Når en revisor eller inspektør kommer til din bedrift

Alle i virksomheten vet om IRS-revisjoner, men virksomheten din kan bli inspisert eller revidert av lokale, offentlige og føderale byråer og avdelinger for en rekke problemer:

• Lokale myndigheter , for branninspeksjoner, byggekoder, helse- og sikkerhetsspørsmål, og mulige overtredelser av amerikanere med funksjonshemninger
• Statlige byråer , for omsetningsavgift, forretningsregistrering og sysselsettingsproblemer
• føderale byråer, > inkludert OSHA, ADA, Lønn og Timenavdelingen, og innvandring / toll (ICE).

Her er en liste over statlige og føderale byråer som kan revidere eller inspisere din virksomhet.

Typer av revisjoner og inspeksjoner

Noen organer må

• inspisere virksomheten din når den åpnes. Dette er vanligvis lokale bedrifter som helseavdelingen eller bygningsavdelingen. Noen byråer
• inspiserer jevnlig . Lokale brann- og helseinspektører kommer vanligvis på en roterende tidsplan. Noen byråer kan
• komme til virksomheten uanmeldt uten grunn . OSHA er et av disse byråene. Noen byråer kommer
• som svar på en klage fra en ansatt eller kunde eller annen person. Innvandringsinspektører, ADA-inspektører og OSHA-inspektører svarer på klager fra en ansatt eller kunde. IRS-revisorer eller statslønnsskatterevisorer kan komme som svar på en klage fra en uavhengig entreprenør.

Forbered deg før en revisjon eller inspeksjon

Lag tid for å forberede deg til eventuelle revisjoner eller inspeksjoner:

Lag en liste over mulige byråer

• som kan inspisere din spesifikke virksomhet. Inkluder agenturer som kan oppstå på grunn av virksomhetenes spesifikke karakter. For eksempel kan matbaserte bedrifter ha en helseinspektør. Kjenn dine rettigheter
• for hver type inspeksjon. Kan du be inspektøren om å returnere senere, når det er mer praktisk for deg? Har du rett til å følge inspektøren eller revisoren? Sett deg sammen med advokat
• og diskutere dine rettigheter og ansvar under disse revisjonene og inspeksjonene. Sett prosedyrer
• for at du og dine ansatte skal følge når en inspektør eller revisor oppdager, og trene dine ansatte i hva de skal gjøre. Det kan være lurt å sette disse prosessene i en bærbar PC et sted.

Bestem hvem som skal varsles

• når en inspektør ankommer. Hva skal dine ansatte gjøre hvis du ikke er tilgjengelig? Hvem er neste ansvarlig? Skal advokaten bli varslet og når? Kontroller virksomhetsregistrene dine
• som gjelder denne kontrollen for å sikre at de er nøyaktige, komplette og i samsvar med loven. For eksempel vil en føderal eller statslønns- og timeinspektør ønske å se tidsskrifter eller andre tidsregistreringsoppføringer. Nesten en ting å gjøre under inspeksjon eller revisjon:

Vær høflig og nyttig. Din holdning bør være: "Vi vil adlyde leken og gjøre det rette. Hjelp oss å vite hva det er." Hvis det er problemer, vil vi rette opp dem. "

Kontroller inspektørens identitet

• og kontroller at inspektøren har riktig papirarbeid, inkludert en warrant, om nødvendig. Falske inspektører viser seg noen ganger å forsøke å skremme arbeidsgivere i å sende inn inspeksjoner, deretter betale bøter eller straffer eller kjøpe compliance kits. Så,
• legg planen på plass. T
• ake-bilder, eller hold en logg av inspeksjonen eller revisjonen. Følg inspektøren eller spør om du kan sitte på revisjonen. Ikke frivillig noe
• . Hvis du blir spurt et spørsmål, svarer du på det. Ikke legg til noe på svaret ditt. På slutten av revisjonen eller inspeksjonen,
• ber om en vurdering. De fleste inspektører eller revisorer vil ikke forplikte seg til noe spesifikt, men de bør gi deg en generell ide om hvorvidt det var brudd, og hva du kan forvente neste. Etter en revisjon eller inspeksjon

Hvis brudd er påstått av inspektøren, kan du ha rett til en

klageprosess. Hvordan dette trinnet håndteres, avhenger av det bestemte byrået. Som en oppfølging bør ethvert byrå gi deg en skriftlig oversikt over brudd, om disse er korrigerende og hvordan, og hvilke bøter og straffer som pålegges. På dette tidspunktet vil du sannsynligvis kontakte din advokat for å diskutere et svar.

Hvis ingen brudd kommer fra inspeksjonen, diskutere med dine ansatte hva som gikk bra, hva du hørte eller så, og hva du kan lære å gjøre bedre neste gang.

For nesten alle virksomheter blir det neste gang.