Hva er møterom og hvem registrerer dem?

Møte minutter er den skriftlige eller registrerte dokumentasjonen som brukes til å informere deltakere og ikke-deltakere om det som ble diskutert og hva som skjedde under et møte. Møtminuttene blir vanligvis tatt eller registrert under møtet slik at deltakerne har en oversikt over hva som skjedde under møtet.

Protokollene inkluderer vanligvis:

• navnene på deltakerne,
• dagsordenene dekket,
• beslutningene fra deltakerne,

• oppfølgingsaksjoner begått av deltakerne,
• forfallsdato for fullføring av forpliktelser, og
• andre hendelser eller diskusjoner som er verdt å dokumentere for fremtidig gjennomgang eller historie.

Eksempler på møtemøter fokuserer på beslutninger tatt under møtet og forpliktelser fra deltakerne. Forpliktelsene er ledsaget av forfallsdato og eventuelle andre opplysninger som er nødvendige for en felles forståelse ved å møte deltakere.

Møte protokollen som et historisk dokument

Som et historisk dokument er de også nyttige for å dokumentere de sentrale ideene eller diskusjonene som førte til å ta en beslutning. For eksempel, svare på spørsmål senere når et medarbeider sier, "hva tenkte vi da vi valgte dette målet."

Effektive møtemåter utarbeide de fem alternativene laget diskuterte og hovedårsaken til at man ble valgt over de andre tilgjengelige banene.

Effektive møte minutter for det typiske forretningsmøtet trenger ikke å registrere hver diskusjon.

De trenger heller ikke, og burde ikke, si hvem som sa hva. De skal heller ikke dokumentere hva hver deltaker sier i detalj. I det oppgitte eksemplet oppsummerer en effektiv notattakeren diskusjonen i stedet for å skrive ned hvert ord.

(Erkjenn at denne regelen er forskjellig for andre typer møter i slike situasjoner som rettssaker, rettsforhandlinger og så videre.

Disse minuttene krever en nøyaktig oversikt over samtalen og utsagnene.) Men det typiske møte på arbeidsplassen ikke.

Når og hvordan å dele møtestedene

Ideelt sett blir møterministrene formidlet til møtedeltakere elektronisk ved slutten av møtet. Deltakerne har øyeblikkelig varsel om sine forpliktelser og frister. Hvis dette ikke er mulig (for eksempel notattakeren vil rydde opp feil), skal notattakeren formidle møtet minutter innen 24 timer etter møtet.

Protokollet tjener som en påminnelse om de forpliktelser lagmedlemmene som ble gjort under møtet. De hjelper deltakerne med å overføre sine møteforpliktelser til kalendere og å gjøre lister. De tjener som en påminnelse om noe som må nå deltakere før neste møte.

(Dette kan eliminere en av de mest betydningsfulle problemene med møter, som generelt utsender informasjon på møtet, slik at deltakerne bruker møtelæsningen i stedet for å samhandle.) Tross alt er ikke interaksjon poenget med et møte? For alt annet har du verktøy som e-post og Yammer.

Du vil vurdere tidligere møteres minutter ved begynnelsen av neste møte slik at folk kan sjekke dem for korrekthet og neste trinn.

Møte minutter er en effektiv bidragsyter til vellykkede møter når minutter er riktig skrevet og distribuert i tide. Dette gjelder spesielt når et lag har dannet sterke normer som støtter sin suksess.

Hvordan håndterer organisasjoner å ta møtetid?

Kritisk til møtes suksess dokumenterer notattakeren eller opptaker møtet for deltakere, historie og ansatte som trenger å vite hva som skjedde på møtet. Uten fullmøte, blir møtemulighetene til suksess redusert.

Arbeidsgiveren som tar møtet minutter er vanligvis medlem av teamet og tar notatene mens de deltar i møtet. På møter som har juridiske eller regjeringsrelaterte saker, forlikninger, eller krav som høringer, kreves styrets møter eller deponeringer, tar en ikke-deltagende person de offisielle minuttene og registrerer ofte saken.

Medarbeider som registrerer protokollen må ha et øre for detaljer for å registrere nøyaktig. Ansatte må også multitaske effektivt for å delta i møtet mens du registrerer protokollen.

I noen møter tar samme medarbeider protokollen på hvert møte. I andre passerer rollen som minutttakeren fra ansatt til ansatt. Som møteredskap bygger oppdragsgivers rolle ledelse, kommunikasjon og effektiv møtelederskap.

Hva er kravene til et møte protokoll Notat Taker?

Kravene til opptakeren eller notattakeren inkluderer:

• Ta nøyaktig inn beslutninger, forpliktelser og viktige diskusjonspunkter som er gjort på et møte.
• Ta opp handlingselementene som møter medlemmer som er forpliktet til å gjøre sammen med forfallsdatoen som medlemmene har forpliktet seg til å gjøre. Handlingsartikler har et navn vedlagt, men den generelle diskusjonen angir ikke hvem som sa hva i uformelle arbeidsplassmøter.
• Gjennomgå de store avgjørelsene og oppdragene eller frivillige forpliktelser og handlinger ved slutten av møtet, slik at deltakerne kan se gjennom og bli enige om hendelser og forpliktelser før de forlater møtet.
• Møtelederen kan be notattakeren om å treffe diskusjonen regelmessig under et møte.
• I en pågående serie møter tar notattakeren et minutt for å gjennomgå møtetidene ved begynnelsen av neste møte. De ansatte som deltar kan legge til eller rette opp noe de ikke er enige om i minuttene.
• Distribuering av en kopi av møtetidene innen 24 timer etter møtet har vært standardanbefaling av møtelederne i årevis.Nå har imidlertid opptakeren trolig tatt minutter på en elektronisk enhet som en bærbar PC eller iPad. Så notatet takeren skal distribuere møte notater etter en rask gjennomgang av stavemåte, grammatikk og klarhet - ofte på eller i løpet av minutter av møtet.

Opptakeren er en rolle som et møte må ha for å sikre at resultatene av et møte kommuniseres og håndteres av deltakerne. Uten notatene må deltakerne stole på de andre deltakerne. Garantert, dette er ikke en god plan.

Notatbehandlerens dokumentasjon av et møte er nødvendig for å møte et møte, akkurat som dokumentasjon er nødvendig for å forbedre ansattes ytelse.

Relatert til møtemåter

• Møt og hilsmøte Isbryter til lunsj
• Utvikle konsernstandarder
• Lag Normer Eksempel