Eksempel Personellassistent Jobbbeskrivelse

Posisjonsbeskrivelse:

Personalassistenten bistår med administrasjonen av den daglige driften av menneskelige ressurser og plikter. HR-assistenten utfører ansvar i noen eller alle følgende funksjonelle områder: avdelingsutvikling, HRIS, ansattes relasjoner, trening og utvikling, fordeler, kompensasjon, organisasjonsutvikling, ledende administrasjon og ansettelse.

HR-assistenten har delvis ansvar for disse områdene:

• rekruttering og bemanningslogistikk;
• ytelsesstyrings- og forbedringssporingssystemer;
• ansattes orientering, utvikling og opplæring logistikk og opptak;
• assistere med ansattes relasjoner;
• Bedriftsutvalget lette og delta
• Bedriftsmedarbeiderkommunikasjon;
• kompensasjon og fordeleradministrasjon og rekordoppbevaring;
• ansattes sikkerhet, velferd, velvære og helse rapportering; og
• arbeidstjenester;
• vedlikehold av ansattes filer og HR-arkiveringssystemet;
• assistere med den daglige effektive driften av HR-kontoret.

Human Resources Assistant bidrar til å utføre Human Resources praksis og mål som vil gi en ansatt-orientert, høyytende kultur som legger vekt på empowerment, kvalitet, produktivitet og standarder, måloppnåelse og rekruttering og kontinuerlig utvikling av en overlegen arbeidsstyrke.

Human Resources Assistant hjelper med gjennomføringen av tjenester, retningslinjer og programmer gjennom HR-ansatte; rapporterer til HR-direktøren, og bistår selskapsledere med HR-problemer.

Hovedmål:

• Arbeidskraftens sikkerhet.
• Utvikling av en overlegen arbeidsstyrke.
• Utvikling av HR-avdelingen.
• Utvikling av en ansatt-orientert bedriftskultur som vektlegger kvalitet, kontinuerlig forbedring og høy ytelse.
• Personlig kontinuerlig utvikling.

Human Resources Assistant Jobbbeskrivelse Komponenter

• Posisjonsbeskrivelse og grunnleggende krav (Du er her.)
• Viktige funksjoner: Avdelingens utvikling, HRIS, Opplæring og utvikling, Sysselsetting, ansattes relasjoner og så videre
• Påkrevd Erfaring, utdanning, ferdigheter og arbeidsvilkår Beskrevet

De viktigste områdene som en typisk HR-assistent er ansvarlig for, er uthevet her, samt mer spesifikke oppgaver innen hvert ansvarsområde.

Utvikling av Human Resources Department

• Administrerer programmer, prosedyrer og retningslinjer for å justere arbeidsstyrken med selskapets strategiske mål.
• Deltar i utviklingen av avdelingsmål, mål og systemer.
• Hjelper med sporing av avdelings- og selskapsmålinger som støtter oppnåelsen av selskapets strategiske mål.
• Forbereder og vedlikeholder rapporter som er nødvendige for å utføre funksjonene i Human Resources-avdelingen. Forbereder periodiske rapporter for ledelse, som nødvendig eller forespurt.
• Deltar i administrative stabsmøter og deltar andre møter og seminarer etter behov og representerer avdelingen.

Human Resources Information Systems (HRIS)

• Opprettholder HRIS-databasen og genererer planlagte eller forespurte rapporter for å bistå ledelsen.
• Oppdateringer av ansattes telefonkatalog og selskapsorganisasjonskart. Opprettholder en database med ansattes kontaktinformasjon.
• Kontrollerer regelmessig databasen for å sikre nøyaktighet.
• Hjelper med utvikling og oppdatering av Human Resources-delen av nettstedet.
• Holder ansattes rekord oppdatert ved å behandle ansattes statusendringer i tide.
• Opprettholder personellfiler i samsvar med gjeldende lovkrav.

Fordeler Administrasjon

• Gjør fordeler orientering og annen ytelse trening, etter behov.
• Behandler innmeldinger, endringer og avslutninger av deltakerne i alle ytelsesplaner og programmer.
• Avstemmer månedlige fakturaerklæringer mot lønnsfradrag.
• Hjelper medarbeidere med eventuelle fordringsproblemer eller bekymringer.
• Administrerer de daglige transaksjonene av 401 (k) -planen og behandler ansattes lån og applikasjoner.

