Tips for å ansette den beste eventplanleggeren eller produsenten

Det er ikke nødvendig å ansette en ekstern hendelsesplanlegger eller produsent, men du bør sørge for at du bruker tid på å sourcing de beste hendelsesplanleggerne og screener dem nøye før du forplikter deg til en for din bedrift begivenhet.

Det er en rekke variabler å vurdere når du velger ditt valg, inkludert målet for arrangementet, budsjettet du jobber med, grunnen til å ansette eksternt, og de tilgjengelige kandidatene til jobben, og heldigvis er det en Antall gode ressurser selskaper kan bruke til å velge den beste hendelsesplanleggeren eller produsenten for å bidra til å skape selskapets arrangement.

Bruk følgende veiledning for å hjelpe deg med å finne ut om du trenger en hendelsesplanlegger for ditt neste selskapshendelse, og hvis du gjør det, velger du den beste kandidaten for jobben.

Bestem hendelsesmål og behov for Event Planner

De fleste tror at det å ansette en ekstern hendelsesplanlegger eller caterer begynner å bestemme arrangementets budsjett, men sannheten er at det er viktigere å begynne med å definere hvorfor du vil holde en begivenhet i utgangspunktet. Før du når ut til en ekstern eller intern ressurs som vil hjelpe deg med å planlegge den hendelsen, vil du være i stand til å dele viktige mål for arrangementet. Svar dine egne relevante spørsmål om hvem, hva, hvor, når, hvorfor og hvordan-det vil være god tid til å gjøre justeringer senere.

Når du har definert dine mål, begynner noen klare ideer å komme frem om hvilket tema og budskap du vil formidle på ditt arrangement, men viktigst, vil du finne ut hvilke aktiviteter og tjenester du trenger den eksterne ressursen til å håndtere på dine vegne.

Du vil bestemme hvilket budsjett du har for en planlegger, og hvis de vil hjelpe til med å velge sted, bygge menyene og gi anbefalinger om mat og drikke, kildehøyttalere og underholdning, være på stedet for dagen produksjonsbehov og / eller bidra til å lage viktige kommunikasjonsdokumenter som invitasjoner og gjesteliste.

Hvis du planlegger arrangementet ditt alene og fortsatt har noen av disse behovene uoppnådd, er det sjansene for at du vil leie en hendelsesplanlegger for å håndtere disse oppgaver og ansvar.

Bruk lokale kilder til å finne en kvalifisert hendelsesplanlegger

Ofte tror folk at det muntlige er den beste måten å leie en eventplanlegger på til jubileumsfest, frokostmøte, weekendferie eller en annen type arrangement, og selv om det sikkert hjelper, er dette trolig ikke den mest effektive tilnærmingen.

Hvis du prøver å finne den beste hendelsesplanleggeren for din affære, er det best å undersøke noen som er erfarne og har et sterkt rykte i fellesskapet av arrangementplanleggere.Munn til munn gir mulighet for lett salg til en planlegger som ønsker å finne nye kunder, men peer-omdømme er svært effektiv.

Uansett om det er en sosial begivenhet eller et bedriftsforsamling, er reglene for å ansette en eventplanlegger eller caterer det samme: Du vil ansette noen som har kompetanse i å skape din type arrangement.

Vurder kapitler av profesjonelle medlemskapsgrupper eller sjekk med nasjonalt eller lokalt kapittel av Meeting Professionals International, International Special Events Society, National Association of Catering Executives eller Association of Wedding Professionals; Det er også relevant å finne ut hvem som publiserer artikler i sin bransje.

Hvis du vil vite hvem som har et rykte for å levere tjenester eller ekspertise på et bestemt marked, må du sjekke med det lokale konferansen og besøksbureauet, så mange arrangementsplanleggere er aktive medlemmer, og de opprettholder også relasjoner med lokale handelskamre. En annen måte å kildeeksperterer er å nå ut til hotellkonvensjonens salgsavdeling-de vil dele med deg som de stoler på.

Intervjuer og diskutere Eventbehov med søkerne

De fleste arrangementplanleggerne vil være ivrige etter å høre om din spesifikke begivenhet, men gi dem kortfattede detaljer først og fokusere litt mer på sin kompetanse i den første intervjuintervjuer, I løpet av hvilken tid bør du redusere antall kandidater ned til de tre sterkeste søkerne.

Du bør da be hver begivenhetsplanlegger eller deres firma om å dele informasjon om deres virksomhet, erfaring med tidligere hendelser og hvordan de planlegger uforutsetninger, nøye oppmerksom på hvordan søkerens svar og eventuelle oppfølgingsspørsmål han eller hun hun kan ha for din bedrift, arrangementet eller målene sine.

Gode planleggere vil lede deg gjennom en diskusjon for å lære om arrangementets overordnede mål, tidslinje, budsjett, gjestetall og personlige preferanser. Gode ​​planleggere vil stille deg spørsmål om din organisasjon og lære om dine mål og ditt spesielle arrangement - se etter disse tegnene når du intervjuer for å finne kandidater som skiller seg ut over resten.

