i transaksjonen, for eksempel transaksjonsbeløpet, til transaksjonen, transaksjonens formål og transaksjonsdato.

Her er noen eksempler på vanlige kildedokumenter:

• kansellert sjekk
• faktura
• kvittering for kvittering for kontanter
• datamaskingenerert kvittering
• kredittnota for kunders tilbakebetaling
• ansattskort
• innskuddsslipp

• innkjøpsordre

Slik behandler du kildedokumenter

Kildedokumentet skal registreres i riktig regnskapsfortegnelse så snart som mulig etter transaksjonen. Etter opptak skal alle kildedokumenter innleveres i et slikt system hvor de kan hentes om og når de trengs.

I enkelte tilfeller kan det til og med være viktig å gi forsvarsforsikringen for å kunne fastslå at kildedokumentet i seg selv var i din kontroll.

Kildedokumenter mot kopimaskiner

I de fleste tilfeller er kopi av kilde dokumenter lovlig akseptabelt. Inntektstjenesten har for eksempel akseptert kopi av kvitteringer siden 1997, så lenge de er lesbare, inneholder all informasjonen som er tilstede i originalen og, innenfor grensene for skanneprosessen, presenterer den informasjonen i et format som er identisk med opprinnelig.

En materialkvittering som angav de kjøpte gjenstandene og prisen som ble betalt, men som ble skannet uten leverandørens navn, ville ikke kvalifiseres. Et dokument som presenterte all informasjonen i den opprinnelige kvitten, men som er omtegnet i Word- eller Excel-format, vil heller ikke kvalifiseres.

IRS-standarden - komplett, lesbar og en nøyaktig gjengivelse av originalen - er den samme standarden som brukes i mange bedrifter og myndigheter.Andre institusjoner legger imidlertid til disse generelle kravene.

Universitetet i Washington, for eksempel, aksepterer kun som erstatning for originaldokumentet fotokopier skannet med en minimumstetthet på 300 punkter per tomme (dpi), og presenteres i enten PDF- eller TIFF-formater; Den aksepterer ikke JPEG-fotokopier.

Hvis du planlegger å skanne regnskap eller juridiske dokumenter for å legge til rette for lagring, må du kontakte den aktuelle institusjonen for å være sikker på at de vil godta dokumentene i formatet du planlegger å bruke.