Trening og utvikling

• Planlegger deltakerne inn i treningsøkter.
• Sporer deltakere og treningsrekorder.
• Angir treningsoppføringer i en database og opprettholder den.
• Sporer implementeringen av ansattes ytelsesplaner (PDPs).
• Sporer oppnåelsen av PDP-mål.

Sysselsetting

• Annonserer arbeidstakeråpninger først, internt, og deretter eksternt, i tråd med selskapets rekrutteringspolitikk. Forvalter logistikken i rekrutteringsprosessen.
• Skriver avisannonsertannonser og legger annonser på Internett på steder som er aktuelle for den åpne stillingen, inkludert jobbbrett, høyskolekarrierekontorer, fagforeninger og på selskapets nettsted.
• sorter og anmeldelser gjenopptas når de kommer på daglig basis. Administrerer strømmen av papirapplikasjoner og administrerer rekrutterings-e-postboksen. Gir den første gjennomgangen av CV. Opprettholder et arkiveringssystem som beholder kvalifiserte applikasjoner i ett år.
• Schedules intervjuer for ansettelsesansvarlig og Human Resources. Planlegger flere intervjuer etter behov.
• Meld ut kandidatens tilbudspakkepakke som forespurt og spor tilbake.
• Pass på at arbeidsplassen, datamaskinen og annet utstyr, postkasse og riktig installert programvare er klar for den nye medarbeiderens startdag.
• Gjør ny ansattes orientering.
• Forbereder papirarbeid som kreves for nye ansettelser og etablerer personellfil.
• Hjelper anlegget og frontkontoret med midlertidig bemanningsbehov ved å kontakte og jobbe med Midlertidig bemanningsbyrå.
• Gjennomfører midlertidig ansattes orientering, skaper tidsmerker, og sporer nåværende midlertidige ansattes tilstedeværelse.
• Fakser tidsblad til Midlertidig bemanningsbyrå ukentlig for lønnsbehandling.

Medarbeiderforbindelser

• Hjelper med utvikling og implementering av en arbeidstakerhåndbok og nye personellpolitikker og prosedyrer.
• Filer alle samsvarsrapporter med staten og den føderale regjeringen, inkludert EEO-1-rapporten.
• Hjelper med implementering og sporing av selskapssikkerhets- og helseprogrammer.

Kompensasjon

• Er trent i og regelmessig praksis med å sikkerhetskopiere regnskap og lønn.
• Deltar i minst en lønnsundersøkelse per år.

Organisasjonsutvikling

• Deltar i ulike komiteer for å yte HR-støtte og overvåke aktiviteter og gjennomføring av mål.
• Deltar i planlegging og gjennomføring av ulike ansattes relasjoner og medarbeidertilfredshetsinitiativer.

Administrerende administrasjon

• Sorterer post og faks; distribuerer til ansattes postkasser.
• Hjelper med styremøter: Skaper styrepakker, møtes og hilser framkomne styremedlemmer, bestiller lunsjer, reserverer.
• Konsoliderer og sender ut ukentlige rapporter til ledere.
• Koordinerer forretningsreiser og andre arrangementer etter behov.
• Bestiller blomster og kort til ansatte for hendelser som sykdom, død i familie, fødsel, eksamen, og så videre.
• Oppnår VISA og pass for ansatte som trenger å reise utenlands.

Tillegg

• Antar andre oppgaver som tildelt av HR-direktøren eller konsernsjefen.

Human Resources Assistant Jobbbeskrivelse Komponenter

• Posisjonsbeskrivelse og grunnleggende krav
• Viktige funksjoner: Avdelingens utvikling, HRIS, Opplæring og utvikling, Sysselsetting, ansattes forhold og så videre (Du er her.)
• Påkrevd Erfaring, utdanning, ferdigheter og arbeidsvilkår Beskrevet

For å utføre Human Resources Assistant-jobben, må en person være i stand til å utføre hvert vesentlig ansvar tilfredsstillende. Disse kravene er representative, men ikke all inclusive, av kunnskap, ferdigheter og evne som kreves av selskapet Human Resources Assistant.

