Hvordan vellykkede arrangementsplanleggere blir organisert

Uansett om du er en organisasjonsbegivenhetsplanlegger eller en administrativ person, krever det grunnleggende om hendelsesplanlegging at du har sterke organisasjons-, kommunikasjons- og dokumentasjonsferdigheter. Uansett nivå av erfaring, kan selv en gjestfrihetsentusiast sette på en fantastisk forretningsarrangement med litt kreativitet og mye organisasjon underveis. Men når det gjelder arrangement planlegging, spesielt for travle arrangement planleggere med mer enn en hendelse på bøkene sine, kan organisasjonen være et større hinder enn de fleste innser.

Hvordan hendelsesplanleggere blir organisert

Organisasjonen er en av de mange nøklene til suksess for de fleste arrangementplanleggere. Ikke bare kan mastering av organisatoriske ferdigheter føre til mindre stress, men det kan også forbedre kreativiteten din som en eventplanlegger slik at du kan se det større bildet og tenke utenfor boksen og vite at du har et fast håndtak på detaljene. Her er noen måter som vellykkede hendelsesplanleggere blir organisert.

Opprett arrangementsbindinger

Opprett hendelses- og arrangementplanleggingsbindere er trolig den mest effektive måten å holde orden på for å planlegge seminarer, konferanser, interne treninger, executive møter og alle typer arrangementer. Mens mange arrangementplanleggere flytter til flere elektroniske og digitale organisasjonsverktøy, kan fysiske bindemidler fungere som stedet for de viktigste hendelses- og programdetaljer. Å holde kopier av enkelte dokumenter, notater og andre detaljer kan være en livsparer over livet til en hendelse.

Ideelt sett bør hver hendelse og / eller program ha sitt eget bindemiddel. Avhengig av kompleksiteten til arrangementet, kan bindemidlet inkludere flere seksjoner, inkludert:

• Ruteplanlegger / Agenda
• Nøkkelkontakter
• Deltakere
• Kommunikasjon
• Kontrakter
• Bankettforespørsler
• Underholdning
• Overnatting / Rooming List
• Ankomster / Avreise
• Aktiviteter
• Gaver
• Budsjett
• Diverse

Med ditt arrangement planleggingsbinder oppdateres jevnlig, vil du enkelt dele informasjon med dine interne kolleger og klienter, selv om de ikke gir deg mye tid til å forberede seg.

Bruk Eventplanlegging Programvare eller Online Document Storage

Mens hendelsesbindene dine skal inneholde alle de viktigste detaljene i hver hendelse i hard copy, skal resten av referansedata, ideer og korrespondanse også holdes organisert og sammen. I dag bruker mange arrangementplanleggere hendelsesplanlegging og administrasjonsprogramvare, men mange flere ser på nettbaserte fillagringsalternativer for å holde orden.

Online verktøy som Google Disk og Dropbox kan gi et organisert sted for alle slags elektroniske dokumenter fra regneark til fakturaer. Disse verktøyene lar deg laste opp, lagre og organisere dokumenter i elektroniske filer og mapper hvor de lett kan nås fra hvor som helst.Du kan åpne dokumenter på den bærbare datamaskinen, smarttelefonen eller nettbrettet. Du kan også enkelt legge ved disse filene til e-post eller dele dokumentet med kolleger, leverandører og kunder. Det kan være den perfekte organisasjonsløsningen for eventplanleggere som alltid er på farten.

Den organisatoriske bunnlinjen

Til slutt er det opp til deg hvordan du organiserer dokumenter, notater og korrespondanse.

Hver hendelsesplanlegger har et annet system som fungerer for dem og deres hendelser. Den viktigste faktoren bør alltid være tilgjengeligheten og beredskapen til informasjon. Så sørg for at uansett system du bruker, kan du raskt og enkelt finne informasjonen du leter etter.