Selv om det ikke alltid er mulig å møte noen i person under første intervjuintervju, spesielt hvis programmet ditt er ute av byen, kan dette være et viktig skritt i å velge riktig planlegger eller produsent for ditt arrangement og selskap.

Møter opp mot ansiktet gir innsikt utover planleggers ekspertise eller erfaring i sin rapport med teamet i ditt firma som skal hjelpe til med å skape denne hendelsen. Du vil velge en kandidat som ikke bare har en flott opplevelse track record for å produsere kvalitetshendelser, men også en som kommer sammen med teamet ditt.

Narrowing-alternativer og valg av valg

Det er ikke godt nok å gå på gutinstinkt, råd fra vennene dine eller kollegaer og kollegaer, eller det personlige møtet alene - dette er ditt arrangement, og < ditt navn og ditt rykte vil bli knyttet til det - du må også sjekke kandidatens referanser.Sørg for å be om navn på klienter kandidatene har jobbet med tidligere, men også grave inn i hver planleggers historie for å finne hendelser han eller hun ikke har nevnt. Du kan finne ut at han eller hun har smurt noen hendelser med en bestemt klient som ikke gjorde det Ikke gjør hans eller hennes CV. Når du har bekreftet at en kandidat kjører godt med firmaet ditt, demonstrerer kompetanse på området og har en ganske god forståelse av det arrangementet du vil produsere hos ham eller henne, er det på tide å begrense ditt valg til en og hør på hans eller hennes ideer om arrangementet. Basert på dine mål og ideer, vil en god arrangementplanlegger presentere deg med en plan som vil bidra til å oppnå ditt tema. Hvis det er en privat kveld og middag for en intim gruppe mennesker, bør planleggeren komme til deg med ideer som inkluderer mange av detaljene for programmet ditt.

På dette tidspunktet bør arrangementplanleggeren presentere deg med ideer som får deg til å føle at de har tatt budsjettet ditt og doblet verdien. Dette burde være tydelig i måten de kaster sin visjon for hendelsen på.

Sammenligne budsjettet til hendelsesplanleggeren

Basert på dine mål for arrangementet, er det mulig å opprette en generell følelse av hvor mye det vil koste for ulike elementer i programmet ditt, som vil variere ut fra hvilken type arrangement du er hosting og hva det inkluderer. Mange som organiserer en begivenhet for første gang, faller ofte i fellen av å ønske å planlegge en champagnehendelse på et ølbudsjett, og derfor vil mange mennesker henvende seg til deres arrangementplanlegger for å få hjelp.

En ideell kandidat vil ta det budsjettet du presenterer dem og gjøre det til noe magisk, men disse ideene kommer til en pris, og det er viktig at du spør planleggeren om å avsløre alle sine kostnader og potensielle kilder til hvordan Disse gebyrene vil bli dekket og innlemmet i det totale budsjettet. Eventplanleggeravgiftene vil variere fra planlegger til planlegger eller arrangementsselskap til arrangementsselskap.

Avhengig av arten av arrangementet blir du bedt om å levere innskudd, papirarbeid og kontrakter til arrangementsplanleggeren og arrangementer og tjenester de tilbyr. Dette er en helt akseptabel måte å håndtere forretninger på, men det beste rådet på dette punktet er å søke faglig rådgivning og aldri inngå en kontrakt som ikke er gjennomgått av din egen advokat - spesielt når det gjelder privatpersoner som kanskje ikke har samme ressurser til et stort firma.

Bli med Planner og vær forberedt på Brann og Rehire

De fleste dårlige historier som skjer i forbindelse med hendelsesplanlegging er vanligvis et resultat av manglende gjennomføring. Hendelsesplanlegging krever effektiv koordinering av logistikk og utsette disse til en tredjeparts person kan komme tilbake hvis hendelsesplanleggeren du ansatt ikke er fullt ansvarlig for bedriftens mål og mål for arrangementet.

Av denne grunn bør du som ansattssjef arbeide tett med planleggeren eller produsenten for å sikre at alle deler av produksjonen går av uten hak - å sørge for at arenaer og leverandører er klare for hendelsen for å sikre at utbetalinger har vært Gjort til hver leverandør før og etter.Dette er ikke å si at de fleste hendelsesplanleggerne ikke leverer på sine lovede tjenester, det betyr bare at du bør sørge for at logistikken er blitt bekreftet.

Hvis alt går som planlagt, vil du ha en vellykket hendelse og en utmerket eventplanleggerressurs for fremtiden, men hvis planleggingsprosessen ikke går jevnt for tjenestene som er avtalt skriftlig, er det viktig å vurdere om Prosjektet passer godt med planleggeren.

Selv om det er rimelig å være tålmodig og jobbe gjennom logistikk og potensielle misforståelser underveis, hvis du ikke mottar de tjenestene du vil, bør du være klar til å ha noen alvorlige diskusjoner. Hvis du må, vær klar til å brenne en dårlig planlegger og ha et backupalternativ til enhver tid.