Bedriftsetikett av en profesjonell telefonsvarerhilsen

Hvis din bedrift bruker avdelinger for telefonsvarer for innkommende anrop, vil du ønske å ta opp en profesjonell lydavdeling for taleposthilsen. Denne typen taleposthilsen er litt annerledes enn den personlige voicemail-hilsen som er knyttet til en persons talepostkasse. Hvis telefonsystemet ditt for eksempel tillater at en gruppe telefonforlengelser blir "samlet" sammen for å betjene alle generelle regnskapssamtaler, kan alle utvidelsene fra regnskapsavdelingen bli samlet i regnskapsavdelingens generelle utvidelse.

Når den automatiske ledsageren overfører et anrop til den forlengelsen, mottar den neste tilgjengelige utvidelsen anropet. Hvis alle Regnskapsavdelingens utvidelser er opptatt eller utilgjengelige, blir samtalen overført til avdelingens telefonsvarerboks.

Talemelding Hilsen Alternativer

Avhengig av telefonsystemet du har hos din bedrift, kan det være forskjellige alternativer for typen telefonsvarerhilsener du har lov til å komponere. Disse inkluderer:

• Generell taleposthilsen
  Den generelle taleposthilsen brukes som standard taleposthilsen hvis ingen annen hilsenstype er angitt.
• Intern telefonsvarerhilsen
  Dette brukes til å hilse på folk som ringer avdelingen din fra ditt eget firma (det vil si fra en annen utvidelse). Vanligvis gjelder dette bare for svært store selskaper.
• Ekstern taleposthilsen
  Denne hilsen vil bli spilt for folk som ringer fra utenfor firmaet ditt. Telefonens automatiske ledsager kan spille en generell bedriftshilsen som alle eksterne innringere vil høre. Hvis firmaets navn er nevnt i den hilsen, trenger du ikke å si det igjen i departementets hilsen.

• Midlertidig eller "Out of Office" Voicemail-hilsen
  Den midlertidige eller ut av telefonsvarerhilsen er satt når hele avdelingen ikke er tilgjengelig i en bestemt tidsperiode. For eksempel er avdelingen kun bemannet mellom kl. 08.00 og 17.00, eller det er et obligatorisk avdelingsmøte som fjerner alle folk fra å svare på telefonen. De fleste talepostsystemer gjør at du kan angi en utløpsdato og tid slik at du ikke trenger å huske å slå den av når avdelingen din vender tilbake til normal drift.
• På telefonen (Opptatt) Voicemail Greeting
  Denne hilsenen brukes til å informere innringere at avdelingen er tilgjengelig, men ingen kan ringe umiddelbart fordi alle utvidelser i avdelingsbassenget er opptatt med andre innringere.

Elements of Good Department Voicemail Greeting

• Avdelingsnavn
• Erklæring om at du ikke kan ringe nå
• Invitasjon til å legge igjen en melding
• Når de kan forvente et returanrop
• Ekstra alternativer som er tilgjengelige (e.g. "Trykk på pund-tasten for å gå tilbake til …")
• Nettstedadressen hvis den kan gi meningsfull informasjon
• Ikke lenger enn 20-25 sekunder (tommelfingerregel)
• Begynn ikke med " Ditt anrop er veldig viktig for oss … "hilsen. Denne setningen er overnyttet og er vanligvis en "slå av" til innringere.
• Unngå å gi ut for mye informasjon og gjøre altfor lang hilsen.

Eksempel Good Department Voicemail Hilsen

• Du har nådd regnskapsavdelingen. Alle våre representanter er opptatt av å betjene andre innringere. I stedet for å kaste bort din verdifulle tid på vent, vil vi gjerne sende samtalen innen to timer. Hvis du vil gå tilbake til forrige meny, trykker du på stjerne nå. Hvis ikke, gi oss en detaljert melding med ditt navn og nummer. Etter at du har tatt opp meldingen, kan du trykke på pund-tasten for flere alternativer. Takk for at du ringte.

• Du har nådd salgsavdelingen på Operations Tech, Inc. Alle våre salgsrepresentanter er opptatt av å betjene andre kunder, men vi vil gjerne sende samtalen så snart som mulig. For gjeldende prisinformasjon eller for å sjekke statusen for bestillingen, vennligst besøk oss på nettet. Hvis ikke, vennligst gi oss beskjed med ditt navn og nummer etter tonen. Hvis du vil gå tilbake til forrige meny, trykker du stjerneknappen nå.
• Du har nådd regnskapsavdelingen på Operations Tech, Inc. Avdelingen er for øyeblikket stengt. Våre normale driftstimer er fra kl. 08.00 til 17.00 mandag til fredag. Vi er stengt på lørdager og søndager. Du kan når som helst trykke på stjerneknappen for å gå tilbake til forrige meny. Ellers, vennligst gi oss beskjed med ditt navn og nummer, og vi vil ringe tilbake når kontoret gjenåpnes. Du kan slappe av etter å ha forlatt meldingen eller trykke på pund-tasten for flere alternativer. Takk for at du ringte.

Dårlig Voicemail Hreetings

• Du har nådd salgsavdelingen. Gi oss beskjed.
• Hei. Du har nådd regnskapsavdelingen ved XYZ. com. Alle regnskapsførere deltar for tiden på et obligatorisk avdelingsmøte, og ingen er tilgjengelig for å ringe. Anropet ditt er veldig viktig for oss, og vi vil gjerne returnere anropet ditt så snart vi kommer tilbake. Det er imidlertid slutten av året, og vår tilbakekallingslogg er veldig lang. Hvis du ringer om å foreta en betaling på en forfalsket konto, må du sørge for å fortelle oss i meldingen, så vi kan ringe deg tilbake umiddelbart. Hvis ikke, vent på tonen og gi oss en detaljert fortrolig beskjed.
• Avdelingen er stengt. Vennligst legg igjen en melding etter tonen.