Rimelige overnattingssteder kan gjøres for å gjøre det mulig for enkeltpersoner med funksjonshemninger å utføre de viktigste funksjonene.

Krav til menneskelige ressurser

• Utmerket datakompetanse, inkludert Word og Excel i et Microsoft Windows-miljø.
• Effektive muntlige og skriftlige kommunikasjonsevner.
• Generell kunnskap om ulike arbeidslover og praksis.
• Erfaring med administrasjon av fordeler og andre HR-programmer.
• Utmerkede mellommenneskelige ferdigheter.
• Ferdigheter i databehandling og oppbevaring.
• Kan vise høy grad av konfidensialitet.
• Utmerket organisatoriske ferdigheter.
• Må være i stand til å identifisere og løse problemer i tide.
• Må være i stand til å samle og analysere informasjonen dyktig.

Fysiske krav til HR-assistentens jobb

Disse fysiske kravene er representative for de fysiske kravene som er nødvendige for at en ansatt skal kunne utføre de viktigste funksjonene til Human Resources Assistant's jobb. Rimelig innkvartering kan gjøres for å gjøre det mulig for funksjonshemmede å utføre de beskrevne viktige funksjonene i Human Resources Assistant's jobb.

Når du utfører ansvaret for personalassistentens jobb, er den ansatte pålagt å snakke og høre. Ansatte er ofte pålagt å sitte og bruke hender og fingre, håndtere eller føle og manipulere nøkler på tastaturet.

Medarbeiderne må av og til stå, gå, nå med armer og hender, klatre opp eller balansere, og bøye, knelte, kroke eller krype.

Visjonsevner som kreves av denne jobben, inkluderer nærsynthet.

Arbeidsmiljø for HR-assistentens jobb

Under arbeidet med HR-assistentens jobb er disse arbeidsmiljøegenskapene representative for miljøet som Human Resources Assistant møter. Rimelige innkvartering kan gjøres for å gjøre det mulig for funksjonshemmede å utføre de viktigste funksjonene til Human Resources Assistant's jobb.

Under utførelsen av denne stillingen er arbeidstakeren av og til utsatt for å flytte mekaniske deler og kjøretøy. Støynivået i arbeidsmiljøet er vanligvis stille til moderat.

Konklusjon

Denne stillingsbeskrivelsen er ment å formidle informasjon som er viktig for å forstå omfanget av HR-assistentens stilling, og det er ikke ment å være en uttømmende liste over ferdigheter, innsats, plikter, ansvar eller arbeidsforhold knyttet til posisjon.

Utdanning og erfaring

• En bachelorgrad er nødvendig.
• Ett til to års generell forretningserfaring, erfaring med menneskelige ressurser foretrukket.

Ansvarsfraskrivelse:

Susan Heathfield gjør sitt ytterste for å tilby nøyaktig, sans fornuftig, humanistisk ledelse, arbeidsgiver og arbeidsplass råd både på denne nettsiden og knyttet til fra denne nettsiden, men hun er ikke advokat, og innholdet på nettstedet, mens det er autoritativt, er ikke garantert for nøyaktighet og lovlighet, og skal ikke tolkes som juridisk rådgivning.

Nettstedet har et verdensomspennende publikum og arbeidslov og forskrifter varierer fra stat til stat og land til land, slik at nettstedet ikke kan være endelig på alle av dem på arbeidsplassen din. Når du er i tvil, alltid søke juridisk råd eller hjelp fra statlige, føderale eller internasjonale statlige ressurser, for å sikre at din juridiske tolkning og avgjørelser er riktige. Informasjonen på dette nettstedet er kun for veiledning, ideer og hjelp.

Personellassistent Jobbbeskrivelse Komponenter

• Posisjonsbeskrivelse og grunnleggende krav
• Viktige funksjoner: Instituttutvikling, HRIS, Opplæring og utvikling, Sysselsetting, ansattes forhold og så videre
• Påkrevd erfaring, utdanning, ferdigheter og Arbeidsbetingelser beskrevet (Du er her.)

Ønsker du mer informasjon om jobbbeskrivelser?

• Hvordan utvikle en jobbbeskrivelse
• Human Resources Assistant
• Human Resources Generalist
• Personal Resources Manager
• HR-direktør
• Personal Recruiter